SLQA 066 (Ronald): Hoe kan ik offertes en andere randzaken efficiënter doen?

Ronald loopt er tegenaan dat bijvoorbeeld offertes maken, en andere randzaken, constant meer tijd kosten dan dat hij verwacht. Hoe kun je daar mee om gaan? Hoe kun je dat beter inschatten? En hoe zorg je ervoor dat dingen die niet jouw core business zijn zo min mogelijk tijd kosten?

Heb jij ook een vraag voor ons?

Elke week beantwoorden we een vraag van één tijdkrijger.

Heb jij een vraag over financiële vrijheid, lifehacking, online business, passief inkomen, of productiviteit? Als je wilt dat we jouw vraag behandelen hoe je eigenlijk maar 1 ding te doen: Reageer onder deze video.

Transcript

Martijn: We hebben een vraag van.. Ronald. En het is een beetje een lange vraag, dus ik ga hem ietsje samenvatten. Wat Ronald eigenlijk zegt is: “Ik ben heel veel tijd steeds kwijt aan offertes maken, projecten die uitlopen door allerlei randzaken, inefficiënte processen”. Eigenlijk, zoals ik het lees, is er heel veel buiten mijn core business die steeds meer tijd kost dan dat ik denk.

Niels: En hoop.

Martijn: En hoop. En mogelijk van te voren gefactureerd heb. Of in een offerte heb gezet.

Niels: En het is voor hem dus moeilijk in te schatten van hoeveel tijd gaat er in zitten, dus weet hij niet wat hij moet factureren.

Martijn: Dat is zoals ik het hier uit begrijp.

Niels: Dat is wat wij er uit halen.

Martijn: Als we je verkeerd begrepen hebben Ronald, stuur ons dan even een mailtje. Dan helpen we in ieder geval vast andere mensen met deze vraag.

Niels: Daar doen we in ieder geval ons best voor.

Martijn: Maargoed. Hoe zorg je er dus voor dat als je steeds tijd kwijt bent aan die dingen die er.. Ik wil niet zeggen “niet toe doen” maar.. Die niet je core business zijn.

Niels: Die niet per se het belangrijkste zijn.

Martijn: Dat die wat sneller gaan, en dat je beter weet hoe je die kunt inschatten.

Niels: Dat het allemaal wat voorspelbaarder en efficiënter wordt.

Martijn: Precies.

Niels: De eerste stap is gewoon, en dat zeggen we heel vaak, om dingen op te schrijven. Natuurlijk als takenlijstje, in eerste instantie voor jezelf. Maar als je dat dan hebt kun je het als een soort template gaan gebruiken. Als jij jouw processen helemaal gaat uitwerken kun je dus in eerste instantie makkelijker zien wat er daadwerkelijk moet gebeuren, dat is wel fijn. Meestal als het in je hoofd zit is het niet per se overzichtelijk, dan maak je inschattingsfouten. En het tweede grote voordeel is: Als je het hebt opgeschreven en het staat op papier heb je er zelf een soort van afstand van genomen. Dankzij die afstand heb je meer overzicht, en kun je dus ook gaan zien hoe efficiënt het daadwerkelijk is.

Martijn: Het is ineens een abstracter ding eigenlijk. Het is een document geworden, een proces, in plaats van gewoon iets wat je aan het doen bent.

Niels: Je haalt de chaos er uit he. Kijk als je bezig bent heb je niet de tijd om na te denken over waar je mee bezig bent.

Martijn: Nee, want daar ben je mee bezig.

Niels: En dan kost het al te veel tijd. Dus als je het eenmaal op papier hebt kun je die afstand nemen. Dan kun je goed gaan kijken naar wat doe ik nou daadwerkelijk? Hoe slim en hoe efficiënt is dat?

Martijn: Dan is het dus ook belangrijk.. Want normaal als wij het dan over takenlijstjes hebben dan gaat het over projecten, en projecten hebben één eerstvolgende actie, noem maar op. Hier wil je natuurlijk dat hele proces van begin tot eind.

Niels: Je werkt het helemaal uit.

Martijn: Dat je het eigenlijk zo aan iemand kunt geven.

Niels: Dat is eigenlijk wel de belangrijkste criteria. Een wildvreemde moet het over kunnen nemen. Iemand die willekeurig op straat loopt en dat jij vraagt “kun jij dit overnemen”.

Martijn: Iemand met enige intelligentie, of enige kennis van jouw vakgebied. Eventueel, maar zou eigenlijk niet eens nodig moeten zijn. Afhankelijk natuurlijk. Als er heel veel vakinhoudelijk inzit.

Niels: Heel moeilijk technisch werk daar gelaten, maar.. In principe iemand ongeschoold moet het kunnen. Denk aan McDonalds.

Martijn: Altijd een goed voorbeeld.

Niels: Die doen dit verschrikkelijk goed. Die hebben dus eigenlijk altijd ongeschoold personeel.

Martijn: Vaak zijn het studenten die ondertussen naar school gaan.

Niels: Die hebben dat als bijbaan. In principe hebben die dus geen horeca ervaring en dat soort zaken. Maar ze zijn wel slim genoeg om het lijstje te kunnen volgen.

Martijn: Als daar dan inderdaad staat “die hamburger moet er 30 seconde in”. Dan leg je hem 30 seconde in die magnetron zal ik maar zeggen.

Niels: Patat moet zoveel minuten bakken.

Martijn: Nu wordt er iemand heel boos “Het is geen magnetron!”.

Niels: Tja, weet ik veel. Ik heb niet bij de McDonalds gewerkt. Het gaat om het idee.

Martijn: Het is gewoon een stappenplan wat je op zich kunt volgen.

Niels: Ja, iedereen kan het stappenplan volgen.

Martijn: En dat kun je dus zelf doen. Dan weet je gewoon elke stap kost zoveel tijd. Kun je ook gewoon bijhouden.

Niels: Dat kun je er bij gaan zetten dan. Dan in het vervolg kun je het beter inschatten, want je weet nu exact hoe lang het duurt.

Martijn: Of je kunt dus zeggen “ik ga het niet meer doen”, ik laat dit door iemand anders doen. En ik focus me op echt de toegevoegde waarde, de expertise die jij hebt. Dat is waar ik me mee bezig houd. Andere dingen kan iemand anders doen, of je kunt sjablonen maken misschien voor dingen. Dat je denkt dit komt vaak terug, ik zie het steeds in het proces. Misschien is je proces iets van: Ik stuur een voorstel, dan krijg ik een reactie, en dan stuur ik eigenlijk altijd deze 3 vragen nog een keer. Dat je dan denkt als je dat nou van te voren zou doen, scheelt misschien een stukje van dat heen en weer. Allemaal van die dingen dat je zegt met randzaken dat is heel veel ook in de voorbereiding. Als dat steeds hetzelfde is, en dat is vaak zo, dat je dat eigenlijk al kunt voorkomen.

Niels: Dat is moeilijk toe te geven, dat het vaak hetzelfde is. En daarom ook. Als je het op papier zet dan ga je dat zien. Begin het gewoon voor jezelf bij te houden. Volgende keer dat je weer een ding aan het doen bent. Schrijf gewoon op wat je aan het doen bent, dan heb je alvast je eerste draft. En dan volgende keer dat je weer hetzelfde gaat doen pak je eerst dat erbij. Dan kijk je wat is er de vorige keer fout gegaan, en verbeter je alvast wat.

Martijn: Wat ben ik vergeten. In principe ga je die eerste draft dan gewoon gebruiken. En dan kom je erachter dat je van stap 2 ineens naar 5 wil, maar 3 en 4 zitten er ook nog tussen.

Niels: En dan op een gegeven moment heb je dat proces dusdanig uitgewerkt dat je kunt zeggen “voor nu is het, voor mij, eigenlijk ‘perfect’”. En dan weet je dus hoeveel tijd het gaat kosten, en kun je eigenlijk vrij simpel uitbesteden. Door gewoon te zeggen van “nieuw persoon, jij gaat dit voor mij doen, hier is het proces”. En dan kunnen ze het overnemen. Dat scheelt nog meer tijd.

Martijn: Volgens mij moet je er zo mee aan de slag kunnen Ronald. En nogmaals: Als we je vraag verkeerd begrepen hebben, laat het gewoon even weten.

[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]