Verschillende manieren om keuzes te presenteren in Opdrachten

We hebben in een eerdere Automation Monday gekeken naar het gebruik van sjablonen in OmniFocus, via wat handige trucjes met TaskPaper en Opdrachten.

Aan het einde hadden we een Opdracht die werkt voor meerdere sjablonen, waar ik toen al zei dat we dat ook op een andere manier kunnen doen.

Misschien is het leuk idee voor een andere keer om te kijken naar de verschillende methodes, en de voor- en nadelen.

De andere keer is nu aangebroken: we gaan de verschillende methodes onderzoeken.

Meerdere Opdrachten (1 per sjabloon)

De eerste, beetje naïeve aanpak, zou gewoon zijn de Opdracht te dupliceren. Maak een kopie voor elk sjabloon, en pas de TaskPaper-tekst aan.

Op zich werkt dit, maar wat nu als blijkt dat je een foutje hebt in de Opdracht? Dan moet je het voor elk sjabloon gaan aanpassen! Dat is niet handig natuurlijk, en gaat helemaal in tegen ons doel om tijd te besparen.

Deze methode raad ik dus meestal niet aan.

Meerdere Opdrachten (1 per sjabloon, met een extra)

Als je toch die route wilt nemen, kun je het wel op een manier aanpakken.

Er is namelijk een leuk trucje in Opdrachten: je kunt vanuit een Opdracht ook weer een andere Opdracht starten!

In dit geval splitsen we onze Opdracht dus in twee stukken: we nemen de opdracht van de vorige keer, maar zonder de "Tekst"-actie aan het begin.

Verder laten we de Opdracht helemaal intact. We noemen deze gewoon "OmniFocus Sjabloon".

Nu maken we per sjabloon een andere Opdracht met slechts twee acties:

1. Een Tekst-blok, met onze Taskpaper
2. Een "Voer opdracht uit"-blok, met als Opdracht de naam van de andere Opdracht; in ons voorbeeld "OmniFocus sjabloon"

Het enige wat anders is per Opdracht is dus de TaskPaper-invoer. Willen we iets wijzigen in het verwerken van de TaskPaper hoeven we dit alleen te doen in de "OmniFocus Sjabloon"-Opdracht.

Let wel op dat het "Voer opdracht uit"-blok de naam van de andere Opdracht opslaat, en geen referentie naar de Opdracht op zich.

Met andere woorden: wanneer je de Opdracht "OmniFocus Sjabloon" een andere naam zou geven moet je je Opdrachten aanpassen met de nieuwe naam.

Voordelen

Voordelen van deze methode zijn:

• Je kunt direct het juiste sjabloon selecteren in de widget (als er bijvoorbeeld sjablonen zijn die je vaak gebruikt kun je ze wel in de widget opnemen, terwijl je andere niet opneemt)
• Vanuit een app als Launcher of Launch Center Pro zou je direct het juiste sjabloon kunnen openen
• Het is zelfs mogelijk om een icoon op je thuisscherm te plaatsen (alsof het een app op je iPhone / iPad is) wat het sjabloon maakt

Eén opdracht met een menu-keuze

Een andere methode is een keuze-menu.

Dit houdt alles in één Opdracht (wat overzichtelijk kan zijn), en we voegen een nieuwe menu-optie toe als we een nieuw sjabloon willen.

In die nieuwe menu-optie zetten we een Tekst-blok, en daar plakken we onze TaskPaper in.

Wanneer we nu de Opdracht uitvoeren krijgen we de vraag welk sjabloon we willen openen, en doet Opdrachten de rest.

Dit is hoe we het de laatste keer aangepakt hebben.

Voordelen

Voordelen van deze methode zijn:

• Je weet altijd waar je moet zijn, want alles zit in één Opdracht
• We gebruiken ingebouwde functionaliteiten van Opdrachten zelf
• Het is duidelijk hoe je een nieuw sjabloon toevoegt

Taskpaper-bestanden in Dropbox of iCloud

De laatste aanpak is wat ik zelf gebruik voor mijn systeem: TaskPaper-bestanden in een map. Je kunt deze bijvoorbeeld bewaren in Dropbox of iCloud, of een andere plek waar je er bij kunt vanaf iOS.

Dit is enerzijds de meest complexe, omdat het een deel van de inhoud buiten Opdrachten zet, en je dus meerdere plekken moet "beheren"; tegelijkertijd biedt het ook wat interessante mogelijkheden.

Een groot voordeel vind ik zelf dat ik de TaskPaper-bestanden ook kan maken en bewerken op de Mac, wat de kans dat ik ze bijhoud veel groter maakt.

Om dit te doen hebben we als eerste de "Haal bestand op"-actie nodig. Geef hier aan welke dienst je wilt gebruiken (standaard iCloud Drive), zet de documentkiezer aan (zodat je altijd je sjabloon kunt kiezen) en laat "Selecteer meerdere" uit.

Na de "Haal bestand op"-actie doen we dan de rest van de Opdracht van de vorige keer. We zetten dus eigenlijk de "Haal bestand op"-actie simpelweg in plaats van de "Tekst"-actie.

Voordelen

• Je kunt de TaskPaper-bestanden ook bewerken vanaf een Mac of PC
• Het is eenvoudiger een groot aantal sjablonen te organiseren
• Reservekopieën, of zelfs versiebeheer, is eenvoudiger uit te voeren op bestanden
• Met nog wat extra trucjes is het zelfs mogelijk om ook hier specifieke sjablonen direct te openen vanuit bijvoorbeeld Launch Center Pro (hier kunnen we het ook nog wel eens apart over hebben 😉)

Wat is de beste optie?

Dus, wat is nu echt de beste methode? We kozen vorige keer de "Menu"-methode, dus misschien heb je bedacht dat dat de beste is.

Of omdat ik de Dropbox-methode gebruik is dát wellicht de beste?

Het zal je niet verbazen, maar er is weer eens niet echt een beste methode.

Het keuze-menu is fijn omdat alles op één plek is, maar het kan ook een erg lange Opdracht worden op die manier, en dus minder overzichtelijk om die reden.

En om een nieuw sjabloon toe te voegen moet je een nieuwe actie toevoegen aan het menu, een tekstblok slepen, en daar dan je TaskPaper in plakken.

TaskPaper-bestanden in Dropbox betekent dat je dingen op twee plekken moet beheren (de "inhoud" in Dropbox, en de automatisering in Opdrachten); dat je een app nodig hebt op iOS om de TaskPaper-bestanden handig te bewerken; en dat je weer een extra mapje met bestanden hebt wat je moet beheren.

Het is daarom weer een kwestie van gewoon doen wat voor jouw situatie werkt.

Dit geldt natuurlijk ook niet alleen voor deze specifieke Opdracht waar we nu naar kijken, maar voor elke opdracht die je maakt waar je meerdere opties wilt hebben.

Daarom zoals altijd: kijk hoe jij dit kunt toepassen in je eigen leven/werk.