Meerdere vragen in jouw e-mail? Nummer ze!

Stel jij ook regelmatig vragen via e-mail? “Ja Niels, natuurlijk doe ik dat! Duh, we leven in de 21ste eeuw hoor!” En is het jou dan ook wel eens opgevallen dat als je, stiekem, meer dan 1 vraag stelt het antwoord veel langer op zich laat wachten? Of dat niet alle gestelde vragen dan beantwoord worden? Vast wel.

Maarja wat kan je eraan doen he? Nou eigenlijk is dat opvallend simpel, en het is dé tip die ik verreweg het meest geef. Zo vaak dat ik hem zelfs in mijn TextExpander heb staan (Daar had ik al je al eens over verteld, toch? Iets met 1000x zo snel typen enzo ;))

Slimmer werken tip: Als je meerdere vragen stelt in één mailtje, nummer ze dan. Dat is makkelijker om op te reageren 😉

Simpel toch? En als je erover nadenkt geld deze simpele tip eigenlijk in heel veel situaties, misschien zelfs wel bijna altijd. Het komt namelijk neer op: Als jij wat van mij wilt (in dit geval antwoorden op jouw vragen die jij via de mail wilt stellen), maak het voor mij dan zo simpel mogelijk om in jouw behoefte te voorzien.

Als jij mij (of elk ander persoon) vragen wilt stellen via een e-mail, zorg dan niet alleen dat je voor jezelf de email efficient verstuurt, maar ook dat je het voor mij zo makkelijk mogelijk maakt. Houd dus rekening met:

Houd je ‘verhaal’ zo kort mogelijk

Grote lappen tekst doorworstelen is veel, veel te veel, gedoe. Probeer je email te schrijven alsof het een tweet is. Tweets zijn maximaal 140 tekens. Kort, maar krachtig.

Aangezien een hoeveelheid tekens tellen net zo goed veel te veel gedoe is, kan je de hoeveelheid regels tellen. Als een mail meer dan 3 regels is dan is je ‘verhaal’ te langdradig, of kan je waarschijnlijk beter bellen om miscommunicaties te voorkomen. In de praktijk heb ik ontdekt dat je, nadat je eraan gewend bent, aan 2 regels meestal al meer dan voldoende hebt.

Maak een genummerde opsomming met je concrete vragen

Als je grote lappen tekst mailt, en dan uit die tekst ook nog ontcijferd moet gaan worden wat nou eigenlijk je daadwerkelijke vragen zijn, reken er dan maar op dat de communicatie moeizaam gaat verlopen!

Het is bijzonder veel gedoe om de tekst te gaan vertalen naar de daadwerkelijke vragen, mensen kunnen dan heel makkelijk zomaar (bewust of onbewust) een vraag vergeten te beantwoorden in hun reactie.

Als je vragen wilt stellen in een e-mail zorg dan dat je deze vragen netjes opsomt en nummert. Dan is het duidelijk wat je vragen zijn, én kan er in een antwoord gerefereerd worden naar die nummers, zodat het gelijk een stuk makkelijker en sneller is om te reageren.

Wat mij betreft zou het nóg beter zijn is als je al je vragen in losse mailtjes stelt. Dan kan je namelijk op makkelijk te beantwoorden vragen gelijk reageren, en de dingen die nog even uitgezocht moeten worden volgen dan later wel een keer.

(Optioneel) Geef alvast antwoord suggesties

Als je nog een stapje verder zou willen gaan kan je zelfs de potentiële antwoorden al geven (Nummer deze dan ook!). Of je zorgt ervoor dat het slechts ja/nee vragen zijn. Alles om ervoor te zorgen dat jij sneller een antwoord zou kunnen hebben.

[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]