Automatische ‘Wachten Op’-Lijst

Delegeer en vraag je regelmatig dingen via email, maar ben je tegen het eind van de week het overzicht een beetje kwijt wat nou bij wie ligt? Dan is een ‘Wachten Op’-lijstje best handig om bij te houden.

Maak simpelweg een mapje in je Email waarin je alle mailtjes kopiert met vragen die je bij anderen hebt neergelegd. Vervolgens kijk je aan het eind van elke week even in dit mapje en besluit je wat nog wel een week kan wachten, en waar je eventjes achteraan moet.

Verdomd handig. Maar helaas is het vullen van dit “Wachten Op” mapje vrij veel gedoe, daarom is het handig als je ervoor zorgt dat het vullen van jouw ‘Wachten Op’-mapje automatisch gaat.

‘Wachten Op’ Filter/Regel

Over filters in je Email heb ik het al vaker gehad, maar wist je dat ze ook werken op mailtjes die je zelf verstuurt? Wat je moet doen om het proces van: “mailtjes waar je op wacht kopieren naar het ‘wachten op’ mapje” te automatiseren is weer een regel of filter (Afhankelijk van welk programma je gebruikt heet het filter, of regel) aanmaken bij jouw email programma.

Wat zo’n filter moet gaan doen is het volgende:

Als een mailtje verstuurd is door MIJ, en het bevat de tekst “TRIGGER“, maak dan een kopie in “Wachten Op” mapje.

Wat je daarvoor dus nodig hebt zijn 3 gegevens:

• Mij – Dit is simpelweg jouw eigen email adres. Essentieel deel in de regel omdat anders vragen die andere mensen aan jou stellen in jouw ‘Wachten Op’-lijst terecht komen
• Trigger – Een specifiek stukje tekst dat in de mail voorkomt, want je hoeft niet op alles te wachten
• “Wachten Op” mapje – Een verwijzing naar het mapje (of label) waar het heen moet, over het algemeen kan je hier gewoon een nieuw mapje voor maken en deze simpelweg “Wachten Op” noemen

Als je nieuwsgierig bent naar hoe technisch gezien zo’n filter of regel werkt: Filters in Gmail, of Regels in Apple Mail.

‘Wachten Op’ Triggers

Één van de gegevens die je dus nodig blijkt te hebben is een specifiek stukje tekst, zodat de regel weet op welke mailtjes je nou daadwerkelijk wacht. Maar wat is dan zo’n stukje tekst? Eigenlijk moet je gewoon eens heel goed opletten welke tekst je altijd bij vragen en dergelijke zet. Een aantal voorbeeldjes die ik gebruik:

• Alvast bedankt – Dit zet ik in bijna elke mail als ik iemand om iets vraag, dus als dit in een mailtje staat is het waarschijnlijk iets dat in mijn ‘Wachten Op’-lijst terecht moet komen.
• Zie graag tegemoet – Gebruik ik wel eens als ik informatie aanvraag, dus ook iets waar ik uiteindelijk eventjes op moet wachten
• Bevestigen? – Bij het maken van een afspraak heb ik graag dat mensen het nog eventjes bevestigen, dus op die bevestiging moet ik ook wachten
• Bonus: #w4 – In alle situaties waarin ik niet met natuurlijke tekst kan concluderen dat ik ergens op wacht, maar wel wil dat het automatisch in mijn “Wachten Op” mapje komt. Gebruik dit bijvoorbeeld regelmatig als ik wacht op een betaling of levering van iets.

Met die 4 triggers vangt mijn filter zo goed als alles, maar als jij goede aanvullingen hebt mag je die natuurlijk hier onderin de reacties delen 🙂