Gistermail: Meer controle over je inbox

GistermailEmail verwerken blijft voor veel mensen een lastig punt in hun werkdag. Aan de ene kant omdat het lastig is om verschil te maken tussen verwerken, en afhandelen. Aan de andere kant omdat ze gewoon veel te veel mail krijgen.

Zelf adviseer ik altijd om je email te verwerken, tot je inbox op 0 staat. Inbox Zero. En check je mail 1 of maximaal 2x per dag (In de praktijk is het bij mij eerder om de dag).

Makkelijker gezegd dan gedaan. Een veelgehoorde klacht is:

Terwijl ik mijn mail aan het verwerken ben krijg ik gelijk weer allemaal reacties binnen. Mijn inbox is alweer vol voor ik hem leeg heb kunnen krijgen.

Om te voorkomen dat je de hele dag bezig bent met je email, en je nooit toekomt aan het echte werk, adviseer ik: Verwerk alleen je gistermail.

Wat is ‘gistermail’

Gistermail is simpelweg een samensmelting van ‘Gisteren’ en ‘Mail’. Je mail van gisteren dus. Niet die van vandaag.

Tony Hsieh (C.E.O. van Zappos) heeft dit ooit bedacht omdat hij af wilde van een ‘oneindige’ lijst. Je weet niet van te voren hoeveel mail er vandaag nog binnen gaat komen, dus dat kan (onbewust) voor veel stress zorgen. Daarom verwerk je vanaf nu alleen nog maar je mail van gisteren. Je ‘gistermail’.

Geen paniek, de wereld vergaat heus niet als jij niet ‘Real Time’ bereikbaar bent. De postbode komt tenslotte ook maar 1x per dag (met de post van gisteren).

Waarom ‘gistermail’

Het grootste voordeel van het verwerken van je gistermail tegen het verwerken van je vandaagmail is vooral dat de lijst eindig is. Je kunt niet voorspellen hoeveel mail er vandaag binnen gaat komen, maar je weet wel hoeveel mail er gisteren binnen is gekomen.

Waar de onvoorspelbaarheid van vandaagmail kan zorgen voor (onbewuste) stress, zorgt de voorspelbaarheid van gistermail voor een gevoel van vervulling. Je weet nog exact hoeveel je moet doen. Hoe dichter je bij het einde komt, hoe trotser je bent op jezelf.

Door deze eindigheid is het verwerken van je gistermail onder andere goed tegen uitstelgedrag.

Daarnaast heeft het ook als voordeel dat je je vooral bezig houd met jouw eigen prioriteiten. Alles wat niet bij jou vandaan komt moet sowieso een dag wachten, daarmee communiceer (naar jezelf) je dat je jouw doelen belangrijk vind. Respecteer jezelf en anderen zullen jou respecteren

De regels voor ‘gistermail’

Op zich is het verwerken van je ‘gistermail’ niet heel anders dan dat je ‘normaal’ je mail verwerkt.

Je zorgt nog steeds gewoon dat jouw mail app standaard uit staat. Kiest 1 of maximaal 2 momenten per dag dat je besluit de mail te verwerken (dat zijn de enige momenten dat je mail app aan mag staan). Verwerk je mail in 6 stappen. En zorgt dat je geen enkele vorm van meldingen ontvangt.

Een paar specifieke regels om op te letten zijn:

  1. Verwerk alleen je mail van gisteren (Of eerder, als je achterloopt)
  2. Archiveer of Verwijder mails zodra je ze verwerkt hebt (Anders blijft je inbox nog steeds permanent vol)
  3. Zolang het 48 uur kan wachten zonder ‘schade’ te doen, mag je niet reageren op mails van vandaag (Zelfs niet als het een reactie kan zijn van 1 woord)
  4. Verwerk 10 emails van gisteren, voor je er überhaupt 1 van vandaag leest (Voorkom dat je alleen de ‘makkelijke’ mails afhandelt en de rest uitstelt)
  5. 2 minuten regel (Getting Things Done). Elke mail die langer dan 2 minuten duurt om af te handelen noteer je als een aparte taak, en archiveer in een aparte map (Het doel is verwerken, niet afhandelen)

Hoe ‘gistermail’ gebruiken

Tot slot het lastigste, voor de meeste mensen. Hoe begin je met zo iets. Je ziet er voordeel in, en snapt de regels, maar hoe doe je het?

Allereerst is het belangrijk dat je jouw contact voorkeuren kenbaar maakt aan jouw omgeving. Laat mensen weten hoe ze jou het beste kunnen bereiken, en geef aan hoe snel je gemiddeld genomen zult reageren. Dan weten zij ook waar ze aan toe zijn. (Voor een voorbeeld, check mijn contact pagina)

Zodra het voor de buitenwereld duidelijk(er) is wat zij kunnen verwachten, zul je er van hen geen klachten over horen. Dan komt het nu allemaal op jou aan, nu is het handig als je jezelf aanleert dat jouw inbox geen haast heeft.

Dit kun je jezelf aanleren door zekerheid te creëren, de zekerheid dat jouw inbox echt geen haast heeft. Want helaas heeft sommige mail wél haast. Inbox niet, mail soms.

Dat kun je doen door bijvoorbeeld AwayFind in te stellen. AwayFind kan ervoor zorgen dat alle mail waar jij op wacht, of die relevant is voor een afspraak op je agenda, bij jou terecht komt. Zonder dat jij je inbox hoeft te checken. Zodra er iets relevants binnenkomt stuurt AwayFind jou gewoon een push berichtje op je smartphone, stuurt je een sms, of geeft je een belletje. Zo wordt jij toch op de hoogte gehouden, en kun je erop vertrouwen dat je niets belangrijks mist.

Dus, nu ben je er echt klaar voor. De buitenwereld weet waar ze aan toe zijn, jij weet dat urgente dingen dankzij AwayFind toch wel direct bij je terecht komen, en alle andere mail kan wel een daagje wachten.

Om nu jouw inbox te beperken tot alleen de mail van gisteren zijn er verschillende tactieken

  • Sorteer al je mail op datum. Van oud (boven) naar nieuw (beneden). En verwerk van boven naar beneden tot je bij je mail van vandaag uitkomt
  • Maak een ‘Smart mailbox‘, waarin je alle mail laat tonen die ouder is dan 1 dag, en in je inbox staat. Zoiets.

Gistermail Smart Mailbox

  • Doe een zoekopdracht, waarin ongeveer hetzelfde zou staan als de criteria voor de ‘Smart mailbox’. In Gmail kun je bijvoorbeeld zoeken naar: “before:11/03/2013 in:inbox” (let op de datum notatie is amerikaans)
  • In sommige gevallen kun je ook een Plugin/Extensie/Script installeren voor ‘Yesterbox’. Als je daar even kort naar gaat Google’n kom je al snel bij iets uit voor jouw email applicatie

Verder is er weinig bijzonders aan. Beperk je inbox tot de email van gister, en verwerk je mail zoals normaal.

Geld beheren als een miljonair

Om €100.000 per jaar te verdienen, met 90% vrije tijd, is het (onder andere) belangrijk om je geld goed te beheren. En om breed te kijken, naar heel leven. Zakelijk zorg je ervoor dat jij met je bedrijf zoveel mogelijk waarde creëert, en passieve inkomsten stromen creëert. Van daar uit betaal je jezelf een salaris, en zul je ‘privé’ je geld goed moeten beheren.

Om je geld goed te kunnen beheren is het belangrijk om je geld te kunnen scheiden. In verschillende potjes. Of nouja, tegenwoordig dus verschillende bankrekeningen. Zelf had ik altijd maar 2 bankrekeningen. Een betaal rekening, en een spaarrekening. Maar! Als je je geld wilt beheren als een miljonair heb je er een stuk of 5 (2 betaal rekeningen, en 3 spaar rekeningen) nodig.

Geld beheren

Financiële Vrijheid (10%)

Om te beginnen, gelijk het belangrijkste potje dat je nodig hebt in je geld beheer systeem. 10% van je maandelijkse inkomen gaat hier naartoe. Dit geld ga je gebruiken om te investeren. Investeren met een laag risico. Om ervoor te zorgen dat je meer inkomen gaat genereren.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Aandelen
  • Beleggen
  • FOREX
  • Startup’s

Maar ook het aankopen van nieuwe passieve bedrijfs inkomsten. Bijvoorbeeld:

  • Volledig geautomatiseerde webshops
  • Gok automaten bij de snackbar
  • Vastgoed (om te verhuren)
  • Parkeerplaatsen
  • Zonnebanken
  • Opslagruimtes

Praktisch gaat dit ‘potje’ ervoor zorgen dat jij elke maand meer en meer inkomen genereert. Uiteindelijk creëer je, dankzij dit ‘potje’, meer passief inkomen dan dat je kosten hebt voor jouw levensstijl. En ben je financieel vrij.

Natuurlijk is het belangrijk om te kiezen welke systemen jij wilt gaan gebruiken. Leer de strategieën. En geef het tijd. Oefen met nepgeld, en zodra je het spelletje door hebt ga je er echt voor. Je hoeft geen onnodige extra risico’s op te zoeken.

Zelf heb ik ervoor gekozen om te investeren in Afrikaanse bedrijven, via MyC4 (Kan ook via bijvoorbeeld: Kiva). Kan al vanaf 5 euro, tegen een potentiële rente van zo’n 12%.

Hier heb ik voor gekozen omdat het instap bedrag laag is, en het risico vrij klein (je kunt het hele verhaal van de ondernemers checken). Maar ook omdat ik bedrijven tof vind, en ik het de ondernemers gun.

Daarnaast verdiep ik me in FOREX. Bij eToro, want daar kan ik afkijken wat andere (succesvolle) mensen doen. Omdat ik hier momenteel nog weinig verstand van heb zal ik in het begin vooral moeten leren, en fouten maken. Gelukkig kon ik bij eToro vrij simpel een demo (oefen) account afsluiten, zodat ik die fouten vooral met nepgeld kan maken.

Ook interessant om in de gaten te houden vind ik de marktplaats van Sitedeals. Vaak worden hier complete, geautomatiseerde, websites aangeboden. Variërend van half af, en levert niets op, tot draait al jaren met een omzet van een paar duizend euro per maand.

Je opties voor wat je met dit potje kunt doen verschillen natuurlijk ook met hoeveel er in terecht komt. Als je net een startende ondernemer bent, met nog weinig inkomsten, kijk je naar kansen waar je slechts een klein budget voor nodig hebt (zoals bijvoorbeeld FOREX). Maar later als je gegroeid bent en er veel meer geld in dit potje terecht komt kun je ook kijken naar grotere kansen (zoals bijvoorbeeld Vastgoed).

Dit potje kan ervoor zorgen (als je het goed aanpakt) dat je exponentieel gaat groeien. Je genereert steeds meer inkomen, wat je weer kunt gebruiken voor steeds grotere investeringen, die weer zorgen voor nog meer inkomen, etc.

Langere termijn sparen (10%)

Vervolgens een, voor de meeste mensen, bekendere in het geld beheer systeem. Je spaarrekening, voor de grotere aankopen. Elke maand gaat ook hier 10% van je inkomen naartoe.

Stel een doel waar je voor gaat sparen, bijvoorbeeld:

  • Een vakantie
  • Een auto
  • Je bruiloft (of die van je kind)
  • Nieuwe laptop

Eigenlijk dus een beetje alle dingen die jij wilt hebben, die je niet zomaar ineens kunt betalen. Spaar op je gemakje elke maand 10% van je maandelijkse inkomen richting dit doel, en uiteindelijk kan je het betalen (en dan kies je een nieuw spaardoel).

Schulden aflossen (5%)

Een eventuele verdere specificatie van het ‘Lange termijn sparen’ potje in dit geld beheer systeem is het aflossen van je schulden.

Gebruik elke maand 5% van je maandelijkse inkomen om te sparen voor dingen die je wilt hebben, en de andere 5% voor het aflossen van je schulden.

Indirect zorgt dit er ook voor dat je op de lange termijn steeds meer te besteden hebt.

Als je geen schulden (meer) hebt vervalt deze optie, en gebruik je de volledige 10% om te sparen. Of! Als je wilt zou je het dan eventueel nog op kunnen splitsen in 2x 5% als je voor 2 dingen tegelijk wilt sparen.

Onderwijs (10%)

Elke maand spaar je 10% van je inkomen om te besteden aan onderwijs. Te gebruiken voor alles waar jij ‘beter’ van wordt.

Bijvoorbeeld:

  • Seminars
  • Congressen
  • Boeken
  • Cursussen
  • Workshops
  • Trainingen
  • Coaching

Om bij te blijven is het tegenwoordig enorm belangrijk om permanent te blijven leren. Het moment jij stopt met jezelf te blijven ontwikkelen, is het moment dat je begint dood te gaan.

Ook dit creëert, net als je Financiële vrijheid rekening, een vicieuze cirkel effect. Hoe meer jij weet/kunt, hoe meer waarde jij (met je bedrijf) kunt creëren, hoe meer inkomen je kunt genereren, hoe meer geld er via dit geld beheer systeem in de potjes te verdelen valt, hoe meer er in dit potje komt, hoe meer je kunt leren, etc.

Noodzakelijkheden (55%)

Dit is de betaal rekening die het meeste overeenkomt met de betaal rekening zoals je die nu hebt. De betaalrekening om al je noodzakelijkheden te betalen.

Denk aan:

  • Eten
  • Drinken
  • Sportschool
  • Kleding
  • Rekeningen
  • Huur

Kortom: De kosten van jouw levensstijl. Je doel is om ervoor te zorgen dat je maximaal 55% van je maandelijkse inkomen besteed aan deze ‘vaste lasten’.

Dan weet je nu ook gelijk hoeveel salaris je jezelf zou moeten betalen. Bereken je vaste kosten en deel ze door 0,55. Bijvoorbeeld: €1200 (vaste kosten) / 0.55 (55%) = €2181.81 (gewenst salaris)

Dit is ook gelijk het lastigste deel van je geld beheren via dit systeem: Wat nou als je momenteel meer dan 55% van je inkomsten kwijt bent aan je vast lasten?

Dan zijn er meerdere strategieën die je toe kunt passen. De twee meest simpele zijn:

  • Versimpel je leven; Zorg ervoor dat je je maandelijkse lasten vermindert. Ga kritisch na hoe essentieel alle inkomende rekeningen zijn, en probeer de totale kosten te verminderen tot je wél bij 55% uitkomt.
  • Verhoog je inkomen; Andersom beredeneerd. Ga meer waarde leveren, zodat je meer inkomen kan genereren, zodat je vaste kosten wel slechts 55% bedragen.

En natuurlijk werkt een combinatie van die 2 het beste. Verlaag je kosten én verhoog je inkomen, dan is alles binnen no-time weer in balans.

Andersom kan natuurlijk net zo goed. Wat nou als de kosten van jouw levensstijl minder zijn dan 55% van je maandelijks inkomen?

Volgens mij heb je dan 2 opties:

  1. Gun jezelf meer luxe; Je hebt geld zat, dus het is geen enkel probleem om je levensstijl iets op te krikken. Leef je uit om groter te gaan wonen, iemand in dienst te nemen die voor je schoon wilt maken, of meer kaviaar te eten. Zolang je maximaal 55% aan je vast lasten uitgeeft is alles waar jij je goed bij voelt prima.
  2. Herverdeel het geld; Alles wat je ‘over’ houd na het betalen van je vast lasten kun je opnieuw verdelen over de overige potjes.

Spelen (15%)

15% van je maandelijkse inkomen wordt speelgeld. Dit is je geld wat vrij te besteden is. Aan alles. Doe ermee waar je zin in hebt. Extra goed als het jou een gevoel van rijkdom en luxe geeft. Geniet van je geld.

Denk aan:

  • Massages
  • Uit eten
  • Weekendje weg
  • Speelgoed
  • Efteling
  • Sauna
  • High Tea
  • Helikopter vlucht

Belangrijk aan dit potje is vooral dat je het elke maand op maakt! Geld moet vloeien, en jij moet genieten.

Weggeven (5%)

Een verdere specificatie van je speelgeld. Gebruik 5% van je maandelijkse inkomen om anderen te helpen. Laat jezelf merken dat het goed is dat jij (veel) geld verdient, want anderen worden er ook beter van.

Hoe je anderen van jouw geld laat genieten is helemaal aan jezelf. Je kunt het bijvoorbeeld doen door een rondje te geven in de kroeg, een huis te kopen voor je ouders, of te geven aan een goed doel.

Minstens 5% van je maandelijkse inkomen gebruik je voor anderen. Om de wereld beter te maken, maar ook om jezelf te motiveren.

Aangezien je speelgeld elke maand op moet. Kun je altijd alles wat je over had nog als extra weggeef geld gebruiken.

P.R.I.S.M.A. Doelen: Slimmer dan S.M.A.R.T.

prismaBijna iedereen kent S.M.A.R.T.. In elke opleiding word je geacht om al je doelen ‘SMART’ te maken, tot ergernis van velen. Ik heb er zelf ook al eens over geschreven. S.M.A.R.T. is een prima methodiek om jou te helpen betere doelen te formuleren. Een methodiek, want er zijn er meerdere. Zo is er bijvoorbeeld ook P.R.I.S.M.A.. Over P.R.I.S.M.A. hoor je lang niet zoveel als over S.M.A.R.T. (Volgens Google is het een verschil van 9900 tegen <100), maar persoonlijk vind ik het een fijnere manier van doelen stellen.

Wat is “PRISMA”?

P.R.I.S.M.A. is een methodiek van doelen stellen die veel gebruikt wordt bij Neurolinguïstisch programmeren (NLP). Net als bij het bekendere S.M.A.R.T. staan de letters van PRISMA allemaal voor een bepaald aspect van je doel, en je probeert bij het formuleren van je doel rekening te houden met al de verschillende aspecten.

PRISMA staat voor:

  • P ositief
  • R elevant
  • I nvloed
  • S pecifiek
  • M eetbaar
  • A ctiegericht

Positief

Positief gaat over het positief formuleren van je doelen. Aan de ene kant is dit erg belangrijk omdat je doel daardoor een stuk fijner klinkt, en mensen helpen jou liever met een positief doel (Wat op zijn beurt weer helpt om je doel makkelijker te bereiken). Aan de andere kant is negatief gedoe natuurlijk gewoon slecht voor je energiepijl, en je motivatie.

Maar het belangrijkste aspect komt, volgens mij, uit het Neurolinguïstisch programmeren. Volgens NLP theorieën en filosofieën is het zo dat alles waar je aan denkt, dat trek je aan. Jouw onderbewuste (en het universum) proberen hetgeen waar jij aan denkt te realiseren, ongeacht of dit nou iets positiefs of negatiefs is. Als je dus negatief denkt, zul je negatieve dingen aantrekken. Denk je positief, dan trek je positieve dingen aan.

Relevant

Zorg ervoor dat jouw doel relevant is. Relevant voor jou, voor jouw bedrijf, voor de wereld.

Niets meer dan simpele logica eigenlijk. Ik ken niemand die tijd en energie wil stoppen in iets waarvan ze van te voren al weten dat het totaal irrelevant is.

Invloed

Het is belangrijk om na te gaan of het doel wat jij stelt wel iets is wat binnen jouw invloed ligt. De cirkel van betrokkenheid en cirkel van invloed, zoals Covey dat noemt.

Als jij geen invloed hebt op het doel wat je aan het stellen bent heeft het weinig (tot geen) nut om er energie in te stoppen. Een beetje trekken aan een dood paard, zeg maar.

Specifiek

Net als bij SMART is het ook bij PRISMA belangrijk dat je je doel zo specifiek mogelijk maakt. Er mag geen enkele vorm van twijfel over bestaan wat je nou precies bedoelt. Op zich zou een wildvreemde direct moeten kunnen snappen wat je nou daadwerkelijk wilt bereiken.

Dit is vooral belangrijk omdat het jou forceert om heel diep na te denken over wat je nou echt wilt.

Formuleer je je doel als “Meer omzet” dan heb je je doel bereikt als alles exact hetzelfde blijft, en je toevallig een dubbeltje op straat vind. Vast niet wat je bedoelde, dus het is handig om je doel specifieker te formuleren.

Meetbaar

Ook meetbaar is een oude bekende voor S.M.A.R.T. veteranen. Hier gaat het erom dat je moet kunnen weten wanneer je doel bereikt is.

Denk van te voren na over hoe je kunt meten of je doel bereikt is, en vooral ook wat je dan zou moeten meten.

Als je wilt afvallen kun je kilogrammen meten, maar ook vetpercentage. Welke van die 2 wil je iets in bereiken? Wil je minder wegen, of wil je minder vet hebben?

Hetzelfde geld natuurlijk voor je bedrijfsgroei. Je kunt het aantal klanten meten, het aantal producten, je omzet, etc. Kies één waarde die je wilt laten groeien, en besluit hoe je die waarde gaat meten. Wil je een maandomzet van €8333.33, of een jaaromzet van €100.000? (Yup, dat kunnen wel degelijk 2 hele verschillende dingen zijn)

Actiegericht

Houd er rekening mee dat je daadwerkelijk actie kunt ondernemen richting je doel. Op zich overlapt dit wel een beetje met het “Invloed” deel. Het is belangrijk om na te denken of je überhaupt iets kunt doen om dichter bij je doel te komen.

Aan de ene kant denk je na over jouw invloed. Wat kun jij doen om dichter bij het doel te komen. En nu denk ja na over wat er gedaan zou kunnen worden om dichter bij het doel te komen.

Welke acties kunnen er (vandaag) worden ondernomen zodat je doel morgen dichter bij is dan gister?

Elk stapje telt, hoe klein dan ook.

Waarom P.R.I.S.M.A.?

Waar SMART redelijk saai en zakelijk over komt (Wat waarschijnlijk komt doordat het te vaak gepusht wordt voor doelen waar jij weinig mee te maken hebt). Is PRISMA, volgens mij, een stuk beter om meer gemotiveerd te raken van je doelen. Wat vooral te danken aan de letters P,R,I & A. Positief (geeft goede energie), Relevant (dus jij hebt er iets aan), Invloed (jij kunt er iets aan doen), Actiegericht (er is daadwerkelijk iets wat gedaan kan worden).Target-audience_small

Wanneer P.R.I.S.M.A.?

Wanneer niet? Een methodiek voor doelen stellen is, wat mij betreft, altijd goed. In (bijna) elke situatie dat je SMART zou kunnen gebruiken, kun je ook PRISMA gebruiken. Maakt weinig uit, zolang het je maar forceert om goed over je doelen na te denken.

Denk bijvoorbeeld aan:

  1. Levensdoel (Of: Big Hairy Audacious Goal)
  2. 5-jarig doel
  3. 1- tot 2-jarig doel
  4. Weekdoel
  5. Dagdoel

Een slecht voorbeeld

“McDonalds stoppen met het serveren van chemisch afval”

Slecht, omdat:

  • Positief: Het doel is erg negatief geformuleerd. Iets stoppen is per definitie negatief, ongeacht hoe je het zou bedoelen. Je hebt ongetwijfeld het beste voor met de wereld, maar door het op deze manier te formuleren klinkt het niet positief.
  • Relevant: Zit de wereld er op te wachten dat jij de McDonalds stopt? Aan de drukte in McDonalds ‘restaurants’ te zien gok ik erop van niet.
  • Invloed: Heb jij invloed op wat de McDonalds serveert? Waarschijnlijk niet (tenzij je er zelf werkt misschien). Alle actie die je onderneemt voelt dus al snel alsof je tegen een muur staat te gillen. Het kost een berg energie, maar je bereikt niets.
  • Specifiek: Welke McDonalds wil je stoppen? Die ene bij jou in de stad? Alle McDonalds in Nederland? Alle McDonalds wereldwijd? En welk deel van hun menu vind jij ‘chemisch afval‘? Verschilt dat per regio? Er zijn dus nog veel te veel vraagtekens bij dit doel.
  • Meetbaar: Hoe weet je of dit doel bereikt zou zijn? Als er één McDonalds stopt met één ingrediënt uit één recept? Als alle McDonalds ter wereld bij wet verboden worden? En hoe zou je weten of dit is gebeurd?
  • Actiegericht: Wat voor actie zou je kunnen ondernemen om de McDonalds te stoppen? Protest voeren misschien, want je hebt geen invloed. Of steek je elke McDonalds die je kunt vinden in de fik? (Wees blij dat dit niet de A van Acceptabel is zoals bij SMART ;-)) Of is het misschien handiger om eerst te zorgen voor invloed, en dan van daar uit actie ondernemen? (Dan moet je dus eerst een ander doel stellen)

Een goed voorbeeld

“Biologisch en Paleo verantwoorde maaltijden toegankelijk maken voor iedereen in Dordrecht, voor 5 euro per gerecht.”

Beter, omdat:

  • Positief: Verantwoord, en toegankelijk. Twee positieve eigenschappen. Klinkt ook als een wereldverbetering.
  • Relevant: Zit de wereld te wachten op biologisch? Aan de trends te merken steeds meer denk ik. Zit de wereld te wachten op Paleo verantwoorde gerechten? Ook daar hoor ik steeds meer over, dus waarschijnlijk wel. Willen mensen in Dordrecht eten af kunnen halen voor 5 euro per gerecht? Aan de drukte van de afhaal chinees te merken zou ik zeggen van wel. Zit helemaal goed dus!
  • Invloed: Kun jij invloed uitoefenen om dit doel te bereiken? Ik zou niet weten waarom niet. Genoeg locaties beschikbaar, dus je zou zo een eigen (afhaal)restaurant kunnen beginnen.
  • Specifiek: In Dordrecht. Paleo. Biologisch. 5 euro per gerecht.
  • Meetbaar: 5 euro per gerecht is prima meetbaar. Toegankelijk voor iedereen in Dordrecht is nog discutabel. Bereik je iedereen in Dordrecht door 1 centraal gelegen (afhaal)restaurant te openen, of moet je een locatie hebben per buurt? Of misschien moet je helemaal geen locatie, maar alleen thuisbezorgen.
  • Actiegericht: Kan jij nu actie ondernemen om dichter bij je doel te komen? Ja. Je kunt beginnen door de maaltijden die je toch voor jezelf al maakt op thuisafgehaald.nl aan te bieden voor 5 euro. Dan is het in ieder geval al kleinschalig toegankelijk, voor 5 euro, lokaal.

PRISMA vs SMART

missile on targetBeide methoden hebben hun voors en tegens. Zo is PRISMA bijvoorbeeld niet Tijdgebonden, en SMART wel. Afhankelijk van waar je het doel voor wilt gebruiken kan dit een enorm verschil maken.

Volgens mij gaat het er niet om welke methode beter zou zijn. Gebruik gewoon de methode waar jij het beste resultaat mee behaalt. Het belangrijkste aspect is dat kritisch blijft. Kritisch naar jezelf, en naar de doelen die je stelt. Of dat nou via PRISMA, SMART, of een andere methode is.

De kracht van 0.1%

diagramStel: je verdient nu 1000 euro per maand, en je wilt een miljoen euro per jaar verdienen. Hoe ga je dat in godsnaam ooit voor elkaar krijgen?

Of je hebt nu 100 bezoekers per dag op je website, en je wilt er 100.000 per dag.

Kleine stapjes. Enorm succes van de 1 op de andere dag bestaat niet. Het kost jaren om de juiste fundering op te bouwen, en dan ineens.. BAM! Heb je het omslagpunt bereikt. Dan ‘ineens’ ben je er.

Om dit te bereiken is in theorie vrij simpel (maar niet eenvoudig). Verbeter elke dag met 0.1%.

Elke dag één tiende van een procent verbeteren. Klinkt best haalbaar, toch? Ik bedoel, 0.1% stelt natuurlijk geen donder voor.

De japanners noemen dit ‘Kaizen’. Kaizen betekent letterlijk “continu verbeteren”, en dat is dan ook eigenlijk het enige wat je hoeft te doen.

Dag in dag uit zoek je naar verbeteringen. Verbetering voor jezelf, en verbeteringen voor je bedrijf. Al is het maar een lullige verbetering die nauwelijks de moeite lijkt, aan 0.1% kom je al snel.

Zelfs als het op een dag niet lukt, kun je nog steeds wel ervoor zorgen dat je op een halve procent uitkomt na een week. 0.5% is nog steeds niet echt veel..

Het wordt krachtig omdat je het elke dag doet. Elke dag 0.1%. Das na één week (5x 0.1%) ongeveer 0.5%. En na één jaar (52x 0.5%) ongeveer 26%.

Maar! Het zijn percentages, geen exacte cijfers. Dus je groeit exponentieel. Het wordt dus na loop van tijd een steeds groter verschil.

10085

Stel je verdient nu 1000 euro per maand. En je gaat een heel jaar lang, elke dag, met 0.1% verbeteren. Dan verdien je volgend jaar €1260 per maand. Dat is dus 260 euro per maand extra, maar! Als je dat dan nog een jaar blijft doen verbeter je niet 26% van €1000, maar van die €1260. Dus na het tweede jaar verdien je weer €327,60 meer. Dan kom je al aan €1587.60 per maand

De ‘truuk’ is dat je dit gewoon 10 jaar lang vol moet blijven houden. Dan kom je uit op een totaal van €10.085,70 per maand. Een ruime 1000% meer dan waar je begon.

Dit fenomeen staat dan ook bekend onder de noemer: 1000% Formule. 10 jaar lang, elke dag 0.1%. Dat is geen 260%, maar 1000%!

101721

Als je even doorrekent, en diezelfde lijn nog 10 jaar doortrekt. Je blijft doorgaan, elk jaar verbeter je met 26%. Weer 10 jaar later kom je dan uit op €101.721,- per maand. Oftewel €1.220.652,- per jaar.

Je kunt dus met relatief weinig moeite miljonair worden, als je 20 jaar geduld hebt.

De echte grap is natuurlijk dat als je echt elke dag nadenkt over hoe je kunt verbeteren, dan verbeter je meestal veel meer dan 0.1% (want 0.1% is verdomd weinig). In de praktijk zal het naar alle waarschijnlijkheid dan geen 20 jaar duren, maar eerder 7 tot 12 jaar.

Batching: De sleutel om meer te doen, in minder tijd

Bij (bijna) elke taak die jij uitvoert hoort een deel rompslomp. Heb je niet om gevraagd, maar krijg je er gewoon zomaar ineens gratis bij. Soms fysiek, allerlei voorbereidingen voor je de taak daadwerkelijk kunt uitvoeren. Maar in ieder geval ook mentaal, je hoofd moet zich even instellen op wat je gaat doen.

Al die extra rompslomp kost natuurlijk ook tijd. Bij fysieke voorbereiding is dat heel duidelijk, maar ook het mentale deel kost minstens een paar secondes.

De oplossing is een vrij simpele (en ook nog eenvoudige) vorm van Time Management: Batching

Batching

Batching is het bundelen van soortgelijke taken, met als gevolg dat je die rompslomp maar 1x hebt, je je makkelijker kunt concentreren, minder mentale vermoeiing, minder uitstelgedrag, minder stress, en je blijft nog een stuk scherper ook. Grote of kleine taken maakt niet uit, zolang ze soortgelijk zijn gewoon bundelen, dat komt de tijd én kwaliteit ten goede.

Vergelijk het met koekjes bakken. Stel je wilt 10 koekjes bakken. Ga je dan elk koekje apart maken, of maak je deeg voor 10 en gooi je ze allemaal tegelijk de oven in?

Digitaal geldt natuurlijk gewoon hetzelfde. Stel je gaat je email verwerken. Wil je dan elke keer je computer opstarten, email programma starten, nieuwe mailtjes downloaden, 1 mailtje lezen, verwerken, en de hele meuk weer afsluiten.. Of denk je “Als ik nu toch bezig ben..” en verwerk je heel je inbox?

Het is dus niet iets nieuws wat je moet aanleren, je doet het al lang! Nu is het alleen nog zaak om dit constant te doen, voor zoveel mogelijk van je taken.

Batching in de praktijk

In de praktijk is het voor (bijna) al je taken van toepassing. Wat je moet doen om dit simpel te maken is gebruik maken van je contexten, tags, categorieën, of aparte lijsten, in jouw takensysteem.

Maak voor elke soort taak een tag (of hoe het ook mag heten in jouw app), bijvoorbeeld: Bellen, Betalen, Mailen, Boodschap, etc

Post

Vervolgens als je besluit te gaan bellen pak je heel die bel lijst erbij, en handel je gelijk al je telefoontjes af.

Je zult merken dat je dan al snel in een ritme komt waardoor die telefoontjes je steeds makkelijker af gaan. Tijdwinst, en nog kwaliteit winst ook.

Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld betalen. Pak al je facturen erbij, start een pomodoro, en betaal al je crediteuren. Lekker in ritme ben je er zo mee klaar, en je hoeft maar 1x dat gedoe met je ‘internet reader’ cijfertjes te doen.

Voor ‘Boodschap’ scheelt het misschien nog wel het meeste tijd. Met ‘Boodschap’ bedoel ik niet per se alleen maar je boodschappenlijstje (al is het natuurlijk al heel fijn als je die hebt), maar eigenlijk gewoon alles waarvoor jij van je werkplek weg zou moeten. Brief posten? Boodschap. Blikjes bier kopen voor vanavond? Boodschap. Oude fiets wegbrengen naar de ‘milieustraat’? Boodschap. Uiteindelijk hoef je dan dus maar 1x weg van je werkplek, en handel je gelijk al die dingen af, dan houd je de rest van de dag een mooi groot blok aaneengesloten tijd over.

En dat mooi grote blok met aaneengesloten tijd komt je creativiteit dan weer ten goede.

De Dagelijkse Review

Bijna iedere ‘GTD’ fanatiekeling kent de Wekelijkse Review wel. Een verplicht onderdeel van ‘Getting Things Done’ als jij ervoor wilt zorgen dat je echt een Geest als Water hebt. Niet alleen alles opschrijven, verwerken, en organiseren, maar zeker ook regelmatig onderhoud plegen aan je systeem zodat je écht zeker weet dat alles nog steeds klopt. Als je deze Wekelijkse Review niet doet verlies je (onbewust) het vertrouwen in het hele systeem, en doe je dus alsnog alles in je hoofd.

Maar naast het Wekelijkse onderhoud heb je nog meer onderhoud. Getting Things Done is namelijk verdeeld in 6 verschillende ‘vlieghoogtes’.

  • Startbaan: Huidige acties
  • 10.000 voet: Huidige projecten
  • 20.000 voet: Verantwoordelijkheidsgebieden
  • 30.000 voet: Doelen (1- tot 2 jaar)
  • 40.000 voet: Visie (3- tot 5 jaar)
  • 50.000+ voet: Levensdoel

En daarmee kom je dus ook uit op 6 verschillende reviews, en review frequenties.

  • Dagelijkse Review: Startbaan
  • Wekelijkse Review: 10.000 voet
  • Maandelijkse Review: 20.000 voet
  • Kwartaallijkse Review: 30.000 voet
  • Jaarlijkse Review: 40.000 voet
  • Jaarlijks+ Review: 50.000+ voet

Review

De Wekelijkse Review is het bekendst van al deze reviews. Niet per se omdat het de belangrijkste is. Volgens mij vooral omdat de meeste mensen ‘Getting Things Done’ niet volledig implementeren, dus sowieso nooit aan de hogere vlieghoogtes toekomen. En misschien ook wel omdat onderhoud het snelst overgeslagen wordt, ongeacht hoe belangrijk het is.

Persoonlijk merk ik dat hoe strakker je deze review momenten hanteert, hoe sneller je bij je doelen uitkomt. Door regelmatig dingen even na te lopen zorg je dat je de juiste kant op blijft gaan.

De Wekelijkse Review kennen we, maar waar bestaat zo’n dagelijkse review dan uit? Mijn dagelijkse review heb ik opgesplitst in 2 delen. De ene helft als dagafronding, de andere helft om de dag goed te beginnen. De ochtend begint ongeveer zo:

  • Check ‘harde’ Landschap: Even de agenda checken hoe vandaag eruit ziet, check welke dingen er vandaag beginnen, en check of er nog harde deadlines aan zitten te komen.
  • Verwerk OmniFocus inbox: Ik gebruik OmniFocus voor mijn ‘GTD’ systeem, en gooi gedurende de dag alles wat mij te binnen schiet de OmniFocus inbox in via de ‘Quick Entry’. Deze items verwerk ik 3x per dag, zodat het nooit oploopt naar werk waar ik tegenop zie, en zodat ik vage ingevingen erin kan gooien en me tijdens het verwerken nog steeds kan bedenken wat ik eigenlijk bedoelde.
  • Check ‘Wachten op’: ‘s ochtends even de context ‘Wachten op’ aanklikken om te checken waar ik allemaal nog op wacht. Alle bestellingen, gedelegeerde werkzaamheden, uitgeleende boeken, etc. Doe er verder weinig mee op dat moment, maar het versterkt het vertrouwens gevoel dat je voor je systeem moet hebben. “Ja, echt alles staat er in, Niels!”
  • Check of alle projecten een ‘Eerstvolgende Actie’ hebben: Zonder een ‘Eerstvolgende Actie’ kan je geen voortgang maken in je projecten. Als je niet weet wat je moet doen om verder te komen, doe je niets. Als je niets doet, gebeurt er niets. Essentieel dus dat je er altijd voor zorgt dat er minstens één volgende actie bij elk project staat.
  • Check Doelen: Om goed in lijn te blijven met mijn doelen check ik deze ‘s ochtends nog even. Zowel mijn dagdoel, als mijn weekdoel, als de hogere doelen. Eventjes snel lezen en bij stilstaan, dat houd je scherp.
  • Zijn er 3 Meest Belangrijke Taken?: ‘s avonds bepaal ik de 3 Meest Belangrijke Taken voor de volgende dag. De zwakste schakel van elk systeem is de mens. Ik vind het dus noodzakelijk om mijzelf niet te vertrouwen, en dus ‘s ochtends nog eventjes te checken of ik wel écht 3 Meest Belangrijke Taken heb geselecteerd. Zo ja, prima. Zo nee, bepaal ik ze alsnog.

En het avond deel, de dagafronding, van mijn dagelijkse review is als volgt:

  • Bepaal dagdoel voor morgen gebaseerd op Weekdoel: Zonder doelen weet je niet waar je je mee bezig moet houden. Daarom stel ik elke avond een dagdoel voor de volgende dag. Kleine doelen, want het is maar voor één dag. Zulke kleine doelen zorgen ervoor dat je na een jaar grote stappen hebt gedaan richting je Big Hairy Audacious Goal.
  • Bepaal 3 Meest Belangrijke Taken voor morgen: Een dagdoel is leuk, maar dat zijn nog geen concrete taken, daarom bepaal ik elke avond wat de 3 Meest Belangrijke Taken zijn voor de volgende dag. Nouja eigenlijk zijn het meestal 2 Meest Belangrijke Taken, en 1 kikker. Taken die mij dichter bij mijn dagdoel brengen.
  • Verwerk OmniFocus inbox: Nog een keer even al mijn ingevingen verwerken, grote kans dat ik morgen niet meer zou weten wat ik nou eigenlijk precies bedoelde.

Door op deze manier elke dag even een paar minuten te besteden aan het onderhoud van mijn Getting Things Done systeem zorg ik dat het actueel blijft, volledig ‘voelt’, en het vertrouwen in dit systeem gewaarborgd is. Dankzij dit vertrouwen laat mijn onderbewuste de taak van het onthouden los, en kan ik genieten van bizar veel rust in mijn hoofd.

Bespaar een berg tijd met de 80/20 regel

Tijd is een verwarrend ding, het is namelijk ongeveer het enige in ons leven wat echt beperkt is. We hebben zo’n 42.339.780 minuten, en ongeacht hoe we die minuten besteden gaan ze voorbij. Best interessant dus als je weet welke activiteiten écht de moeite zijn, zodat je zoveel mogelijk van je beschikbare minuten daarop kan focussen.

Econoom Vilfredo Pareto heeft alweer meer dan 100 jaar geleden een interessante ontdekking gedaan. Hij stelde vast dat 80% van de bezittingen in Italië in handen was van 20% van de Italiaanse bevolking.

“Het leven is oneerlijk!” hoor ik je denken. Tja inderdaad, maar gelukkig weten we dit en kunnen we er dus gebruik van maken.

Dit ‘Pareto-principe’ (in de volksmond ook wel de 80-20-regel genoemd) geldt namelijk voor nog veel meer dingen. Zo ook voor de activiteiten in jouw bedrijf. De veralgemeende regel beschrijft dat 80% van de uitkomsten veroorzaakt worden door 20% van de oorzaken.

Zo kan in een schoolklas 20% van de kinderen 80% van het lawaai veroorzaken, terwijl in de chemische industrie 20% van de processen 80% van de uitstoot veroorzaken, of 20% van jouw klanten 80% van je omzet genereren.

80-20 regelTuurlijk de verhouding 80-20 is meestal niet letterlijk 80% tegenover 20%. Het hoeft zelfs niet eens op een totaal van 100% uit te komen. Soms is 80% wat overdreven, soms is 20% toch net iets te minimaal. Het gaat vooral om het principe dat het overgrote deel van de resultaten komen uit een in verhouding veel kleiner deel van de inspanningen. Neem de cijfers dus niet letterlijk. Het maakt niet uit of de verhouding nou 80-20, 60-40, of 230-10 is.

Dit ‘Paretoprincipe’ is dubbelzijdig interessant. Aan de ene kant is het fijn om te weten dat 80% van je omzet komt door slechts 20% van je klanten, zodat je er in de toekomst op kan focussen om meer van het soort klanten te krijgen dat nu zorgt voor die 80% van je omzet. Maar de andere kant is minstens net zo interessant, want blijkbaar is er dus ook 80% van de klanten die slechts 20% oplevert. Of zorgt 20% van je klanten voor 80% van het tijdverspillende gezeur.

Uiteindelijk wil je dus misbruik gaan maken van deze regel. Zoveel mogelijk resultaten, met zo min mogelijk inspanning.

Om dit te bereiken zul je onderzoek moeten doen in je eigen bedrijf, zodat je verschillende 80 en 20 aspecten in jouw werkzaamheden kan ontdekken.

Klein voorbeeldje: Als jij na een onderzoekje in eigen cijfers ontdekt dat de klanten die via social media marketing bij jou terecht zijn gekomen behoren tot de groep die 80% van je omzet oplevert, dan kan je ervoor gaan kiezen om volledig te stoppen met andere vormen van acquisitie en bijvoorbeeld een cursus te volgen om nog beter te worden in social media marketing zodat je nog meer van dit soort klanten gaat aantrekken.

Het kan natuurlijk ook dat je na dat onderzoekje in eigen cijfers concludeert dat je 80% van je acquisitie tijd besteed aan social media marketing, en dat social media marketing slechts 20% van je klanten oplevert. Dan is het misschien verstandig om met deze activiteit te stoppen (tenzij deze 20% van de klanten ook zorgt voor 80% van je omzet natuurlijk ;-)).

Als je écht veel tijd wilt gaan besparen, en bijvoorbeeld nog maar 10% van je tijd wilt werken, is het essentieel dat je regelmatig onderzoekt hoe het er bij jou momenteel voor staat met dit Pareto-principe. Zoek constant naar die 20% van je inspanningen die zorgen voor 80% van de resultaten.