Een maand of twee geleden deed ik mee met de Facebook actie van Niels om zijn bedrijfspagina op Facebook te “liken”. Je kon bij deze actie verschillende prijzen winnen, en ik had mijn zinnen gezet op een dagdeel “slimmer werken. Ik kreeg snel bericht van Niels dat we samen aan de slag zouden kunnen en hij nodigde mij uit voor een dagdeel slimmer werken in Den Haag. Vantevoren had ik mij goed voorbereid. Ik wilde met name kijken welke structuren of werk-principes Niels zelf hanteerde en ik was bovendien razend nieuwsgierig naar welke apps Niels zoal gebruikt om slimmer te werken. Ik ben namelijk zelf ook een grote fan van apps voor iPhone, iPad, en MacBook. Op dat vlak heb ik dus veel informatie meegekregen, en hebben we leuke applicaties kunnen uitwisselen.
Het is misschien vreemd om in de tweede alinea al te beginnen met de conclusie, maar ik kan niet anders dan deze hele middag bestempelen als nuttig, ontspannen en leerzaam. Het begin van de middag stond in het teken van werkprocessen, doelen stellen, focus maken, en dit onderbrengen in één structuur. Niels is een pleitbezorger van het “Getting things Done” (GTD) principe. GTD gaat over het denken in grote doelen, projecten, kleinere doelen en acties. Het is eigenlijk best een goed principe, al vraagt het volgens mij veel investering, in eerste instantie veel geduld een lange leercurve denk ik. Ik heb mij in ieder geval voorgenomen om er serieus werk van te gaan maken.
De meerwaarde van deze middag zat ook in het leren kennen en samen bespreken van verschillende applicaties. Ik wil met jullie de twee applicaties delen die mij die middag het meeste zijn bijgebleven. Allereerst Textexpander.
Ik gebruik al langere tijd ‘canned responses’ in Gmail voor het volledig laten verschijnen van tekst, woorden en zinnen vanuit een keuzemenu. Textexpander doet ongeveer hetzelfde, al zijn de ‘triggers’ nu korte woorden (of tekens) die je schrijft. Textexpander is een applicatie die je kunt gebruiken op je iMac en MacbookPro. Het werkt als de optie “auto-aanvullen” in Outlook. Wat Textexpander doet is sms taal omzetten in volledige woorden, zinnen, alinea’s, of wat je maar wilt. Ontzettend handig, en eigenlijk een raadsel waarom ik dit niet veel eerder heb gebruikt.
De tweede applicatie die ik graag met jullie wil delen is Mindnode. Mindnode is een applicatie voor Mac en iPad het werkt volgens het principe van “Mindmapping”. Met mindmapping orden je gedachten en processen. Je kunt schematisch ordenen en rangschikken in een visueel veld. Ik zie in deze applicatie gelijk een meerwaarde voor mezelf voor mijn trainingen, voor het schrijven van handleidingen, tutorials of voor het schrijven van een boek. Mindmapping biedt visueel handvatten in dit proces.
De meerwaarde van dit dagdeel zat er voor mij in dat ik handen en voeten ben gaan geven aan een aantal voornemens die ik al had met betrekking tot slimmer werken. Wat betreft GTD ben ik een stap verder gekomen. Ik heb ook meer dan genoeg applicaties die de komende tijd wil gaan uitchecken. Ook dat doel is dus behaald. Ook heb ik een aantal andere acties naar aanleiding van deze middag in gang gezet. Zo heb ik mijn filter- en labelsysteem van Gmail nog kritischer onder de loep genomen. Ik ga nog meer dan eerder proberen om mijn e-mail slechts te gebruiken voor communicatie en niet als takenlijst. Ook ga ik kijken naar het GTD systeem. Het zou een waardevolle aanvulling kunnen zijn op mijn huidige structuur van to-do, en op de organisatie van mijn werk.
