Gebruik je Ooit/Misschien lijst om tijd te besparen (en overzicht te houden)
Eerder had ik het hier over de drie simpele stappen om tijd te besparen.
Maar…
Er is nog een soort vierde stap. Een vraag. Een belangrijke keuze, die je moet maken wanneer je iets niet kan elimineren, automatiseren of delegeren.
Het is nu of ooit
Wanneer je de eerste drie vragen gesteld hebt ("Kan ik dit elimineren?"; "Kan ik dit automatiseren?"; "Kan ik dit delegeren?") en allemaal met "Nee" hebt beantwoord zet je het op je takenlijstje.
Maar misschien zit je nu met honderden taken op je lijst. Dan zijn er allerlei manieren om te beslissen wat je eerst moet doen, en één ding wat in ieder geval helpt is een Ooit/Misschien-lijst.
Dit betekent dat je — regelmatig, waarschijnlijk één keer per week tijdens je wekelijks onderhoud — beslist wat je "ooit" (of helemaal niet) gaat doen, en wat je op korte termijn (de komende week) gaat doen.
Als je wel eens gekeken hebt naar systemen als Getting Things Done, heb je waarschijnlijk ook geleerd over het "Ooit/Misschien"-lijstje.
Dit betekent ook dat we onze piramide/flowchart moeten bijwerken. En dan zul je nog iets leuks zien…
Ok, eerst even de nieuwe versie:
We voegen de optie “Zelf doen” hier toe, met keuzes voor “Nu” of “Ooit”
Dus als al het andere faalt, zul je het zelf moeten doen. En is het een keuze of het nu moet (past het bij dit weekthema? is het heel urgent? is het belangrijk?), of ooit.
Maar hier mist nog iets.
Want als het ooit is, dan moeten we er nog even snel iets bij tekenen.
Van ooit naar nu
Blijf steeds opnieuw evalueren of iets weg kan, geautomatiseerd kan of uitbesteed kan worden
Precies, na de ooit-stap begin je opnieuw met evalueren.
Wanneer jij nú iets bedenkt, het op je lijstje plaatst, besluit dat het niet nu hoeft en dus "ooit" kan…
En dan over drie maanden is het zo ver, en ga je het doen. Dan stel je de vragen opnieuw.
Is het nog wel nodig, of kun je het inmiddels elimineren?
Misschien ben je in die drie maanden veranderd van software, en is het nu te automatiseren. Of werk je samen met iemand die het beter kan uitvoeren, en kun je dus delegeren.
Het blijven dezelfde drie simpele stappen dus eigenlijk. Maar dit geeft je meer overzicht in je takenlijst (je ziet niet honderden dingen, waarvan je het meeste nu toch niet gaat doen) en je evalueert automatisch vaker of het inmiddels beter kan.