Het is misschien vreemd om in de tweede alinea al te beginnen met de conclusie, maar ik kan niet anders dan deze hele middag bestempelen als nuttig, ontspannen en leerzaam. Het begin van de middag stond in het teken van werkprocessen, doelen stellen, focus maken, en dit onderbrengen in één structuur. Niels is een pleitbezorger van het “Getting things Done” (GTD) principe. GTD gaat over het denken in grote doelen, projecten, kleinere doelen en acties. Het is eigenlijk best een goed principe, al vraagt het volgens mij veel investering, in eerste instantie veel geduld een lange leercurve denk ik. Ik heb mij in ieder geval voorgenomen om er serieus werk van te gaan maken.

De meerwaarde van deze middag zat ook in het leren kennen en samen bespreken van verschillende applicaties. Ik wil met jullie de twee applicaties delen die mij die middag het meeste zijn bijgebleven. Allereerst Textexpander.
Ik gebruik al langere tijd ‘canned responses’ in Gmail voor het volledig laten verschijnen van tekst, woorden en zinnen vanuit een keuzemenu. Textexpander doet ongeveer hetzelfde, al zijn de ‘triggers’ nu korte woorden (of tekens) die je schrijft. Textexpander is een applicatie die je kunt gebruiken op je iMac en MacbookPro. Het werkt als de optie “auto-aanvullen” in Outlook. Wat Textexpander doet is sms taal omzetten in volledige woorden, zinnen, alinea’s, of wat je maar wilt. Ontzettend handig, en eigenlijk een raadsel waarom ik dit niet veel eerder heb gebruikt.

De tweede applicatie die ik graag met jullie wil delen is Mindnode. Mindnode is een applicatie voor Mac en iPad het werkt volgens het principe van “Mindmapping”. Met mindmapping orden je gedachten en processen. Je kunt schematisch ordenen en rangschikken in een visueel veld. Ik zie in deze applicatie gelijk een meerwaarde voor mezelf voor mijn trainingen, voor het schrijven van handleidingen, tutorials of voor het schrijven van een boek. Mindmapping biedt visueel handvatten in dit proces.

De meerwaarde van dit dagdeel zat er voor mij in dat ik handen en voeten ben gaan geven aan een aantal voornemens die ik al had met betrekking tot slimmer werken. Wat betreft GTD ben ik een stap verder gekomen. Ik heb ook meer dan genoeg applicaties die de komende tijd wil gaan uitchecken. Ook dat doel is dus behaald. Ook heb ik een aantal andere acties naar aanleiding van deze middag in gang gezet. Zo heb ik mijn filter- en labelsysteem van Gmail nog kritischer onder de loep genomen. Ik ga nog meer dan eerder proberen om mijn e-mail slechts te gebruiken voor communicatie en niet als takenlijst. Ook ga ik kijken naar het GTD systeem. Het zou een waardevolle aanvulling kunnen zijn op mijn huidige structuur van to-do, en op de organisatie van mijn werk.

Interessant? Lees dan ook:

• Een leeg hoofd – met dank aan Things!
• Van Retweet naar Strategisch lui
• 5 sticky adviezen voor slimmer werken
• Slimmer werken met aandacht
• Big Hairy Audacious Goal

Een dagdeel Slimmer Werken met Niels Gouman in Den Haag is een post van: Strategisch Lui

Chaotisch

Ik ben van nature een chaotisch mens. Daarom hou ik van orde om me heen, dat creëert de illusie van RUST. Ik ruim zeer regelmatig op, om het hoofd op orde houden. Tot zover de fysieke wereld om me heen. De echte chaos bevindt zich natuurlijk in mijzelf. Ik ben gezegend met associatief (lees: creatief) brein, zodat ik nooit weet waar ik eindig als ik ergens aan begin. Zo ook met deze blog, ik blijf mezelf verbazen. Natuurlijk heb ik wel een bepaald doel voor ogen, maar ik laat het altijd open hoe ik er kom. Dat zorgt nogal eens voor leuke verrassingen .

Nadeel

Het nadeel van een associatief brein is dat ik bijvoorbeeld thuis met een plan naar boven kan lopen (ik wil bijvoorbeeld de was doen), onderweg op de trap iets oppak om op te bergen in de kast, waarbij mijn oog valt op mijn administratie, me bedenk dat ik de BTW nog mag overmaken naar de Belastingdienst, naar beneden loop, achter de computer kruip voor de betaling, me af laat leiden door een berichtje in mijn inbox of Facebook en ik zodoende 2 klusjes niet doe die ik eigenlijk had willen doen. En dit is niet bijzonder, dit komt vaker voor. Ik laat me zo makkelijk afleiden, dat ik niet echt toe kom aan de dingen die echt belangrijk zijn op dat moment, of waar ik me echt toe wil zetten.

Things… to do

Natuurlijk, ik kan to do-lijstjes bijhouden. Maar dan staat het op 4 verschillende papiertjes en kies ik uiteindelijk toch voor de vragende inbox. In principe niets mis mee, maar om verder te komen (door af en toe strategisch na te denken waar ik mee bezig wil zijn), moet ik afstand kunnen nemen. En dat kan alleen als het hoofd wat leger is!

Things – eindelijk overzicht!

Niels liet me tijdens onze sessie een hoop leuke tools zien. Waarvan het programma Things nog het meeste indruk maakte. Dat moest en zou ik ook hebben! Dezelfde dag heb ik het programma gekocht.. en heb ik alle lijstjes in het programma gezet. Ik hang er tags aan, plan het in… en toen gebeurde het wonder: Een Leeg Hoofd! Dat creëerde rust. Zoveel rust, dat ik nu pas voel hoe moe ik ben van het voortdurend bezig zijn met niet-geplande activiteiten. Achter de waan van de dag aanlopen. Things heeft mijn leven veranderd. Ten positieve!

Rust(en)

En zaterdag ga ik op reis en genieten van mijn (gewonnen) reisje naar Italië en de rust in mijn hoofd.
Niels, dankjewel voor je tijd en waardevolle tips om mijn leven als ondernemer wat makkelijker (lees: strategisch slimmer en luier) te maken!

Marian, www.spiritueelentertainment.nl

Interessant? Lees dan ook:

• Wat is er nou eigenlijk zo erg aan een volle inbox?
• Een dagdeel Slimmer Werken met Niels Gouman in Den Haag
• Big Hairy Audacious Goal
• Urgent vs Belangrijk
• Een ‘Ga-ik-niet-doen’ lijstje

Een leeg hoofd – met dank aan Things! is een post van: Strategisch Lui

Ik ga er vanuit dat je een heel tof doel hebt, bijvoorbeeld zoiets als mijn Big Hairy Audacious Goal:

1 miljoen zelfstandige professionals leren hoe ze minstens 3 uur per dag kunnen besparen

Wat ga je doen om dit doel te bereiken? Ik zal je alvast op weg helpen met 2 tactieken die het een stuk makkelijker gaan maken.

Houd je doelen geheim!

Stel je nu eens voor dat je dat doel aan iemand vertelt. Hoe reageren ze? Waarschijnlijk enthousiast “Wow echt tof dat je dat doet!” Wat doet dat met jou? Je bent trots. Zó trots dat het voelt alsof je het doel al (bijna) gehaald hebt.

Daar zit dus direct het ‘probleem’ met je doelen delen. Als je het voor jezelf had gehouden, had je hard moeten werken om het doel te bereiken en pas dan krijg je complimenten over hoe goed je wel niet bezig bent. Maar nu, omdat je het al gedeeld hebt, krijg je die complimenten al vóór je daadwerkelijk iets bereikt hebt waardoor je het goede gevoel al krijgt vóór je het harde werk gedaan hebt. En laten we eerlijk zijn: Waarom zou je het harde werk nog gaan doen als je het goede gevoel nu toch al hebt? Houd je doelen dus lekker voor jezelf!

Deel je doelen met de wereld!

Enorm tegenstrijdig met de vorige tactiek, maar het kan prima aanvullend zijn.

Er zijn namelijk verschillende soorten doelen. Mijn doel over dat ik 1 miljoen zelfstandige professionals wil leren hoe ze minstens 3 uur per dag kunnen besparen is mijn Big Hairy Audacious Goal, het is zeg maar mijn levensmissie. Een doel voor ooit. Een doel waarvan ik eerlijk gezegd geen flauw idee heb hoe of wanneer ik het moet gaan bereiken.

Zo’n gigantisch doel kan ik heel goed delen met de wereld. Het spreekt mensen aan, zegt veel over wie ik ben, en werkt prima voor mijn marketing. Door dit te delen zijn er mensen die mij in de gaten willen houden, of mij zelfs willen helpen. En voor zo’n doel waarvan ik geen flauw idee heb hoe, maar zeker groter is dan mijzelf, is het fijn dat mensen je willen helpen.

Wanneer je doel delen, en wanneer niet?

Waar zit het verschil dan? Wanneer deel je je doel, en wanneer is het beter om je doel voor jezelf te houden?

Ik gebruik mijn Big Hairy Audacious Goal om kleinere, haalbaardere, doelen te stellen voor bijvoorbeeld dit jaar. Het doel voor dit jaar is een stuk makkelijker, daarvan weet ik wel hoe ik dat moet doen. Het doel voor dit jaar heeft ook weinig met de buitenwereld te maken.

En dáár zit het verschil! Weet je wat je moet doen? Dan heb je de publieke hulp niet nodig. Is het een doel wat weinig tot niets met de buitenwereld te maken heeft? Dan hoeft de buitenwereld dat ook niet te weten.

Dus.. het doel voor dit jaar deel ik lekker niet.

Bijvoorbeeld:

• Ik wil 30 kg afvallen – Weet je wat je moet doen? Ja duh, sporten en me aan een dieet houden. Heeft de buitenwereld er iets mee te maken? Nee, als je de buurman laat hardlopen heb jij daar niet zo veel aan. Niet delen dus! Hoogstens misschien met je personal trainer of andere vorm van begeleider.
• Ik wil de McDonalds Boycotten – Weet je wat je moet doen? Misschien. Heeft de buitenwereld er iets mee te maken? Ja, heel veel. Wel Delen dus! Dat de McDonalds bagger voedsel voorschotelt aan massa’s onwetende slachtoffers is groter dan alleen jou dus moet het doel ook bekend zijn bij meer dan alleen jou, hoe moeten gelijkgestemden anders weten waar ze moeten zijn om te kunnen helpen
• Ik wil €1.500 per maand meer omzetten – Weet je wat je moet doen? Misschien. Heeft de buitenwereld er iets mee te maken? Nee. Niet delen dus! Je kan wel cursussen volgen of om tips vragen om erachter te komen wat je moet doen.
• Ik wil een cursus opzetten over Getting Things Done Weet je wat je moet doen? Ja. (Tenzij je geen verstand hebt van Getting Things Done, maar het zou raar zijn als je dan een cursus over Getting Things Done wilt opzetten..) Heeft de buitenwereld er iets mee te maken? Half. Pas zodra ze klant kunnen worden is het voor hen interessant. Niet delen dus!

Interessant? Lees dan ook:

• Big Hairy Audacious Goal
• Vieze slijmerige kikkers voor ontbijt

Makkelijker je doelen bereiken is een post van: Strategisch Lui

Een Retweet op twitter leverde me een middagje werken met Niels op. Een hele eer vond ik omdat ik Niels al eens een lezing had horen geven. Ik was onder de indruk van twee dingen: Zijn eerlijkheid: “Ik ben lui” en de daardoor opgewekte intelligentie: ‘Hoe krijg ik dan toch wat ik wil!’

Door een slecht gewaardeerde eigenschap (lui zijn) toe te geven ging hij de confrontatie aan (wat velen liever ontkennen in zichzelf) en opende Niels een weg naar heel logisch, vindingrijk en intelligent werken: ‘Strategisch Lui’

Nulmeting: de stand van (mijn) zaken 10 april 2012
Ik schrijf gemiddeld per dag minimaal drie uur mijn mail. Niet alleen de mails zijn te lang ik doe ook van alles tussen door raak het spoor bijster op internet. Heb het gevoel niets te hebben gedaan.
Ik heb een hoofd vol dingen waar ik aan moet denken. Ik heb een vaag gerichte strategie voor mijn bedrijf, weinig tijd voor het gerichte werk.

Niels tips van de vorige lezing volgde ik gedeeltelijk op. Maar het grote overzicht ontbrak.

Wat ik vandaag leerde
Het maken van een basisplan zorgt dat al je acties voortkomen uit het overkoepelend doel.  (Getting Things Done David Allen http://www.sochicken.nl/leven/getting_things_done_in_7_stappen.html) Dit inzien helpt enorm om taken te doen die je niet leuk vindt, maar wel bij je doel horen: dan weet je wat het je oplevert en doe je het zonder tegenzin. (= tijdwinst)

Het meest belangrijke wat Niels in een middagje gezellig werken, teweeg gebracht heeft is dat de weerstand weg is om me aan een systeem te gaan houden. Althans zo ervaar ik het nu. Ben benieuwd of dat lukt.

Ik ga gewoontes aanleren, elke maand een. Dus stapje voor stapje, daarom lukte niet alles na Niels eerste lezing: Het is meer dan een optelling der delen het is inzicht in het geheel. En ik weet dat het kan want mijn fietssleutel raakt eindelijk niet meer kwijt: ik stop hem na een maand hard oefenen en volharden, nu vanzelf in hetzelfde vakje: dus geen nerveus gestress meer als ik weg fiets bij cliënten.

Mijn actie plan

1. Aanschaffen boek (of lenen van broertje) Getting Things Done van David Allen.
2. Takenlijst doit.IM downloaden.

(Daarin kan ik al mijn taken rubriceren. Al ben ik nu kwijt hoe Niels dat deed… mm dat staat in het boek.)

3. Texter installeren maar volgende week pas. Dit programma kan afkortingen voor dingen die ik heel vaak schrijf helemaal uittypen. Dus ct wordt Contact Tuning. Dat schrijf ik zo vaak!
4. Abonneren op RSS. In plaats van nieuwsbrieven. Je hoeft dan niet steeds actie te ondernemen om op een site te kijken of er al iets staat: als er iets nieuws staat valt het bij me op de e-mat.
5. Een Ipad in plaats van mijn trage computer!? Is de prijs van aanschaf opgewassen tegen het verlies van de dagelijkse ergernissen?!
6. Ik ga mijn mail beantwoorden in enkele minuten vanuit een plan: welk punt wil ik maken? En… Kan dat in drie zinnen of volgt er een toelichting? Een toelichting is een actie: geen mail maar een meeting: bellen dus. (deze regels staan in GTD)

( ‘Een e-mail in drie zinnen anders bellen’ dat wist ik wel van Niels’ lezing. Alleen lukte dat niet omdat ik niet samenvatte: ‘Welk punt wil ik maken?’ dat is belangrijk: inzicht)

Ook een hele goede zet: als we een systeem hebben dat een zooitje is geworden…(mijn hotmail met 15 mappen die overstromen) gewoon een nieuw systeem beginnen, niet ‘klooien’ in het oude systeem. Grandioso zo simpel.

7. Mijn enorme chaotische mailbox verlaten en alle accounts (zonder oude mails) overzetten naar G-mail

Gmail omdat het een zeer goede zoekfunctie heeft waardoor alles in maximaal vier mapjes kan.

8. Mapje maken waarin mijn mail vanzelf opgeborgen wordt door een code aan de mail toe te voegen.

Heel benieuwd Niels. Je zegt dat iedereen het kan leren. Dus deze uitdaging ga ik aan.

De bewondering die ik voor Niels heb is zoals gezegd, dat eerlijkheid beloond wordt. Als we toegeven wat onze zwakke eigenschap is, kan het onze sterkste eigenschap worden. Wordt vervolgd.

Groet,

Karin Miedema

Interessant? Lees dan ook:

• Een dagdeel Slimmer Werken met Niels Gouman in Den Haag
• 5 sticky adviezen voor slimmer werken
• Slimmer werken met aandacht

Van Retweet naar Strategisch lui is een post van: Strategisch Lui

1. Wat je ook doet: begin je dag niet met het checken van je mail. Daardoor verlies je je focus. Check in plaats daarvan je mail om 11.00 en om 16.00 uur. Verder zet je je mailprogramma uit. Geen pop-upmeldingen bij nieuwe mails dus.
   Au! Ik begin mijn dagen met Reiki, een wisseldouche, een gezond ontbijt en een wandeling naar kantoor. Hallo focus en balans! Maar eenmaal op kantoor ga ik meteen mijn e-mail lezen. Om vervolgens twee uur lang reactief rond te rennen. Vaarwel focus en balans! Dit wil ik anders. Slik. Morgen gaat mijn nieuwe regime in.
2. Lees Getting Things Done. Dat boek leert je slimmer werken: je todolijst rubriceren in overzichtelijke taken, minder plannen en minder mentale energie steken in ‘wat doe ik wanneer?’
   Ik besteed nogal wat energie aan die laatste vraag, met wisselend succes. Op mijn todolijst zet ik braaf: boek GTD kopen, in plaats van boek GTD lezen. Dat eerste is namelijk een taak, heb ik geleerd, en dat tweede een project.
3. Surrender to the smartphone. Maar let op: geen pop-upschermpjes, geen bliepjes, kortom geen gezeik bij nieuwe berichten. Jij checkt jouw telefoon als jij dat wilt.
   Ok, ik geef het toe. Ik heb nog steeds geen smartphone – al was het maar omdat ik uit principe alleen tweedehandsjes van vrienden gebruik en zich simpelweg nog geen goede mogelijkheid had voorgedaan. Reden twee is mijn angst om als onbereikbare socialmediajunk door het leven te gaan. Over een paar weken krijg ik de oude smartphone van een vriend. Zou mijn leven dan overzichtelijker worden?
4. Werk staand.
   Niels doet de confronterende uitspraak dat meer dan zes uur per dag zitten slecht is voor je hart – zelfs al train je twintig uur per week. Niels werkt nu staand, aan een verhoogd bureau. Tv kijkt hij op een skippybal. Euh … het idee charmeert me, maar ik zie op tegen de praktische uitwerking. En de beoogde gedragsverandering. En de spierpijn. Gloep. Wordt vervolgd.
5. Creëer een paperless office en rubriceer je digitale documenten via Evernote.
   Ik ben gek op papier en mooie opschrijfboekjes. Maar een paperless office klinkt als kastruimte. Als opgeruimd. Als hoera! Het digitaliseren van saaie administratieve documenten gaat op mijn projectenverlanglijst.

(Niet in de top 5, wel onthouden: nieuwsselectie via RSS-feeds in Google Reader, tijd die ik aan mijn eigen praktijk besteed bijhouden via een app, sneller typen met Texter … en ga zo maar door.)

Interessant? Lees dan ook:

• Slimmer werken met aandacht

5 sticky adviezen voor slimmer werken is een post van: Strategisch Lui

Alles steeds sneller … of toch niet?

Mijn houding tegenover slimmer werken vóór het gesprek met Niels was een mix van nieuwsgierigheid en scepsis. Ik vreesde dat het alleen zou gaan om alles nóg sneller doen. Ik beoefen acht jaar dagelijks Reiki, een spirituele beoefening uit Japan. Leven met aandacht vind ik belangrijk. Ik wandel ’s ochtends rustig naar mijn kantoor op de hectische Zuidas, eet bewust, kijk nauwelijks tv. Een smartphone, sneltoetsen en betere manieren om mijn todolijst te organiseren leken hier haaks op te staan. Het leken me eerder symbolen van leven zonder aandacht.

Gefocust en bewust je tijd en energie gebruiken

Alleen … Niels kwam totaal niet snel of gehaast op me over. Eerder gefocust, slim, alert. Ontspannen en met alle aandacht voor ons gesprek. En hoe meer hij vertelde, hij meer ik ervan overtuigd raakte dat slimmer werken juist om aandacht gáát. Het helpt je om te focussen en bewust om te gaan met je energie en je tijd. Hoe mindful is dat?

In mijn volgende blog lees je mijn top 5 adviezen uit de slimmerwerkensessie met Niels.

Interessant? Lees dan ook:

• Een dagdeel Slimmer Werken met Niels Gouman in Den Haag
• Van Retweet naar Strategisch lui

Slimmer werken met aandacht is een post van: Strategisch Lui

Een aantal voorbeeldjes van bekende Big Hairy Audacious Goals:

• Strategisch Lui: 1 miljoen zelfstandige professionals leren hoe ze minstens 3 uur per dag kunnen besparen
• Google: Organize the world’s information and make it universally accessible and useful.
• Amazon: Every book, ever printed, in any language, all available in less than 60 seconds.
• Microsoft: A computer on every desk and in every home.
• Twitter: To become the pulse of the planet.
• Nokia Siemens: Connecting 5 billion people by 2015.
• Disney: To be the best company in the world for all fields of family entertainment.
• Apple: To democratize technology by providing products everyone will want to use.
• Starbucks: To become the most immediately recognizable beverage brand in the world.
• Ford: Democratize the automobile

Zo kan ik bijvoorbeeld uit ervaring zeggen dat het Big Hairy Audacious Goal van Strategisch Lui mij al een aantal keer enorm heeft geholpen bij reflectie momenten.

Ik ben namelijk ooit eens begonnen als Slimmer Werken Coach. Maar als coach, met 1-op-1 werk, ga je nooit die miljoen halen. Dus heb toen besloten dat ik méér mensen tegelijk zou moeten helpen. Vervolgens ben ik vooral Slimmer Werken Workshops gaan geven, dat was ongeveer zo’n 1-op-20. Ook daarmee ga je die miljoen niet halen. Ben toen nog verder gaan opschalen en werd Slimmer Werken Spreker. Daarbij had ik soms groepen van zelfs zo’n 300 mensen.

Als je dan gaat doorrekenen blijkt dat als je elke dag een spreekbeurt geeft voor zo’n 300 mensen, dat je dan na zo’n 11 jaar het miljoen gehaald zou hebben. Dus in theorie zou ik dan de miljoen kunnen halen! Helaas staat er ook nog dat ik wil dat die mensen zoveel slimmer gaan werken dat ze zo’n 3 uur op een dag kunnen besparen, en zoveel leren tijdens een spreekbeurtje wordt behoorlijk lastig.

Blijkt dus dat ook Slimmer Werken Spreker ook al niet de oplossing is.. maar wat dan wel? Online cursussen denk ik. Een online cursus kan diepgaand genoeg zijn om zoveel te leren dat je daadwerkelijk vele uren kan gaan besparen, en schaalbaar genoeg dat in theorie een miljoen mensen de cursus kunnen volgen. Dus dat is nu mijn volgende stap.

Maar hoe werkt zo’n Big Hairy Audacious Goal nou voor jou? Waar moet je rekening mee houden? Wat zijn de stappen?

Big

Allereerst moet het groot zijn, heel groot. Overdreven groot misschien zelfs. Zó groot dat je het waarschijnlijk nooit gaat halen. Dat je het nooit zou halen is niet erg, een Big Hairy Audacious Goal gebruik je vooral om te bepalen of je nog steeds op de juiste weg zit.

1 miljoen zelfstandige professionals is veel. Zo veel dat ik mezelf moet dwingen om te blijven nadenken. En ook zo veel dat simpelweg vooruit blijven redeneren niet werkt. Veel mensen stellen doelen door te denken “Ik heb nu x, en 10% is haalbaar, dus dan zou ik y moeten kunnen bereiken dit jaar”, maar als ik op zo’n manier zou blijven nadenken haal ik mijn Big Hairy Audacious Goal waarschijnlijk nooit.

Hairy

Harig, lief, schattig, aaibaar. Je Big Hairy Audacious Goal moet tot de verbeelding spreken. Een goede Big Hairy Audacious Goal is inspirerend om te horen. Als mensen jouw Big Hairy Audacious Goal horen moeten ze het zó tof vinden wat je wilt bereiken dat ze je willen helpen.

Audacious

Stoutmoedig, brutaal, onbeschaamd. Het klinkt simpelweg onmogelijk. Mensen kunnen er met hun hoofd niet bij hoe ambitieus jouw Big Hairy Audacious Goal wel niet is. Niet alleen in de grootte van wat je wilt bereiken, maar ook in de enorme impact wat dat moet gaan hebben. Stel je eens voor dat we ineens 3 miljoen uur per dag aan tijdwinst hebben in ons land, wat gaan we daar dan mee doen? Wat voor invloed gaat dat hebben op onze samenleving?

Goal

Het blijft een doel. Ondanks dat je het misschien nooit gaat halen, toch maak je plannen over hoe je het zou kunnen halen. Toch redeneer je terug vanaf je doel, naar je huidige situatie. Welke stappen kan jij vanuit jouw huidige situatie zetten om ooit bij dat doel uit te kunnen komen? Moet je zoals mij stappen zetten om de hoeveelheid mensen op te gaan schalen? Of misschien moet je juist nadenken over het gebruiksvriendelijker maken van een systeem (Apple/Ford/Microsoft). Of nadenken over het toegankelijker maken van informatie (Google/Amazon)

Interessant? Lees dan ook:

• Makkelijker je doelen bereiken
• Een dagdeel Slimmer Werken met Niels Gouman in Den Haag
• Een leeg hoofd – met dank aan Things!
• Urgent vs Belangrijk
• Een ‘Ga-ik-niet-doen’ lijstje

Big Hairy Audacious Goal is een post van: Strategisch Lui

Handig dus om daar eens wat meer overzicht in te krijgen. Gelukkig is dat allemaal al lang een keer bedacht, door meneer Eisenhower.

“Most things which are urgent are not important,
and most things which are important are not urgent.”

Dwight D. Eisenhower

Van wat Eisenhower zei heeft meneer Stephan Covey een overzichtje gemaakt, dat ziet er ongeveer zo uit:

En al je werkzaamheden moet je kwijt kunnen in één van die vakjes.. Niet meer, niet minder.

Belangrijk & Urgent

Dingen die zowel belangrijk als urgent zijn. Dít is wat je vandaag (of beter zelfs nu!) moet doen.

Het gaat hier om werk wat bijdraagt aan jouw persoonlijke- of bedrijfsdoelen, en dus belangrijk is. Én het moet nog op korte termijn uitgevoerd worden ook.

Een aantal voorbeeldjes van werk dat in het vak “Urgent & Belangrijk” kan vallen:

• (Computer)problemen
• Deadlines
• Spoedklussen voor klant

Wél Belangrijk, niet Urgent

Het deel van je werk dat wél belangrijk is, maar niet zo urgent, is het deel wat het makkelijkst wordt vergeten. Dit is het werk waar jij een enorm voordeel tegenover je concurrent mee kan behalen. Dit zijn de dingen waardoor je kan zeggen dat je doet aan “Slimmer Werken” in plaats van geleefd worden door de waan van de dag. Pro-actief bezig zijn met dingen die op langere termijn zijn vruchten gaat afwerpen.

Dit vakje is niet voor niets gemarkeerd met groen, dit is waar je het grootste deel van je tijd wilt doorbrengen. Veel van het werk hier kan voorkomen dat werk ooit in het deel van “Belangrijk & Urgent” terecht komt. Erg fijn dus, dan kan je lekker je eigen tempo blijven bepalen en wordt je niet geleefd door stress en chaos.

Een paar voorbeelden van werkzaamheden die heel belangrijk, maar niet per se urgent, zijn:

• Doelen stellen
• Strategie bepalen
• Onderhoud
• Opruimen
• Netwerken
• Product ontwikkeling
• Reflectie
• Plannen
• Denk werk

Niet Belangrijk, wél Urgent

De onbelangrijke taken die wel urgent zijn (of op zijn minst zo lijken). Het gaat hier vooral om onnodige onderbrekingen. Ben je net lekker geconcentreerd aan het werk met een groene “Wél belangrijk, maar heeft geen haast” taak, en wordt je ineens gebeld.

Let erop dat je deze dingen niet verwart met wat in het vak “Belangrijk & Urgent” thuishoort! Als je het groene vak verwaarloost kan het al snel zo worden dan geel en oranje hetzelfde lijken. Weten wat urgent is, is makkelijk. Weten wat belangrijk is moet je zelf van te voren over nadenken.

Denk dus aan bijvoorbeeld:

• Telefoontjes
• Mailtjes
• Onverwacht bezoek

Niet Belangrijk, ook niet Urgent

Dit vak gaat over onzinnigheden. Dingen die eigenlijk niet eens bij je werk zouden moeten horen. Denk er maar eens over na: Het is niet belangrijk, en ook nog eens niet urgent.. Moet het eigenlijk wel gebeuren?

Als je je hiermee gaat bezig houden is het vaak een teken dat je te moe bent voor het betere denkwerk. Je kan dan beter overwegen om even een Powernap te doen, en vervolgens weer terug te keren naar het groene deel van je werkzaamheden.

Het gaat hier vooral om ‘werk’ waarmee je jezelf bezig probeert te houden. Uitstel gedrag. Tijdvreters.

• 23x checken of er écht geen spelfouten in een mailtje zitten
• Lekker een beetje 9gag checken
• Status updates op Facebook ‘Liken’
• Meer dan 2x op een dag je mailbox bekijken
• Het ‘nieuws‘ volgen

Interessant? Lees dan ook:

• Een dagdeel Slimmer Werken met Niels Gouman in Den Haag
• Een leeg hoofd – met dank aan Things!
• Big Hairy Audacious Goal
• Een ‘Ga-ik-niet-doen’ lijstje
• Vieze slijmerige kikkers voor ontbijt

Urgent vs Belangrijk is een post van: Strategisch Lui

Het principe om 1000x zo snel te leren typen is vrij simpel: Houd in de gaten welke stukken tekst regelmatig voorkomen, en maak daar een afkorting van.

Nu ga je denken “Ja.. Leuk een aardig maar wie kent al mijn afkortingen nou?” Nou, jij én TextExpander. De rest van de wereld heeft er niets mee te maken. Het werkt namelijk zo: Jij typt een afkorting die voor jou logisch is, bijvoorbeeld: idd. Vervolgens kijkt TextExpander constant mee met wat je typt en vervangt jouw afkortingen met de woorden/zinnen die jij bedoelde, in dit geval dus: inderdaad.

Zo kan je dus met behulp van TextExpander makkelijk de beruchte ‘sms-taal’ omzetten naar echte woorden, denk aan:

• w8 ➔ wacht
• idd ➔ inderdaad
• iig ➔ in ieder geval
• wss ➔ waarschijnlijk
• wrm ➔ waarom

Maar je kan TextExpander ook creatiever gebruiken en je eigen afkortingen bedenken voor langere termen, bijvoorbeeld:

• ga; ➔ Google Analytics
• niels; ➔ Niels Gouman
• sw; ➔ Slimmer Werken
• tbbt ➔ The Big Bang Theory
• himym ➔ How I Met Your Mother

Ik gebruik TextExpander zelf ook voor gegevens die ik regelmatig moet typen, zoals:

• slnl ➔ StrategischLui.nl
• @fbp ➔ http://facebook.com/strategischlui
• @tel ➔ 06 121 322 95
• mail@ ➔ mail@NielsGouman.nl
• @kvk ➔ 24482637
• @btw ➔ NL063050845B01

Of gebruik TextExpander voor typfouten die je om de één of andere duistere reden constant blijft maken, in mijn geval:

• morgne ➔ morgen
• meot ➔ moet
• neit ➔ niet

Maar de echte winst begint pas te komen als je niet alleen woorden, maar juist hele zinnen gaat afkorten:

• hst ➔ hoe is het met u?
• biw ➔ ik ben er weer!
• bbed ➔ bedankt voor je bericht!
• wsh ➔ Wanneer heb jij zin en tijd?
• zas ➔ zullen we afspreken op

Dat begint al ergens op te lijken, maar een beetje getrainde secretaresse kan je nog steeds aardig bijhouden. Daarom gaan we nog een stap verder en kan je bijvoorbeeld complete mailtjes van meerdere alinea’s afkorten naar 3 tekens, niemand die dan nog in de buurt van jouw typ snelheid komt! Denk hierbij bijvoorbeeld aan mailtjes voor:

• Afwijzingen voor connecten op social media
• Afspraak bevestigingen
• Routebeschrijving
• Uitnodiging voor evenement
• Evaluatie van training
• Beloofde linkjes na aanleiding van spreekbeurt

Zelf heb ik momenteel in totaal een stuk of 100 van zulke afkortingen in mijn TextExpander, en heb volgens de teller al zo’n 16,58 uur bespaard! Welke afkortingen ga jij gebruiken?

Interessant? Lees dan ook:

• Een dagdeel Slimmer Werken met Niels Gouman in Den Haag
• Troep op je bureaublad
• 20 Top Apps voor Mac OS X

1000x zo snel typen is een post van: Strategisch Lui

Heb je er wel eens over nagedacht hoeveel werk het eigenlijk is om een brief op de post te doen? Even een schetsje:

1. Brief opstellen op de computer
2. Brief printen
3. Papier bijvullen
4. Foutmelding wegklikken en nogmaals proberen te printen
5. Op het geprintte resultaat ontdekken dat je inkt bijna op is en er dus een paar regels wegvallen
6. Inkt bijvullen, nog eens printen
7. Geprintte brief dubbelvouwen (oppassen dat je geen vervelende papier snee oploopt!
8. Brief in envelop doen
9. Smerige lijm van envelop likken, zodat je hem dicht kan doen
10. Adres op envelop schrijven
11. Smerige lijm op postzegel likken, zodat je die op envelop kan plakken
12. Envelop met geprintte brief, postzegel, én adres, meenemen naar buiten.
13. Loop naar het einde van de straat om het hele pakketje in een grote hangende doos te gooien

Als alles een beetje meezit zijn het al snel 13 stappen die je moet doen. En los daarvan moet je nog weg van je werkplek ook, anders komt die brief nooit in die grote brievendoos aan het eind van de straat. Erger nog: Wat als het zo’n vieze koude natte sneeuw winter is, dan moet je daar doorheen.

Tijd voor een beter proces. Teveel gedoe betekent bijna altijd: Automatiseren die handel.

Stel je nou voor dat je een assistent zou hebben die alles vanaf stap 2 voor je overneemt, zou dat niet verdomd handig zijn? Nou gelukkig voor ons kén ik zo’n assistent! Postbode.nu heet ze, en het is een schat!

Hoe werkt het?

1. Zorg dat je een account hebt bij Postbode.nu
2. Sla je digitale brief op als PDF (elke fatsoenlijke tekstverwerker kan dit)
3. Upload je PDF’je naar Postbode.nu
4. Vertel Postbode.nu waar de brief heen moet

Verdomd handig dus. Niet alleen voor ons luie mensen, maar ook bijvoorbeeld voor je grootmoeder die slecht ter been is.

Interessant? Lees dan ook:

Moeiteloos fysieke brieven versturen is een post van: Strategisch Lui