Hoe je sneller antwoord krijgt op je e-mails

Als kenniswerker is de kans groot dat jij regelmatig e-mails stuurt. En ontvangt.

En er is ook een redelijke kans dat jij regelmatig vragen stelt via e-mail.

Maar is het je dan wel eens opgevallen dat het antwoord veel langer op zich laat wachten als je meerdere vragen stelt in dezelfde e-mail? Of, ook heel gebruikelijk, dat niet al je vragen beantwoord worden? (Meestal wordt de meest essentiële vraag overgeslagen.)

Hier een paar super-simpele tips om dat op te lossen.

1. Nummer de vragen in je e-mail

Ok, tip #1: nummer je vragen.

In de meest simpele vorm schrijf je dus niet…

Hey Martijn,

Vraagje!

Ik moet heel vaak een zelfde type document maken, waarbij er maar een paar
dingen anders zijn. Eigenlijk zoek ik iets van een sjabloon, waar ik
gewoon wat gegevens in kan zetten; een naam, adres, en dat soort dingen.

Heb jij een goede tip?

Oh, en trouwens: we organiseren de 18e een klein event voor zelfstandige
professionals in de omgeving Rotterdam. Zou jij dan misschien een uurtje
willen spreken? Lijkt me leuk!

Groetjes,

Sven

Maar wel…

Hey Martijn,

Vraagje!

1. Ik moet heel vaak een zelfde type document maken, waarbij er maar een paar
   dingen anders zijn. Eigenlijk zoek ik iets van een sjabloon, waar ik
   gewoon wat gegevens in kan zetten; een naam, adres, en dat soort dingen.

Heb jij een goede tip?

1. Oh, en trouwens: we organiseren de 18e een klein event voor zelfstandige
   professionals in de omgeving Rotterdam. Zou jij dan misschien een uurtje
   willen spreken? Lijkt me leuk!

Groetjes,

Sven

"Wow, Martijn! Wat een briljant inzicht, wat ik nooit zelf had kunnen bedenken."

Jaja, I know. En je had ook een Mondriaan kunnen schilderen, maar dat heb je ook niet gedaan.

Laten we even kijken waarom je het waarschijnlijk niet doet nu, maar ook waarom je het wel zou moeten doen.

Maken die twee cijfers in dat laatste mailtje nou zo’n verschil?

Jij wilt iets van de ander

Dit is een voorbeeld van een tip die je nog veel breder kunt trekken: als jij iets van iemand anders wilt, is het goed om het zo simpel mogelijk te maken voor de ander.

Dat is ook waarom ik zo’n hekel heb aan "kunnen we even bellen?"; het bekijkt de situatie alleen vanuit jouw perspectief, en niet dat van de ander.

Door je vragen te nummeren, kan de ontvanger makkelijker reageren op de individuele vragen. En het is eenvoudiger om te zien bij elkaar hoort.

Ik kan als ontvanger duidelijk zien waar vraag #1 ophoudt, en vraag #2 begint.

Als (kort) antwoord kan ik nu gewoon schrijven:

Hey Sven,

1. Gebruik TextExpander, zodat je kunt
   tovertypen.
   Ideaal voor jouw situatie.
2. Kom ik even op terug!

– Martijn

2. Houd je "verhaal" zo kort mogelijk

Stuur je gewoon één grote lap tekst? Dan is het veel lastiger voor de ontvanger om de concrete vraag of informatie te vinden.

Dat betekent niet dat je niet sociaal mag zijn, maar probeer je te beperken tot de essentiële informatie.

De meeste e-mails moeten te lezen zijn in 1-2 minuten. Dat betekent ongeveer 2-3 alinea’s, maximaal. (En dat zijn korte alinea’s, geen hele lappen tekst.)

Als je e-mail langer is dan de drie alinea’s hier boven, begint je e-mail waarschijnlijk te lang te worden. 😉

3. Vermeld alle essentiële informatie

En dan gaan we het gelijk maar omdraaien: vermeld alle essentiële informatie.

Ja, ik heb je net verteld dat je je e-mail kort moet houden. Maar dat betekent niet dat je dingen weg moet laten.

Probeer je e-mail dusdanig te structureren dat de vraag op zich in die eerste paar alinea’s past. Daarna heb je dan nog wat ruimte om details te geven.

Dus, als je iemand wilt uitnodigen om te spreken op een evenement, zou dat er misschien zo uit kunnen zien:

Hey Martijn,

Wij organiseren op 19 maart een leuk evenement voor enthousiaste
ondernemers. Zou jij dan ook iets willen vertellen?

Details:

• Locatie: de Blije Beer in Dordrecht
• Tijd: het event begint om 10.00, en we willen jou als spreker graag om 15.00 hebben
• Vergoeding: EXPOSURE! Mensen horen je naam, en er zijn allemaal belangrijke mensen die willen dat jij ook op hun event komt spreken voor exposure, en…
  etc. etc.

Met vriendelijke groeten,

Lisanne Vrielink

In dat geval kan ik gewoon de eerste zin lezen, gelijk al besluiten of ik wel of niet zou willen spreken op een evenement voor "enthousiaste" ondernemers, en dan verder kijken.

Door wel gelijk alle relevante informatie te vermelden in de rest van de e-mail hoeven we niet tien keer heen-en-weer te mailen, om er dan achter te komen dat ik gewoon niet kan om 15.00 ’s middags.

4. Stuur meerdere e-mails

Heb je meerdere vragen? Dan is er eigenlijk een betere truc dan ze te nummeren, zeker als ze niet echt gerelateerd zijn.

Stuur simpelweg meerdere e-mails.

Vaak krijg je geen antwoord op je complete e-mail, omdat iemand het antwoord op 1 vraag nog niet weet.

Als we het eerste voorbeeld er nog eens bij pakken, zien we een vraag over een tool (weet ik direct), en (weer) een vraag of ik wil spreken (weet ik niet direct).

Dat eerste kan ik beantwoorden in 20 seconden. Dat tweede betekent een taak, waarvoor ik eerst m’n agenda moet checken, et cetera.

Had Sven mij twee e-mails gestuurd, had ik gewoon gelijk kunnen reageren op de eerste mail, en dan later op de tweede. Nu is er een redelijke kans dat het een aantal dagen duurt voor hij antwoord krijgt.

Bovendien blijft een e-mail "gesprek" veel overzichtelijker als het steeds over hetzelfde ding gaat.

5. Advanced mode: geef alvast antwoord suggesties

Wil jij echt een e-mail pro worden? Dan mag je ook op hard mode spelen, en een geavanceerde truc toepassen: geef alvast antwoord suggesties.

Bijvoorbeeld:

Beste Dinanda,

We zoeken iemand die ons kan helpen om een automatisering-project voor het
einde van deze maand in de lucht te krijgen. Florentijn heeft jou
aangeraden.

[details project]

Om niet te veel van je tijd in beslag te nemen kun je gewoon reageren met
één van deze nummers, en praten we verder:

1. Ja, ik ben beschikbaar. Laten we de details bespreken.
2. Nee, ik ben niet de juiste persoon. (Als je iemand weet, wil je die er
   dan gelijk bij zetten?)
3. Nee, ik heb momenteel geen tijd. Ik zou kunnen vanaf …

Met vriendelijke groeten,

Mikal de Baar

Afhankelijk van haar situatie kan Dinanda dan bijvoorbeeld reageren met:

Beste Mikal,

Dank voor je mailtje!

1. Kunnen we vanmiddag bellen na 15.00 op 06371167?

Met vriendelijke groeten,

Dinanda Willard

Of, als ze niet kan, maar wel iemand weet:

2. Mervyn Doelman, mervyn.doelman@example.org

Of… Als ze later tijd heeft:

3. Volgende maand

Dat betekent dat zij niet hoeft na te denken hoe ze bijvoorbeeld "netjes" laat weten dat zij niet kan, maar later wel. Het is nu in 5 seconden beantwoord, en ook voor Mikal eenvoudig te "verwerken".