Start- en stopritueel gebruiken voor beter werk en privé

Eén van de beste dingen die je kunt doen om productiever te zijn tijdens je werk, en werk los te laten als je niet aan het werk bent, is een helder start- en stopritueel.

Het zorgt er voor dat je weet wanneer je aan het werk bent, en ook wanneer het werk weer stopt. Ik merk dat dat laatste voor veel mensen het lastigere deel is; hoe "disconnect" je weer van je werk als het klaar is?

Vooral als kenniswerkers is het heel makkelijk om met je hoofd bij je werk te blijven, en omdat nadenken over je werk een groot deel van je werk is, ben je dus eigenlijk nog steeds aan het werk op zo’n moment.

Wat helpt is een helder start- en stopritueel toevoegen aan je werkdag.

Los daar van zorgt dit er ook nog eens voor dat je altijd goed helder hebt wat je moet doen om je doelen te bereiken.

We delen dit op in twee stukken: je start, en je stop. Of je ochtend, en je avond. Het is maar hoe je het wilt zien.

Start van je werk: hoe ziet vandaag er uit?

Hopelijk heb je een bepaalde plek gereserveerd voor werk, ook als je succesvol vanuit huis werkt. (Als je een flexplek hebt in een kantoor is dat natuurlijk ook prima, dan is het kantoor de plek waar je werkt.)

Begin dan ook pas met werken als je daar zit, en begin met werken zodra je daar zit. Dat verstevigt die connectie dat dit je werkplek is.

Wat is het eerste wat je dan doet? Als je het nog niet gedaan hebt toen je op stond: drink even wat water, helpt altijd. 😉

Maar daarna?

Een productieve start van je ochtend

• Begin niet met je e-mail verwerken, want dan raak je heel snel in urgente in plaats van belangrijke zaken;

• In plaats daar van kijk je hoe je week er uit ziet.

  Heb je afspraken in je agenda? Komen er (echte) deadlines aan waar je iets voor moet doen?

  Heb je tijd in je agenda ingeruimd voor het werken aan belangrijke zaken, of moet je dat nu regelen?

• Dit waren de harde grenzen. Als je die helder hebt ga je door naar de iets zachtere kant: wat staat er voor vandaag op je today-list?

• Om te voorkomen dat daar dingen missen neem je ook een paar minuten om een snelle braindump te doen, en in een dagboek te schrijven. (Dat kan een notitieboek zijn wat op je bureau ligt, de notities app op je telefoon, of een speciale app. Zelf gebruik ik Day One.)

  Dit laatste helpt je ook om even met jezelf in te checken hoe het gaat. Het kan soms heel nuttig zijn om te weten dat iets je (onbewust) dwars zit, zodat je het uit de weg kunt krijgen voor je dag begint.

  

• Pak je niet doen lijstje er bij, en kijk of je per ongeluk dingen hebt opgeschreven die jij helemaal niet zou moeten doen.

  Elimineer of delegeer waar nodig.

• Controleer je doelen. Is het werk wat je vandaag wilt gaan doen wel werk wat je dichter naar die doelen helpt?

  Bovendien is het goed om je doelen scherp op je netvlies te hebben, en door ze ’s morgens even te lezen kun je ze de rest van de dag weer makkelijker in je hoofd houden;

• Begin met (minstens) een uur belangrijk werk.

  Dit zou aan moeten sluiten op de doelen die je net gecontroleerd hebt.

  Als je nog niet weet wat jouw belangrijke werk is, lees je eerst "hoe bepaal ik mijn belangrijke werk?"

Mag ik nu m’n e-mail checken?

Dit geheel zal je maximaal een half uur kosten.¹ Daarna doe je sowieso een uur belangrijk werk.

Wanneer je om 9.00 begint met werken kun je om 10.30 alsnog gewoon je e-mail inbox induiken, en voor de lunch reageren op mensen.

In bijna alle gevallen is dat prima. Je hoeft je geen zorgen te maken dat mensen te laat een reactie krijgen omdat jij je dag niet begonnen bent met e-mail.

Stopritueel: rond de dag af en bereid je voor op morgen

De rest van de dag ben je gewoon lekker aan het werk. En dan is het tijd om te stoppen.

Zeker als je niet naar huis gaat, omdat je al thuis bent, is het belangrijk hier ook een aantal dingen te doen.

• Schrijf nog een keer in je dagboek. Hoe is de dag verlopen? Zijn er dingen die je had willen aanpakken?

  Dit helpt je om de dag af te sluiten, en losse eindjes op te lossen.

  Als je dingen bedenkt die je had willen doen schrijf je ze op;

• Bepaal wat je morgen gaat doen, gebaseerd op je weekdoel: maak je today-lijstje voor de volgende dag. Baseer deze bij voorkeur op je weekdoel, die — met een paar stappen er tussen — gebaseerd is op je Big Hairy Audacious Goal;

• Rond kleine dingetjes gelijk even af, zodat ze niet morgenochtend hoeven. Dit is vooral voor die kleine urgente dingen, die je anders morgenochtend wilt gaan doen, terwijl je je belangrijke werk zou moeten doen;

• Ruim je bureau en computer op, zodat je morgen een schone start hebt. Ook hier voorkom je weer dat je morgenochtend dit soort dingen moet doen, waardoor je dag veel chaotischer begint.

  Je bureau is meestal in twee minuten opgeruimd, maar het scheelt veel;

  

• Zet je zakelijke email en telefoon uit. Je bent klaar met werken, en tenzij je echt werkt in een functie waarin je bereikbaar moet zijn is het prima om nu je e-mail en telefoon uit te zetten.

  Zelfs als je er niet opneemt kan het nog steeds mentaal lastig zijn als je ziet dat een klant belt, en je weghouden van de dingen waar je op dat moment mee bezig wilt zijn.

• Vooral als je vanuit huis werkt: maak nog een (korte) wandeling om je werkdag af te sluiten.

  Wandelen is sowieso goed voor je, en ook voor je productiviteit zelfs, maar op deze manier helpt het ook gewoon voor een "reset".

  Werk is nu klaar, en je gaat weer "naar huis".

  Als je daadwerkelijk vanaf een externe plek naar huis gaat is dit minder relevant.

Dit geheel kost je waarschijnlijk maar 10 minuutjes, maar kan enorm veel rust in je hoofd opleveren.

Je weet dat alles klaar staat voor morgen, dat je niet gestoord kan worden door werk, en je hebt mentaal alles even kunnen afronden.

Vind je eigen ritme

Alles hier boven is vooral een voorstel. Het is een beetje hoe ik mijn dag doe.

Maar ik wijk er zelf ook in af, met dingen die specifiek zijn voor mij, en mijn werk.

Ik denk wel dat bovenstaande je een sterke basis geeft, en een goed vertrekpunt is voor de meeste mensen. Begin daar, en voeg toe wat voor jou nodig is.

Belangrijker nog: haal ook weg wat voor jou niet nodig is. Kijk hier ook regelmatig naar, want als je niet oppast heb je ineens een startritueel wat drie uur duurt, en is er geen tijd meer voor je echte werk.

Bepaal steeds zelf wat voor jou de juiste strategie is, die ook kan veranderen.

Misschien ziet het er anders uit op bepaalde dagen, omdat je werkt met themadagen.

Of het verandert omdat je grotere visie anders is geworden, of je een nieuw jaarthema hebt gezet.

Zoals altijd met dit soort dingen: blijf evalueren, en kies wat voor jou het beste werkt.