Niels Gouman leert alle zelfstandige professionals met tijdgebrek een business te bouwen van minstens €100.000,- met 90% vrije tijd
Je bevindt je nu hier: StrategischLui.nl » Archief Niels Gouman

Over Niels Gouman

Volgens Niels is tijd het enige écht schaarse in de wereld. Vandaar dat hij, met zijn bedrijf 'Strategisch Lui', de uitdaging aangaat om alle Zelfstandige Professionals te leren een business te bouwen ter waarde van minstens €100.000,- met 90% vrije tijd!

Nooit meer een tijdbesparende tip van Niels missen? Abonneer je dan nu, net als meer dan 2000 anderen, ook op: Hét Slimmer Werken eZine!

De Dagelijkse Review

Review

Bijna iedere ‘GTD’ fanatiekeling kent de Wekelijkse Review wel. Een verplicht onderdeel van ‘Getting Things Done’ als jij ervoor wilt zorgen dat je echt een Geest als Water hebt. Niet alleen alles opschrijven, verwerken, en organiseren, maar zeker ook regelmatig onderhoud plegen aan je systeem zodat je écht zeker weet dat alles nog steeds klopt. Als je deze Wekelijkse Review niet doet verlies je (onbewust) het vertrouwen in het hele systeem, en doe je dus alsnog alles in je hoofd.

Maar naast het Wekelijkse onderhoud heb je nog meer onderhoud. Getting Things Done is namelijk verdeeld in 6 verschillende ‘vlieghoogtes’.

  • Startbaan: Huidige acties
  • 10.000 voet: Huidige projecten
  • 20.000 voet: Verantwoordelijkheidsgebieden
  • 30.000 voet: Doelen (1- tot 2 jaar)
  • 40.000 voet: Visie (3- tot 5 jaar)
  • 50.000+ voet: Levensdoel

En daarmee kom je dus ook uit op 6 verschillende reviews, en review frequenties.

  • Dagelijkse Review: Startbaan
  • Wekelijkse Review: 10.000 voet
  • Maandelijkse Review: 20.000 voet
  • Kwartaallijkse Review: 30.000 voet
  • Jaarlijkse Review: 40.000 voet
  • Jaarlijks+ Review: 50.000+ voet

De Dagelijkse Review

De Wekelijkse Review is het bekendst van al deze reviews. Niet per se omdat het de belangrijkste is. Volgens mij vooral omdat de meeste mensen ‘Getting Things Done’ niet volledig implementeren, dus sowieso nooit aan de hogere vlieghoogtes toekomen. En misschien ook wel omdat onderhoud het snelst overgeslagen wordt, ongeacht hoe belangrijk het is.

Persoonlijk merk ik dat hoe strakker je deze review momenten hanteert, hoe sneller je bij je doelen uitkomt. Door regelmatig dingen even na te lopen zorg je dat je de juiste kant op blijft gaan.

De Wekelijkse Review kennen we, maar waar bestaat zo’n dagelijkse review dan uit? Mijn dagelijkse review heb ik opgesplitst in 2 delen. De ene helft als dagafronding, de andere helft om de dag goed te beginnen. De ochtend begint ongeveer zo:

  • Check ‘harde’ Landschap: Even de agenda checken hoe vandaag eruit ziet, check welke dingen er vandaag beginnen, en check of er nog harde deadlines aan zitten te komen.
  • Verwerk OmniFocus inbox: Ik gebruik OmniFocus voor mijn ‘GTD’ systeem, en gooi gedurende de dag alles wat mij te binnen schiet de OmniFocus inbox in via de ‘Quick Entry’. Deze items verwerk ik 3x per dag, zodat het nooit oploopt naar werk waar ik tegenop zie, en zodat ik vage ingevingen erin kan gooien en me tijdens het verwerken nog steeds kan bedenken wat ik eigenlijk bedoelde.
  • Check ‘Wachten op’: ‘s ochtends even de context ‘Wachten op’ aanklikken om te checken waar ik allemaal nog op wacht. Alle bestellingen, gedelegeerde werkzaamheden, uitgeleende boeken, etc. Doe er verder weinig mee op dat moment, maar het versterkt het vertrouwens gevoel dat je voor je systeem moet hebben. “Ja, echt alles staat er in, Niels!”
  • Check of alle projecten een ‘Eerstvolgende Actie’ hebben: Zonder een ‘Eerstvolgende Actie’ kan je geen voortgang maken in je projecten. Als je niet weet wat je moet doen om verder te komen, doe je niets. Als je niets doet, gebeurt er niets. Essentieel dus dat je er altijd voor zorgt dat er minstens één volgende actie bij elk project staat.
  • Check Doelen: Om goed in lijn te blijven met mijn doelen check ik deze ‘s ochtends nog even. Zowel mijn dagdoel, als mijn weekdoel, als de hogere doelen. Eventjes snel lezen en bij stilstaan, dat houd je scherp.
  • Zijn er 3 Meest Belangrijke Taken?: ‘s avonds bepaal ik de 3 Meest Belangrijke Taken voor de volgende dag. De zwakste schakel van elk systeem is de mens. Ik vind het dus noodzakelijk om mijzelf niet te vertrouwen, en dus ‘s ochtends nog eventjes te checken of ik wel écht 3 Meest Belangrijke Taken heb geselecteerd. Zo ja, prima. Zo nee, bepaal ik ze alsnog.

En het avond deel, de dagafronding, van mijn dagelijkse review is als volgt:

  • Bepaal dagdoel voor morgen gebaseerd op Weekdoel: Zonder doelen weet je niet waar je je mee bezig moet houden. Daarom stel ik elke avond een dagdoel voor de volgende dag. Kleine doelen, want het is maar voor één dag. Zulke kleine doelen zorgen ervoor dat je na een jaar grote stappen hebt gedaan richting je Big Hairy Audacious Goal.
  • Bepaal 3 Meest Belangrijke Taken voor morgen: Een dagdoel is leuk, maar dat zijn nog geen concrete taken, daarom bepaal ik elke avond wat de 3 Meest Belangrijke Taken zijn voor de volgende dag. Nouja eigenlijk zijn het meestal 2 Meest Belangrijke Taken, en 1 kikker. Taken die mij dichter bij mijn dagdoel brengen.
  • Verwerk OmniFocus inbox: Nog een keer even al mijn ingevingen verwerken, grote kans dat ik morgen niet meer zou weten wat ik nou eigenlijk precies bedoelde.

Door op deze manier elke dag even een paar minuten te besteden aan het onderhoud van mijn Getting Things Done systeem zorg ik dat het actueel blijft, volledig ‘voelt’, en het vertrouwen in dit systeem gewaarborgd is. Dankzij dit vertrouwen laat mijn onderbewuste de taak van het onthouden los, en kan ik genieten van bizar veel rust in mijn hoofd.

Bespaar een berg tijd met de 80/20 regel

80-20 regel

Tijd is een verwarrend ding, het is namelijk ongeveer het enige in ons leven wat echt beperkt is. We hebben zo’n 42.339.780 minuten, en ongeacht hoe we die minuten besteden gaan ze voorbij. Best interessant dus als je weet welke activiteiten écht de moeite zijn, zodat je zoveel mogelijk van je beschikbare minuten daarop kan focussen.

Econoom Vilfredo Pareto heeft alweer meer dan 100 jaar geleden een interessante ontdekking gedaan. Hij stelde vast dat 80% van de bezittingen in Italië in handen was van 20% van de Italiaanse bevolking.

“Het leven is oneerlijk!” hoor ik je denken. Tja inderdaad, maar gelukkig weten we dit en kunnen we er dus gebruik van maken.

Dit ‘Pareto-principe’ (in de volksmond ook wel de 80-20-regel genoemd) geldt namelijk voor nog veel meer dingen. Zo ook voor de activiteiten in jouw bedrijf. De veralgemeende regel beschrijft dat 80% van de uitkomsten veroorzaakt worden door 20% van de oorzaken.

Zo kan in een schoolklas 20% van de kinderen 80% van het lawaai veroorzaken, terwijl in de chemische industrie 20% van de processen 80% van de uitstoot veroorzaken, of 20% van jouw klanten 80% van je omzet genereren.

Bespaar een berg tijd met de 80/20 regelTuurlijk de verhouding 80-20 is meestal niet letterlijk 80% tegenover 20%. Het hoeft zelfs niet eens op een totaal van 100% uit te komen. Soms is 80% wat overdreven, soms is 20% toch net iets te minimaal. Het gaat vooral om het principe dat het overgrote deel van de resultaten komen uit een in verhouding veel kleiner deel van de inspanningen. Neem de cijfers dus niet letterlijk. Het maakt niet uit of de verhouding nou 80-20, 60-40, of 230-10 is.

Dit ‘Paretoprincipe’ is dubbelzijdig interessant. Aan de ene kant is het fijn om te weten dat 80% van je omzet komt door slechts 20% van je klanten, zodat je er in de toekomst op kan focussen om meer van het soort klanten te krijgen dat nu zorgt voor die 80% van je omzet. Maar de andere kant is minstens net zo interessant, want blijkbaar is er dus ook 80% van de klanten die slechts 20% oplevert. Of zorgt 20% van je klanten voor 80% van het tijdverspillende gezeur.

Uiteindelijk wil je dus misbruik gaan maken van deze regel. Zoveel mogelijk resultaten, met zo min mogelijk inspanning.

Om dit te bereiken zul je onderzoek moeten doen in je eigen bedrijf, zodat je verschillende 80 en 20 aspecten in jouw werkzaamheden kan ontdekken.

Klein voorbeeldje: Als jij na een onderzoekje in eigen cijfers ontdekt dat de klanten die via social media marketing bij jou terecht zijn gekomen behoren tot de groep die 80% van je omzet oplevert, dan kan je ervoor gaan kiezen om volledig te stoppen met andere vormen van acquisitie en bijvoorbeeld een cursus te volgen om nog beter te worden in social media marketing zodat je nog meer van dit soort klanten gaat aantrekken.

Het kan natuurlijk ook dat je na dat onderzoekje in eigen cijfers concludeert dat je 80% van je acquisitie tijd besteed aan social media marketing, en dat social media marketing slechts 20% van je klanten oplevert. Dan is het misschien verstandig om met deze activiteit te stoppen (tenzij deze 20% van de klanten ook zorgt voor 80% van je omzet natuurlijk Bespaar een berg tijd met de 80/20 regel ).

Als je écht veel tijd wilt gaan besparen, en bijvoorbeeld nog maar 10% van je tijd wilt werken, is het essentieel dat je regelmatig onderzoekt hoe het er bij jou momenteel voor staat met dit Pareto-principe. Zoek constant naar die 20% van je inspanningen die zorgen voor 80% van de resultaten.

Lifehacking Mini Academy Online: Niels Gouman

Lifehacking Mini Academy Online

Een tijdje terug had Lifehacking.nl (waar ik één van de vaste auteurs ben) een feestje, ze bestonden alweer 5 jaar! Om dat te vieren werd er een evenement georganiseerd: De Lifehacking Mini Academy Online (LMAO). Een dag vol met taart, pizza, bier, en een bergje toffe sprekers die wat te vertellen hadden over slimme dingen.

Lifehacking Mini Academy Online: Niels Gouman

Het programma van de dag toen:

Al met al was het wat mij betreft een hele toffe dag. En niet getreurd, ook voor als je er niet bij was is alles opgenomen in zowel beeld, als geluid, als zelfs een mindmap, zodat je er alsnog van kan nagenieten Lifehacking Mini Academy Online: Niels Gouman

Nieuwsgierig naar meer van de praatjes bij de Lifehacking Mini Academy Online? Ellen heeft haar presentatie ‘Facebook en de onbekende nadelen‘ ook online geplaatst Lifehacking Mini Academy Online: Niels Gouman

Wet van de verminderende opbrengst

Teruglopende resultaten

Een hardnekkige mythe is dat als je meer zou werken, dat je dan ook meer resultaten zou behalen. Meer tijd ergens in stoppen zou automatisch betekenen dat je ook meer bereikt.

Als je dat in een grafiek zou zetten krijg je ongeveer zoiets (Behalve dan dat het bij de 0 zou beginnen, maar zo goed kan ik niet tekenen Wet van de verminderende opbrengst ):

Wet van de verminderende opbrengst

Dankzij deze mythe zijn er bergen mensen die ‘overwerken’ zien als een positief ding. Politici die met een soort trots vertellen dat ze een vergadering hadden van wel 12 uur. Studenten die een all-nighter doen. Want tja.. meer is altijd beter, toch?

Als sport fanatiekeling heb ik geleerd dat je resultaten afhankelijk zijn van 3 elementen.

  • Inspanning
  • Voeding
  • Rust

Wet van de verminderende opbrengstDeze 3 elementen moeten in balans zijn, als een soort driehoek. Als deze 3 elementen niet in balans zijn blijven de resultaten uit. Of! Erger nog saboteer je jezelf.

Best logisch eigenlijk. Train je als een bezetene, maar honger je jezelf uit of neem je niet voldoende rust, dan kom je herstel tekort en zal je dus uiteindelijk alleen maar je lichaam saboteren.

Andersom geldt dit net zo goed. Ben je goed gevoed, en neem je voldoende rust, maar lever je geen (of te weinig) inspanning, dan wordt je iets wat ook wel bekend staat als een ‘couchpotato‘.

Het is dus belangrijk om een goede balans te vinden in deze drie elementen. In de sport. Maar voor je productiviteit natuurlijk geldt dit net zo goed. In de economie is er iets dat bekend staat als een ‘wet van verminderde opbrengst‘.

Beste man Henry Ford is één van de eersten die dat in de productiviteits wetenschappen (bestaat dat?) toepaste. Na veel experimenteren kwam hij erachter dat zijn personeel aan de lopende band tot 40 uur per week optimaal presteerde. Na die 40 uur leverden zijn werknemers minder resultaat per uur. Het is een keer ‘op’. Wij mensen hebben geen eeuwige energie en concentratie.  Daarom introduceerde hij de 40 urige werkweek, omdat het zonde van jouw tijd (en zijn geld) is om buiten de optimale zone te werken. (Later was iemand anders nóg slimmer en verving deze mensen aan de lopende band door robots, die robots kunnen wel 24/7 werken)

Volgens Henry Ford was 40 uur per week optimaal. Geldt die 40 uur per week voor ons als Zelfstandige Professionals ook? Nee. Wij doen namelijk heel ander werk, wij moeten creatief zijn, en veel ons hoofd gebruiken tijdens ons werk. Iets heel anders dan lopendeband werk. Mentaal wordt je een stuk sneller ‘moe’ dan fysiek, daarom moeten wij nog veel meer rekening houden met deze wet van verminderende opbrengst. Die opbrengst loopt namelijk veel harder terug.

Wet van de verminderende opbrengst

Je kan jezelf wijs proberen te maken dat je 40 uur per week, verdeeld over 8 uur per dag, moet werken omdat dat nou eenmaal de standaard is (dankzij meneer Ford). Maar jij doet geen lopende band werk, dus die 8 uur per dag gaat voor jou niet het beste resultaat opleveren. Experimenteer hier dus vooral mee, zoek wat voor jou de optimale balans is qua hoeveelheid werk per week, misschien is 9,7 uur voor jou wel meer dan genoeg.

Wat in ieder geval veel handiger is, is als je misbruik maakt van deze ‘wet’. Werk gewoon steeds vooral binnen jouw meest productieve periode. Werk steeds een korte periode, houdt dan even rust, en begin daarna opnieuw. Op deze manier pak je steeds alleen dat hele productieve moment en zorg je daarna weer dat de 3 elementen uit je resultaten driehoek in balans blijven (je kan zelfs je rust moment gebruiken om even wat te eten/drinken, 2 vliegen in 1 klap Wet van de verminderende opbrengst ). Een goed voorbeeld van hoe je zoiets aan kan pakken is bijvoorbeeld met behulp van de Pomodoro Techniek. Steeds even 25 minuten hyper productief werken, en daarna 5 minuten ‘herstellen’.

Productief onder de Douche

Douchen

Weet jij precies waar en wanneer jouw beste ideeën ontstaan? Ik wel. Terwijl ik ‘s avonds voor het slapen een boek lees, of ‘s ochtends tijdens het douchen. Dan ontstaan 90% van mijn ideeën, en dus meestal ook de meest geniale ideeën.

Nu is het, als je iets van Getting Things Done snapt, bekend dat je niet moet proberen om je ideeën te onthouden. Alles moet je opschrijven, zodat je hoofd weer leeg is en ruimte heeft om nieuwe ideeën te maken.

Tijdens het lezen van het boek in bed is het vrij simpel: Pak een notitieblokje, Braintoss op je iPhone, of hang net als mij een whiteboard naast je bed. (Ja, ik kan op z’n kop in het donker met een zwarte stift schrijven.)

Even snel je ingeving noteren, en dan verder geen aandacht meer aan geven. Zo maak je je hoofd leeg, en ontstaan er vanzelf weer snel nieuwe ideeën.

Maar, om heel eerlijk te zijn, verreweg de meeste van mijn écht goede ideeën heb ik onder de douche.

Productief onder de Douche

Vandaag was ik bijzonder productief tijdens het douchen, ik had onder andere de volgende ideeën (in ongeveer 10 minuutjes):

  • Volledig boek (Titel, en alle hoofdstukken)
  • Marketing plan voor dat boek
  • Outline van 2 artikels
  • Willekeurige andere marketing actie waar ik ‘ooit’ wat mee moet
  • Ideetje voor de business van een vriendin

Hoe komt dat? Waarschijnlijk omdat ik ‘s avonds lees, vervolgens het boek wegleg, en een paar uurtjes ga slapen. Dan benut je iets wat “Incubatie tijd” heet. Net als ziektes hebben ideeën vaak ook even tijd nodig om echt tot je door te dringen.

In de volksmond slaap je er simpelweg een nachtje over. En dat werkt als een malle. Je onderbewuste brein is namelijk een heel stuk slimmer dan je bewuste brein, en dat onderbewuste brein denkt lekker heel de nacht door voor je.

Vervolgens, als klap op de vuurpijl, ga je douchen. Tijdens het douchen kom je vaak in een extra ontspannen vibe. Die ontspannen vibe zorgt voor extra creativiteit, en die creativiteit is vet handig om tot nieuwe ideeën te komen.

Een combinatie van die 2 zorgt dus voor een enorme idee katalysator. Met als gevolg dat je bizar veel goede ideeën kan krijgen, binnen een hele korte tijd.

En daar komt het probleem, en gelijk de ‘bottleneck’. Onder de douche is het vaak niet zo heel handig om even snel iets te noteren, zodat je hoofd weer leeg genoeg is voor nieuwe ideeën. Veel mensen hebben dus met een beetje geluk een enkel goed idee onder de douche, die ze met een beetje pech nog vergeten tijdens het afdrogen ook!

Als je dus echt productief wilt gaan douchen zul je daar een oplossing voor moeten vinden.

Je kan snel de douche uit rennen zodra je een idee hebt richting een whiteboard (geen papier, want als je druppelt is je idee onleesbaar), of je eraan wagen om met je natte hoofd tegen braintoss te gillen. Beide opties werken, maar met één groot nadeel: Je onderbreekt het proces.

Je onderbreekt het proces omdat je niet meer relaxt onder de douche staat, maar juist enthousiast en gehaast naar een medium rent om die briljante ingeving op te slaan. Doordat je het creatieve proces onderbreekt zal je hoofd daarna weer vanaf 0 terug naar die relaxte staat moeten komen. Gevolg: Weinig goede ideeën, en een natte vloer.

Productief onder de Douche

Dé oplossing is: Aquanotes. Een notitieblokje dat speciaal gemaakt is om onder water gewoon te werken. Gemaakt van een raar soort papier, en met zuignapjes aan de achterkant. Het papier is waterbestendig, en met de zuignapjes hang je het gewoon op in de douche. Vervolgens is het papier beschrijfbaar met een potlood.

Zo kan je met Aquanotes dus al je geniale ingevingen noteren onder de douche, zonder dat je daarvoor de douche uit hoeft of het relaxte creatieve proces onderbreekt. Gevolg: Binnen korte tijd keiveel ideeën, zowel goede als euh ‘minder goede’.