SLQA 050 (Charles): Hoe verwerk ik mijn volle inbox na de vakantie?
Charles komt net terug van vakantie en schrikt van zijn email inbox. 150 nieuwe berichten in zijn inbox. Dat kost hem naar eigen zeggen gewoon ruim 3 uur!
Dus zijn vraag aan ons: “Is er niet een manier om daar handig mee om te gaan?”
Gewoon filters (of regels) instellen Charles, hier heb je alvast 7 voorbeelden van email filters.
Heb jij ook een vraag voor ons?
Elke week beantwoorden we een vraag van één van onze tijdkrijgers.
Heb jij een vraag over financiële vrijheid, lifehacking, online business, passief inkomen, of productiviteit? Als je wilt dat we jouw vraag behandelen hoe je eigenlijk maar 1 ding te doen: Reageer onder deze video.
Transcript
Martijn: We hebben een vraag binnen gehad via de email, dat is een vraag van Charles. En Charles vraagt, of zegt eigenlijk, “ik ben een week met vakantie geweest, en ik heb 150 berichten in mijn inbox, dat kost me gewoon meer dan 3 uur werk! Ik moet het sorteren, ik moet reageren, en ik moet opschonen. Wat zou ik daar handig aan kunnen doen?”. Lijkt me een probleem wat meer mensen hebben. Misschien niet exact 150 berichten na een vakantie, maar het hele probleem van veel email in de inbox. Wat doe je daar mee?
Niels: En dat het gewoon verschrikkelijk veel werk kost. Ik vind het in ieder geval goed van Charles dat hij al weet dat het meer dan 3 uur werk kost. Dan heb je al een goede inschatting. Ander heb je zoiets van “oh Jezus, het zijn veel berichten, dat kost me een WEEK!”. Weet jij veel.
Martijn: En hij zegt ook ik moet sorteren, reageren, opschonen.
Niels: De stappen heeft hij ook al redelijk duidelijk van wat er moet gebeuren.
Martijn: Hij zegt niet ik moet met 150 emails iets doen. Maar echt hij moet ze eerst sorteren, en opschonen. Dus Charles, goed bezig!
Niels: In ieder geval met sorteren en opschonen is handig dat je het automatiseert. Elk email programma wat ik ken heeft iets wat ze “Regels” of “Filters” of iets in die richting noemen. Wat je dan kunt instellen.. Wat ik dan bijvoorbeeld heb. Mijn moeder stuurt me vaak mails vanuit Marktplaats. Die hoeven bij mij niet in mijn inbox want het heeft niet heel veel haast, maar soms is het wel leuk om even te kijken wat ze allemaal doorstuurt. Dus daar heb ik een filter voor aangemaakt. Dan kun je instellen dat als het komt van het email adres van mijn moeder, en in de onderwerp regel staat “Advertentie op Marktplaats” of zoiets. Weet ik niet precies uit mijn hoofd.
Martijn: Maar dat kun je opzoeken.
Niels: Dat staat er altijd als je het doorstuurt via Marktplaats. En als het voldoet aan die 2 regels, zet het dan in mijn mapje “Notificaties”. En dan komt dat allemaal daar in te staan.
Martijn: Een map wat voor jou logisch is. Zodat je dat in een batch kan processen. Dat je kunt zeggen ik ga nu even door alle notificatie emails. Of misschien heb je het heel specifiek voor Marktplaats dingen.
Niels: In mijn geval zijn het notificaties waarvan ik weet dat ik daar in ieder geval niet op hoef te reageren. Het zijn allemaal meldingen van andere plekken op het internet.
Martijn: Ik heb ook dergelijke filters natuurlijk. Ik heb bijvoorbeeld een email adres wat ik gebruik voor nieuwsbrieven. Alle emails naar dat email adres komen in het mapje “nieuwsbrief”. En dan zo eens in de zoveel tijd ga ik daar naar kijken. Of dat zeg ik nou ik ga daar toch nooit meer naar kijken, en dan kan het allemaal weg. Maar het zit inderdaad ook niet tussen mijn verdere email.
Niels: Dan blijft het ook weer uit je inbox, zodat je inbox niet die 150 berichten heeft. Maar misschien nog maar 20.
Martijn: Nouja goed het kunnen er nog steeds makkelijk 150 zijn soms. Maar dan zijn het in ieder geval 150 misschien relevante emails.
Niels: Dingen waar je waarschijnlijk op moet reageren.
Martijn: Dat is misschien ook trouwens nog wel een truuk. Ik zeg nu dat zijn “misschien relevante emails”, maar soms weet je gewoon van bepaalde mensen die emails zijn sowieso belangrijk. Dus als je inderdaad terug komt op.. Al zijn het er nog maar 40. Kan nog steeds wel dat je denkt “hoe ga ik dit aanpakken”. Dus je kan ook een filter maken, of misschien een slimme map maken in sommige email programma’s. Dat je zegt de emails.. In mijn geval die ik van jou krijg, of die ik van hoog gewaardeerde klanten krijg, van je baas krijgt. Dat je die allemaal in een mapje zet dat is dan je prioriteiten map. Je VIP map.
Niels: Ik vind ook wel dat ik prioriteit verdien bij jou. Nu ik dit weet mail ik je meer hoor, misschien kom ik dan eerder aan de beurt.
Martijn: Jij komt echt serieus in een mapje wat prioriteit heeft, dat is echt waar. Gelukkig mail je me nooit. Dat is ook natuurlijk hé. Dat je zat met die 40 emails en kunt het al terug brengen naar de 5 belangrijkste. Dan kun je zeggen die doe ik eerst eventjes, en daarna de rest. Je krijgt dan die gradaties. Écht belangrijk, mogelijk belangrijk, en notificaties, nieuwsbrieven.
Niels: Dingen die niet echt prioriteit hebben. Zo zijn er natuurlijk nog veel meer voorbeelden. Ik heb hier, echt jaren geleden, al eens een artikel over geschreven. Daar zullen we gewoon naar linken. Dan hoef je nu niet allemaal aantekeningen te maken bij deze video. Gewoon dat artikeltje, daar staat al van alles in. Daar staat waarschijnlijk ook al een link in naar “hoe werken regels”.