SLQA 046 (Nils): Slimme Trucs voor Samenwerking

Deze week een vraag van mijn (bijna) naamgenoot Nils.

Nils kennen wij van 7 Days of Inspiration (vandaar mijn shirt), en hij vraagt ons: “Wat zijn jullie slimste trucs wanneer je met een nieuw team gaat samenwerken om zo snel en effectief mogelijk up and running te zijn?”

(PS: Links naar de genoemde dingen staan in het Transcript)

Heb jij ook een vraag voor ons?

Elke week beantwoorden we een vraag van één van onze tijdkrijgers.

Heb jij een vraag over financiële vrijheid, lifehacking, online business, passief inkomen, of productiviteit? Als je wilt dat we jouw vraag behandelen hoe je eigenlijk maar 1 ding te doen: Reageer onder deze video.

Transcript

Martijn: We hebben een vraag van Nils. Nils zegt tegen ons “Wat zijn jullie slimste trucs wanneer je met een nieuw team gaat samenwerken om zo snel en effectief mogelijk up and running te zijn?”. Nou, die wil ik best beantwoorden.

Niels: Ik wil eerst even zeggen. Ik heb speciaal voor Nils heb ik mijn 7 Days of Inspiration shirt aangedaan. Daar ken ik hem van.

Martijn: Heel goed!

Niels: 7 Days of Inspiration.. Dat is al weer een paar jaar terug zeg, lang geleden. Toen hebben we iets van 140 projecten gedaan. In een week. In 20 verschillende steden. Zonder geld. Was een cool project. Dus Nils doet hele toffe projecten.

Martijn: Zeker. Nils is super tof. En! Dit weet jij dan kennelijk niet meer, maar je kent hem al van daar voor.

Niels: Ken ik hem al van daar voor?

Martijn: Want hij heeft ons nog geholpen met ons afstudeer project.

Niels: Echt waar..?

Martijn: Ja. Super leuk dat je een vraag hebt ingestuurd Nils, we zijn grote fans van je. Maargoed. Onze slimste trucs wanneer je met een nieuw team gaat samenwerken.

Niels: Snel en Effectief.

Martijn: Juist!

Niels: Kijk. Voor Nils kunnen we dit zeggen, maar wij zijn zelf ook wel een voorstander van heel open zijn met je team. Zo veel mogelijk delen, zodat mensen dingen daadwerkelijk kunnen doen zonder jouw hulp of vragen te moeten stellen.

Martijn: Absoluut.

Niels: Dus de eerste tip die voor ons heel goed gewerkt heeft. Nummer 1, en het is ook met een 1. Wij gebruiken als password manager “1Password”. En wat je bij 1Password kunt doen is meerdere kluizen aanmaken. Je hebt kluizen waar jouw wachtwoorden in zitten. Dus je hebt je persoonlijke kluis, en wij hebben een gedeelde kluis. Officieel kun je die niet per se delen. Maar! Wat je doet. Je maakt een tweede kluis aan met alle wachtwoorden die binnen het team relevant zijn, en die gooi je ergens in een gedeelde map zoals in Dropbox of iets dergelijks. Zodat iedereen diezelfde kluis kan gebruiken.

Martijn: Die kluis is weer beveiligd natuurlijk met een wachtwoord. Dus dat wachtwoord moet je wel met iedereen delen. Daarbinnen kunnen ze dan bij alle andere wachtwoorden. Wat wij ook gebruiken bij Strategisch Lui voor communicatie tussen ons allemaal is “Slack”.

Niels: Een net iets meer dan chatprogramma.

Martijn: En het integreert ook met allerlei dingen. Je kunt van alles koppelen eigenlijk. Wij doen bijvoorbeeld als er een nieuwe post komt op StrategischLui.nl dan wordt er automatisch in één van de kanalen wordt dan gepost “he er is een nieuwe post geplaatst”. Dan kunnen we dat allemaal gaan liken. We hebben ook een integratie met “Trello”. En Trello gebruiken wij voor..

Niels: Eigenlijk alle taken en project management dingen. Wat je bij Trello heel fijn kunt doen. Als je in je 1tje bent heb je er eigenlijk geen flikker aan, maar als je met een team bent is het fijn. Je maakt meerdere kolommen zeg maar, en zo’n kolom is een soort fase in het traject wat je doorloopt. Wat wij veel doen bij blogpost bijvoorbeeld is eerst heb je allemaal blog ideeën, dat is één kolom. Dan heb je een kolom voor het is in research. Daar kun je dan ook een persoon aan koppelen om aan te geven wie is het aan het researchen. Op een gegeven moment is daar een concept van, en wil je feedback, dus ook daar is een kolom van. En dan kun je dat ook weer terug sturen naar die persoon. Aangeven dat je het getest hebt en het nog niet goed genoeg is.

Martijn: Zo zie je altijd heel snel de status. We doen het ook voor deze video’s. We hebben nu deze vraag van Nils staat in het kolommetje met vragen. Daarna hebben we een kolom “opgenomen”, een kolom voor “is bewerkt”. Nou zo hebben we allerlei kolommen.

Niels: Ja “geknipt”, en dan “klaar voor effecten” dan kan het into’tje erbij en het outro’tje. Op een gegeven moment is dat “klaar” en kan het naar YouTube. En dan hebben we nog eentje voor helemaal klaar geloof ik.

Martijn: Ja. “Gepubliceerd” hebben we dan nog. Zo weten we gewoon altijd wat is de status van een bepaalde video. En kunnen we heel makkelijk dingen toevoegen.

Niels: Al die dingetjes die daar in zitten zijn losse kaartjes die je kunt verslepen tussen verschillende kolommen. Je kunt reacties plaatsen onder die kaartjes. Je kunt omschrijvingen doen, checklists plaatsen. Eigenlijk alle communicatie rondom een bepaalde taak blijft binnen dat kaartje.

Martijn: Dan hebben we als volgende hier staan, en dit is wel een favoriet binnen ons team geloof ik “Bittorrent Sync”.

Niels: Ja! De Sync! Oh dat is zo fijn. Wat je bij Sync doet is: Je maakt een gedeelde map. Gedeelde mappen over het internet zijn bekend geworden via Dropbox. Maar wat wij bij Dropbox hebben ervaren is dat het aan de ene kant is het beperkt hoe veel opslagruimte je hebt.

Martijn: Bij Dropbox. Niet beperkt op je laptop.

Niels: Bij Dropbox. Want dat staat op een server van Dropbox. Je hebt maar een paar GB gratis, of je moet naar betaalde pakketten. Het staat eerst op jouw computer, dan wordt het gesynchroniseerd naar de server van Dropbox, en daarna pas kan het gesynchroniseerd worden naar die andere persoon waar jij mee samenwerkt.

Martijn: Ik moet daar eventjes eerlijk het voordeel van melden. Het betekent wel dat je altijd kunt synchroniseren met Dropbox, dat heb je met Bittorrent Sync niet. Als ik een bestand in Bittorrent Sync plaats en niemand anders heeft zijn computer aan staan, dan wordt dan niet gesynchroniseerd. Als ik mijn computer dan uit zet, en Niels zet zijn computer dan pas aan, dan krijgt hij dat bestand dus niet binnen. Dus het heeft allebei voor- en nadelen. Het is wel sneller, maar..

Niels: Dan kom je gelijk aan een stukje omschrijving van hoe Bittorrent Sync werkt. Want Bittorrent Sync is op zich onbeperkte opslag, en (zolang iedereen online is) een stuk sneller dan Dropbox. Maar het is dus bij Bittorrent Sync maak je een mapje met dat programma, dat deel je met andere mensen, en het wordt direct tussen die mensen verbinding gelegd en gedeeld.

Martijn: Gewoon eigenlijk hoe torrents werken. Dat is ook gebouwd op dat Bittorrent protocol. Betekent ook natuurlijk dat als wij bijvoorbeeld met zijn 3’en zijn en ik zet een bestand in die map van 1GB. Zodra jij 100MB binnen hebt, ben jij ook al aan het uploaden. Iemand anders download die 100MB dan niet meer van mij maar van jou, en kan tegelijk van mij een andere 100MB downloaden. Zeker als je een groter team hebt wordt het dus juist steeds sneller in plaats van trager.

Niels: Het wordt steeds sneller. En wat wij ook hebben gedaan. Wij hebben voor onze website een virtuele server, daar kun je het ook op installeren. En als je thuis een NAS hebt kun je het daar ook op installeren. Hoe meer apparaten je hebt, daar kun je het allemaal op installeren, hoe meer zekerheid dat je hebt. Dan is er altijd wel iets online.

Martijn: Precies. Klopt.

Niels: Ok. De laatste ding wat wij eigenlijk pas recentelijk hebben gedaan.

Martijn: Ja, maar we zijn er wel heel druk mee gegaan gelijk.

Niels: En het is wel één van de tips waar wij verschrikkelijk blij mee zijn. Wat we hebben gedaan is eigenlijk een interne wiki aangelegd. In ons geval is het ook echt “MediaWiki” wat wij geïnstalleerd hebben geloof ik.

Martijn: Volgens mij hetzelfde wat Wikipedia gebruikt. Gewoon onze eigen mini wikipedia.

Niels: Wat wij daar eigenlijk doen is voor ons onderling alle kennis dat wij verzamelen als bedrijf, als team, dat we dat vastleggen. Zodat je niet constant dingen opnieuw hoeft uit te zoeken of uit te leggen. Als Martijn dan iets weet over de techniek waarvan ik in eerste instantie altijd 3x moest vragen “hoe werkt dat ook al weer?”, en dan 3 maanden later moet je het nog eens doen en weet ik het al lang niet meer omdat ik er niet dagelijks mee bezig ben en moest ik het wéér vragen. Zulk soort dingen worden nu allemaal vastgelegd zodat ik niet steeds Martijn hoef lastig te vallen maar gewoon kan opzoeken in onze Wikipedia.

Martijn: Er staan processen in inderdaad, zoals dit bijvoorbeeld. Maar je kunt er ook verantwoordelijkheden in kwijt. Als je een vraag hebt over techniek, bij wie moet je dan zijn. Als je met een team zit met 50 mensen bijvoorbeeld dan kan het soms even zoeken zijn voor je weet wie regelt dat. Je kan er bijvoorbeeld bepaalde conventies inzetten. Alle logo’s als ze voor dit soort doeleinden zijn moeten ze in kleur, we gebruiken dit bestandsformaat.

Niels: Oh we hebben voor deze video’s hebben we ook vastgelegd hoe maken we die dingen. Hoe is de opstelling. Waar staan die lampen. Waar staat die camera. Op wat voor ISO waarde staat die camera ingesteld.

Martijn: Waar stellen we de microfoon in.

Niels: Op wat voor volume zetten we de microfoon. Al dat soort dingen. Zodat je één keer ben je er een hele dag of middag aan kwijt om uit te zoeken hoe zit het allemaal. Wat is de beste opstelling voor de spullen die wij hebben.

Martijn: Nou scheelt het wel. Dan posten wij gewoon een foto op Facebook van wat wij aan het doen zijn, dan krijgen we al reacties van mensen dat wij het helemaal verkeerd doen.

Niels: En dan kunnen we het gelijk in de Wiki bijwerken, zodat we het een volgende keer goed doen.

Martijn: Dat is hoe wij verbeteren.

Niels: Zonder dat wij er verstand van hebben kunnen we het verbeteren.

Martijn: In ieder geval. De wiki. Wij gebruiken dan MediaWiki, maar er zijn nog 100 oplossingen, is een heel handige. En als je nou zegt dit waren 4 (of 5?) verschillende tools, kan dat niet wat makkelijker? Nou je kunt in ieder geval 4 van de 5, alleen de password manager niet, kun je samen pakken in een product als “Igloo” of “Basecamp” misschien.

Niels: Basecamp weet ik niet.. Maar zeg maar een soort intranet pakketten. Daar zijn er tig van.

Martijn: Als je een beetje ooit iets gedaan hebt in een wat groter bedrijf dan denk intranet, dan denk je aan aan Sharepoint, en denk je daar ga ik niet eens naar kijken. Maar als je gewoon kijkt naar moderne producten zoals Igloo, dan zie je dat er ook goede intranet producten zijn, en dat dat toch best makkelijk kan zijn.

[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]