Email Filters: 7 Voorbeelden

Email FilterBij het artikel “Email efficiënt verwerken in 6 stappen” had ik het al over email filters, als je van te voren kan weten wat voor mail het is laat het dan gelijk in een mapje komen. De inbox is onvoorspelbaar en daardoor kost dit gedeelte ook de meeste tijd. Als je email filters (of regels) instelt voor bepaalde mailtjes kan je een gedeelte van deze onvoorspelbaarheid weghalen en maak je het voor jezelf makkelijker om prioriteiten te stellen. Ook kan je sneller beslissingen nemen als je al iets meer over de mail weet.

Bepaalde (soort) mailtjes standaard al in een mapje (of label) laten komen, is dus erg handig, maar hoe doe je dat? Aangezien dit per mail programma verschilt ga ik daar niets over zeggen. Gelukkig kan je dat tegenwoordig gewoon Google’n, dan vind je dingen zoals deze voor: Mail.app, Gmail, Thunderbird.

In dit artikel zal ik het vooral gaan hebben over de “Wat”. Wat kan je nou sowieso je inbox uit filteren met van die email filters, waarom zou je dat doen en wat levert het je op. Als ik je alvast 7 stuks goede, voor iedereen toepasbare, voorbeelden geef van die email filter dingen, dan kan je er waarschijnlijk zelf nog wel meer verzinnen. ;)

Nieuwsbrieven

Ten eerste de nieuwsbrieven. Je hebt je ongetwijfeld voor nieuwsbrieven, of eZines, aangemeld (Bijvoorbeeld het hele toffe Slimmer Werken eZine). Iedereen ontvangt ze, en bij de meeste mensen komt het fijn in de inbox. Stel een email filter in dat deze gelijk in een mapje komen in plaats van in jouw inbox. Je kan namelijk makkelijk van te voren weten dat het weer een nieuwsbrief is. Nieuwsbrieven hebben meestal totaal geen prioriteit; het stoort dus alleen maar als jij je inbox leeg wilt krijgen. Als je zelf een moment bepaalt dat jij in dit mapje gaat kijken, stoort het je nieuwsgierigheid niet die je waarschijnlijk aanwakkert als je het telkens je inbox uit moet verwerken. Meer rust in je hoofd dus als je nieuwsbrieven direct in een daarvoor bestemd mapje laat komen in plaats van in je inbox.

CC

CC’tjes zijn voor veel mensen een last. Vaak wordt bij het verzenden van een mailtje gedacht “Als ik Dirk in de CC zet, maak ik vast meer indruk en krijg ik dit sneller voor elkaar” of “Waarschijnlijk wil Dirk hier ook wel van op de hoogte zijn, laat ik hem maar eventjes als CC zetten”. Het wordt dus vaak gebruikt als soort van dreigement of met het idee dat het nooit kwaad kan dat je iets extra’s weet. Stel nu dat je die Dirk bent die al die CC’tjes krijgt; dat loopt al snel in de honderden mailtjes per dag die niet eens echt aan jou gericht zijn! Dat kan dus veel overlast veroorzaken en jij hebt toch zeker wel wat beters te doen. Ik wil dus adviseren om een email filter aan te maken waarmee je alle CC’tjes direct in een CC mapje laat komen, ook deze mailtjes hebben géén prioriteit. Als er echt iets in stond wat je had moeten weten, hoor je het vanzelf; dan krijg je de vraag “Had je dat mailtje nog gezien? Die van vorige week naar Kees”, op dat moment kan je het altijd nog opzoeken of navragen waar het over ging.

Project

Alle mailtjes over een bepaald project eindigen vaak wel in een daarvoor bestemd mapje. Waarom niet een email filter instellen zodat ze daar al gelijk beginnen? Dit scheelt je een handmatige actie en geef je bij het verwerken van je email wat extra info zodat je sneller prioriteiten kan stellen en sneller keuzes kan maken. Zelf stuur ik vaak een mailtje met in het onderwerp tussen blokhaken het project, bijvoorbeeld: “[GAW.nl] Salestekst Feedback”. Zo geef je aan over welk project het gaat, dan kan de ander het gelijk filteren. Dit is misschien niet met iedereen af te stemmen maar het kan natuurlijk ook dat je met een bepaalde klant alleen te maken hebt voor één project, dan kan je op basis daarvan een email filter aanmaken.

FYI

Zoals bij CC’tjes ook al naar voren kwam; over het algemeen hebben mailtjes die verstuurd zijn om het feit van “het kan nooit kwaad dat je hiervan op de hoogte bent” geen of heel weinig prioriteit. Deze mailtjes zijn redelijk lastig om een email filter voor aan te maken. De enige manier om dit goed te krijgen is goed jullie onderwerp prefixes afstemmen. Laat iedereen in hun onderwerp “FYI:” zetten als iets ter info is maar geen actie bevat. Dan kan je mailtjes filteren op die tekst en doorlezen op een moment dat jou goed uitkomt. Als je op info zit te wachten kan je dit direct terug vinden, zit je dat niet dan heeft dit waarschijnlijk weinig prioriteit.

Social Networks

Van Social Networks (te denken aan: Hyves, Facebook, Twitter, LinkedIn, etc) krijg je opvallend veel notificatiemail. Ik heb email filters die ervoor zorgen dat dit alles in een daarvoor bestemd mapje komt; allemaal bij elkaar. (Er zijn mensen die ze liever allemaal in aparte mapjes hebben maar dat is je eigen keuze.) Ze hebben in ieder geval niets te zoeken in de inbox want je kan heel goed voorspellen wat het is.

Facturen

Terugkerende facturen kan je ook heel makkelijk automatisch uit je inbox laten weg filteren. Vaak gaat het hier om automatisch betaalde facturen en hebben ze dus geen prioriteit; eigenlijk is het mailtje dan meer een formaliteit. Ik krijg bijvoorbeeld regelmatig facturen van iTunes die automatisch al lang betaald zijn (of de producten waren gratis), deze worden dus netjes gelijk weggestopt in een mapje omdat ze op dit moment voor mij geen prioriteit hebben.

#w4

Dit is een geniale en totaal andere dan alle bovenstaande. Wist je dat de email filters ook van toepassing zijn op de mail die jij verstuurt? Daar gebruik ik deze voor. Als je mailtjes verstuurt met een vraag kan je het onderwerp prefixen met “VRG:” en een email filter maken die alle mailtjes met vragen automatisch in een mapje “Wachten Op” zet, want je wacht op antwoord. Hoewel dit een mooi begin is vind ik het te beperkt. Wat nou als jij reageert op een mailtje van iemand? Dan heb jij het onderwerp niet geschreven. Ook is het niet altijd een vraag waar je op antwoord wacht. Als ik een mailtje verstuur waarbij ik wacht op een reactie of tot een actie is uitgevoerd dan zet ik helemaal onderaan het mailtje #w4, als afkorting voor Waiting4 (oftewel: ik wacht op je). Alle mailtjes die deze tekst bevatten komen in mijn “@Waiting” mapje (de @ zodat dit mapje bovenaan staat). Nu kan ik makkelijk, één keer per week kijken hoe het hiermee staat; heb ik al reactie? Eventueel kan ik dan een nieuw mailtje sturen, gaan bellen, @Waiting verwijderen of het nog een weekje uitstellen.

Handtekening Niels Gouman

Ontvang gratis hét Slimmer Werken eZine

Vul hieronder je naam en e-mailadres in om wekelijks gratis het Slimmer Werken eZine te ontvangen, met onder andere:

  • Inspiratie over hoe jij jouw vrije tijd kunt verdubbelen
  • Aanbiedingen voor cursussen die Strategisch Lui aanbiedt
  • Tips & Tricks om het leven makkelijker te maken

Aanmelden

Al 3027 mensen zijn je voorgegaan.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML tags en attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>