Waar komen jouw acties vandaan? Inventariseer je inboxen!
Hoe kom jij aan je informatie? Hoe communiceren mensen met jou? Het is belangrijk dat je overzicht houd van deze “inboxen”, en alles wat er in terecht komt.
Als je weet waar alle voor jou potentieel waardevolle informatie te vinden is kom je nooit voor verassingen te staan. Het gebeurt je niet dat je ineens een paar weken later een briefje in je tas vind met een geniaal idee wat je compleet was vergeten. Of erger nog dat je tijdens een netwerkbijeenkomst een afspraak had gepland met iemand, en pas een week na de afspraak zijn kaartje weer tegenkomt waar het op stond.
Het is belangrijk dat je overzicht hebt in deze “inboxen”, inventariseer daarom eens welke jij allemaal hebt. Voor mij zijn het bijvoorbeeld:
- Email – De meest bekende voor de meeste mensen, hij wordt over het algemeen zelfs “inbox” genoemd.
- Twitter – Ik ontvang regelmatig @Mentions en Direct Messages met tips of vragen
- Tas – Van alles vind zijn weg naar mijn tas, denk aan: Posters, Werkboeken, Brochures, Handouts, etc.
- Moleskine – Ik heb altijd een Moleskine aantekeningen boekje en een paar pennen in mijn jaszak zitten
- Bonnetjes – In mijn portemonnee
- SMS’jes – Vaak staan er vragen of afspraken tussen mijn SMS’jes
- WhatsApp – Steeds meer mensen gebruiken WhatsApp in plaats van SMS
- Gemiste oproepen – Mensen hebben geprobeerd te bellen maar konden je niet bereiken
- Voicemail – Eigenlijk heb ik deze zelf uitstaan (vind het onhandig), maar zet het in deze lijst erbij om jou eraan te herinneren
- Read It Later – Regelmatig kom ik een artikel tegen op Twitter maar heb ik geen zin/tijd om het te lezen, dan zet ik het in Read It Later om er op een later moment iets mee te doen
- “Downloads” map – Regelmatig download ik dingen waar ik nog iets mee moet doen. Denk aan eBooks, Apps, Muziek, Facturen, Offertes, Tickets, etc
- Fysieke postvak in – Alles wat via een envelop en postzegel zijn weg naar mij vind
- RSS Reader – Al mijn dagelijkse nieuws
Als je eenmaal dit overzicht hebt is het handig als je al deze inboxen regelmatig weer helemaal leeg maakt. Zodat je zeker weet dat je niets kan vergeten, en nooit voor verassingen komt te staan.
David Allen zei tegen mij dat hij al zijn inboxen minstens 1x per 72 uur leeg moet hebben, anders heeft hij niet meer het gevoel dat er overzicht is. Zelf verwerk ik de meeste inboxen ook binnen 72 uur, maar bijvoorbeeld mijn Fysieke postvak in laat ik regelmatig een week liggen omdat daar voor mij niets binnenkomt wat haast heeft.
Besluit voor jezelf wat voor jou belangrijk is, en dus dagelijks verwerkt moet worden. Maar ook wat geen haast heeft, en dus makkelijk een weekje kan blijven liggen zonder dat je iets mist.