Reserveer je agenda voor échte afspraken

Bijna iedereen heeft er wel één: een agenda. (Of een kalender, mogelijk met een Hang in There-kat.)

En voor iets wat zó veel gebruikt wordt, is het eigenlijk ook wel apart hoe vaak deze verkeerd gebruikt wordt.

Vaak worden er taken in een agenda gezet als een "suggestie", iets wat zou kunnen gebeuren die dag…

En dat is eigenlijk niet zo handig. Waarom?

Het probleem met valse deadlines in je agenda

Wanneer je dingen in je agenda gaat schrijven die je "zou willen doen" op die dag wordt je agenda vooral een richtlijn.

Iets wat zou kunnen die dag, maar niet iets wat moet.

Stel je voor dat je dat zou doen met de afspraken in je agenda. Dat je denkt "Ik denk dat ik met Veroniek wil afspreken dinsdag om 10.00, dus dat zet ik in m’n agenda" en dan de dag zelf wel kijkt of je dat echt doet.

Maar dat je ook "Meeting over nieuwe website met Valentino" in je agenda zet voor donderdagmiddag om 14.00. Dat heb je afgesproken met Valentino, dus dat ga je dan ook echt doen.

En ergens moet je dan maar "in je hoofd houden" welke afspraken écht zijn, en welke meer suggesties zijn.

Compleet bizar toch?

En toch doen we dit heel veel met taken, en fake deadlines.

Het resultaat is dat je deze "deadlines" niet serieus neemt, en je echte deadlines dus ook niet!

Als je dan "Omzetbelasting betalen" hebt staan met een deadline op de laatste dag van het kwartaal, stel je dat ook gewoon een paar dagen uit, en heb je ineens een boete.

De oplossing

De oplossing ligt natuurlijk compleet voor de hand. Waarschijnlijk had je het zelf al bedacht terwijl je dit leest.

Zet alleen dingen die écht op dat moment moeten in je agenda.

Als jij een afspraak hebt met Pauline om 11.00 is het handig dat die in je agenda staat.

Als je van plan bent om vandaag drie sales mails te schrijven, maar er geen harde deadline op zit, hoeft dat ook niet op die manier in je agenda.

Maar wat nou als je het reserveren van die tijd nodig hebt om te zorgen dat je het doet? Dan kun je "misbruik" maken van een klein trucje. 😉

Plan afspraken met jezelf

Je kunt afspraken met jezelf plannen, maar neem ze dan wel serieus.

Het is prima als jij donderdagmiddag 100% blokkeert voor een afspraak met jezelf. Schrijf het in je agenda.

Als je een gedeelde agenda hebt, en niet wilt dat collega’s die tijd alsnog gaan inpikken geef je het een naam als "Meeting MM", waarvan niemand hoeft te weten dat dat Meeting Met Mezelf betekent.

Gebruik die tijd om belangrijk werk te doen. Plan van te voren wat je gaat doen. Maar vooral: neem die afspraak serieus, net zo serieus als je een andere afspraak neemt.

Dat betekent dat er best een keer iets tussen kan komen, omdat dat écht urgent is. Maar bekijk het niet anders dan een andere afspraak. Dit is geen moment dat je "nog vrij hebt".

Hoe bespaart dit tijd?

Dit bespaart je tijd op meerdere fronten.

Ten eerste kan het er voor zorgen dat je niet constant in meetings zit, je daadwerkelijke werk kunt doen, en dus niet thuis nog dingen moet gaan doen.

Ten tweede geeft het je veel meer focus. Je hebt helder wat er echt moet gebeuren vandaag (of voor een bepaalde datum bijvoorbeeld), waardoor het makkelijker is om aan de juiste dingen te werken.

Dit voorkomt ook die last-minute-stress van nog snel proberen je project af te krijgen, omdat je eigenlijk vergeten was wanneer het af moest.

Je agenda gebruiken als een agenda: voor de dingen die op een bepaalde dag, of een bepaalde dag en tijd, moeten gebeuren (een daadwerkelijke afspraak, een deadline) is prima. Maar meer dan dat moet het niet zijn.

[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]