Email efficiënt versturen in 6 stappen

Bij mijn artikel over het Email efficiënt verwerken in 6 stappen, kreeg ik de volgende vraag:

“Niels, bedankt voor het Email verwerkingsplan. Het gaat hier (en in meerdere artikelen) hoofdzakelijke over de inkomende mail. Het is ook van belang om een goed om te gaan met wat je zelf hebt uitgestuurd. Heb je hier nog tips voor?”

Maar natuurlijk! 😉

In dit artikel zal ik, met behulp van een Flowchart, uitleggen hoe je efficiënt kan omgaan met het versturen van emails.

Email versturen flowchart

Email versturen flowchart


Email de beste keus?

Om te beginnen is dit een belangrijke vraag om te stellen: “is mail de beste keus?”. Houd bij het antwoord rekening met eventueel andere communicatiemiddelen die je met deze persoon hebt, maar ook met wat je eigenlijk wilt communiceren. Email is best wel opdringerig voor een mededeling dat geen prioriteit heeft, misschien kan je dan beter Twitter gebruiken. Email is redelijk traag voor een vraag waar jij snel antwoord op wilt. Misschien kan je beter even chat berichtje sturen. Om iets te bespreken kan je waarschijnlijk beter bellen; dat gaat vele malen sneller. Om iets te bespreken met meerdere mensen kan je beter een meeting plannen. En ga zo maar door. Er zijn tegenwoordig heel veel verschillende communicatie media en als je per situatie de beste kan kiezen, scheelt dit aanzienlijk in de snelheid en overhead.

Typ onderwerp

Als je dan besluit toch een mailtje te sturen, is dit waarschijnlijk de belangrijkste stap waar je rekening mee moet houden. Zorg om te beginnen voor een prefix, zet in je onderwerpregel al wat de ontvanger kan verwachten. Je kan bijvoorbeeld prefixes doen zoals:

  • “ACT:” Ik verwacht actie van jouw kant. Je moet iets voor me doen (doornemen, goedkeuren offerte, etc.).
  • “VRG:” Ik heb een vraag, ik wacht op een antwoord van jouw kant.
  • “FYI:” Ik heb informatie voor je. Dit moet je eventjes weten, ik verwacht geen reactie op deze mail.

Vervolgens typ je zo kort, duidelijk en volledig mogelijk wat jij wilt mededelen. Bijvoorbeeld: “FYI: Bevestiging lunch, 12:15, op 19/01/2012 in Seats2Meet Amersfoort”. Zorg dat je zo veel mogelijk zegt in de onderwerp regel, dan weet de ontvanger direct waar hij/zij aan toe is en kan het mailtje aan de andere kant sneller verwerkt worden.

Tip: Zorg voor een filter op alle mailtjes die jij verstuurd hebt, waarbij het onderwerp begint met ACT of VRG. Laat deze mailtjes in een speciaal mapje/label komen als iets waar je op wacht. Als je dan in dit mapje kijkt, heb je in 1x een overzicht van alles waar je op wacht en hoef je hier dus verder niets voor te doorzoeken.

Einde email bericht?

Het zou heel goed zo kunnen zijn dat na zo’n heldere onderwerp regel eigenlijk alles al gezegd is. Zeker als je een vraag of mededeling hebt kan dit vaak het geval zijn. Ga dus na of extra tekst eigenlijk nog wel meerwaarde biedt; dat veld is namelijk lang niet altijd verplicht. Blijf vooral onthouden: “Less = More”. Hoe minder tekst je hebt hoe minder de ander hoeft te lezen/verwerken en hoe sneller je dus klaar bent met de communicatie.

<EOM>

Als je hebt besloten dat de onderwerp regel genoeg zegt en overige tekst alleen maar voor onnodige overhead zou zorgen, zet dan “<eom>” aan het einde van de onderwerp regel. EOM staat voor “End Of Message”, hiermee geef je dus aan dat de onderwerp regel alles zegt. De meeste email programma’s snappen deze mededeling ook en zullen jou niet waarschuwen over een leeg tekstvak.

Typ (korte!) tekst

Zoals ik altijd zeg, houd de teksten in je mailtjes zo kort mogelijk. Probeer de richtlijn van maximaal 3 regels aan te houden. Door de communicatie kort te houden, voorkom je ellenlange gesprekken via de mail. Als je productief met je email wilt omgaan, moet je gesprekken via een andere weg gaan doen. Email is hiervoor niet het beste communicatiemiddel, probeer één van de vele sociale netwerken als je gezellig wilt doen.

Kies de ontvanger(s)

Pas als laatste stap geef je in het emailprogramma aan naar wie dit bericht verstuurd moet worden. Door dit pas als laatst te doen, voorkom je foutjes waarbij je een half berichtje, vol fouten, vroegtijdig verstuurt.

Verstuur de email

Eventueel mag je het nog eventjes doorlezen en controleren op typo’s (zit je bijlage er wel bij?) en dan versturen die mail.


Wil je de flowchart downloaden (als PDF), zodat je deze groot kan uitprinten om boven je bed te hangen? Klik hier, dan sturen we het naar je op.
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]