Tijd besparen met de 80/20-regel (het Pareto Principe)

Het Pareto-principe (in de volksmond ook wel de 80-20-regel genoemd) stelt dat 80% van de uitkomsten worden veroorzaakt door 20% van de oorzaken.

Dat is een principe wat je kunt toepassen op van alles in je leven. Bijvoorbeeld: de eerste zin van dit artikel, die je net hebt gelezen, vertelt je waarschijnlijk meer dan de helft van wat je moet weten over het Pareto-principe. Maar het is niet meer dan de helft van het artikel. 😉

Wat we namelijk ook nog gaan bespreken is:

• Waar je het Pareto-principe allemaal terugziet;
• Waarom het handig is om te weten dat het bestaat;
• Hoe jij tijd bespaart door het principe toe te passen.

Waar zien we het Pareto-principe in de praktijk?

Het Pareto-principe is ontdekt door, jawel, meneer Pareto (Vilfredo Pareto om precies te zijn), die zag dat 80% van de bezittingen in Italië van 20% van de mensen waren.

En toen hij dat zag, ging hij het vaker zien. Wij kunnen het ook vaker zien.

Als jij een drukke klas in loopt, is 80% van het lawaai maar door een paar kinderen.

Veel teams draaien voor een groot deel door een paar top performers, die het grootste deel van het werk doen.

En misschien dat maar 20% van je klanten, eigenlijk wel zorgt voor 80% van je omzet.

Neem die 80/20 trouwens niet te letterlijk: het kan ook 70/20 zijn, of 90/5… Als we de schoolklas er bij nemen: misschien zijn het drie kinderen in een klas van 25. Dan zijn het 12% van de kinderen, die voor bijvoorbeeld 70% van het lawaai zorgen.

Wat we hier zoeken zijn de "dit heeft buitengewoon veel impact"-dingen. (Of buitengewoon weinig impact! Als iets 90% van het werk kost, maar eigenlijk maar 3% van het resultaat bijdraagt.)

Waarom is de 80/20-regel interessant voor jou?

Dit Paretoprincipe is interessant om twee redenen:

1. Het is fijn om om te weten dat 80% van je omzet komt door slechts 20% van je klanten. Je kunt je dan nu focussen op dit type klanten;
2. Maar de andere kant is minstens net zo interessant, want blijkbaar is er dus ook 80% van de klanten die slechts 20% oplevert.

(En dan is er nog het stukje dat dus één belangrijke klant die weggaat een behoorlijke impact kan hebben op je omzet. Maar dat is een verhaal voor een andere keer. 😉 )

Uiteindelijk wil je dus "positief valsspelen" — gebruik maken van deze regel om zoveel mogelijk resultaten te krijgen, met zo min mogelijk inspanning. Strategisch lui zijn, zou je kunnen zeggen.

Hoe je het Pareto-principe in je voordeel kunt gebruiken

Hoe doe je dit?

Zoals elke goede productiviteit-methode doen we het in drie stappen. Laten we zeggen dat je dit principe wilt toepassen op je reguliere activiteiten — de typische taken die steeds terugkomen.

1. Maak een lijst van al die taken
2. Bepaal de hoeveelheid tijd/energie die ze kosten
3. Bepaal de impact die ze hebben

De eerste stap is vaak niet zo lastig; de tweede kan moeilijker zijn ("Ja, de ene keer doe ik een uur over zo’n artikel, en de andere keer drie uur…" — neem dan gewoon een "redelijk" gemiddelde); en de laatste is vaak de lastigste.

Om te bepalen wat de impact is, moet je namelijk eerst weten wat jij wilt meten. Is het de impact op je omzet? Op je winst? Het aantal abonnees op je nieuwsbrief? Hoe aardig mensen je vinden?

Laten we beginnen met omzet, omdat de omzet op zich lekker duidelijk meetbaar is. (Meten wat de impact van een actie op je omzet is, is vaak lastiger. Veel dingen hebben een lange-termijn-effect, en zijn dus moeilijk direct te koppelen.)

Voorbeeld van het Pareto-principe toegepast op content marketing

Uiteindelijk krijg je dan zoiets als dit (ik heb het even beperkt naar drie items om het simpel te houden, en percentages zijn compleet fictief):

Taak	Inspanning	Impact
Nieuwsbrief schrijven	20%	30%
Video publiceren	30%	60%
Podcast interview	50%	10%

Hier zien we dus dat podcast interviews niet zoveel doen voor de omzet, maar wel heel veel inspanning kosten!

Aan de andere kant kosten video’s niet zo heel veel meer moeite dan nieuwsbrieven, maar leveren ze wel twee keer zoveel op.

Wanneer je dit ziet kun je dus voor jezelf besluiten om te stoppen met podcasts. Dat scheelt je enorm veel tijd (50% van je tijd!), terwijl het je niet echt wat kost (10% van je omzet).

Bovendien heb je nu allemaal tijd die je in nieuwsbrieven en video’s kunt steken, die je veel meer gaan opleveren.

Praktische voorbeelden van de 80/20-regel

Hier zijn wat praktische voorbeelden die ik zelf gezien heb bij mensen. Oefening voor jou om te bepalen wat de juiste actie zou zijn bij deze punten… 😉

• Je bent altijd heel veel tijd kwijt om workshops voor te bereiden, en alles logistiek te coördineren, maar eigenlijk leveren ze helemaal niet zoveel geld op. Je 1-op-1 coaching loopt bijna vanzelf, en levert veel meer op;
• Klanten die je via LinkedIn vindt betalen je graag voor je diensten, maar klanten via Facebook proberen constant te onderhandelen over de prijs. Die tweede groep kost je veel meer acquisitie-tijd, en vaak kopen ze niet eens;
• 10% van je klanten zorgen voor 70% van je support (e-mail, telefoontjes, etc.)¹;
• 20% van de problemen met je software zorgen voor 80% van de problemen.

Probeer voor ieder voorbeeld twee dingen te bedenken: wat zou deze persoon moeten starten, en wat zou deze persoon moeten stoppen?

Bijvoorbeeld: voor de persoon die meer uit LinkedIn dan Facebook haalt zouden ze kunnen starten met een social media-cursus specifiek gericht op LinkedIn, of starten met advertenties op LinkedIn. Ze stoppen met Facebook, of stoppen met ingaan op onderhandelingen.

Als je écht veel tijd wilt gaan besparen, is het essentieel dat je regelmatig onderzoekt hoe het er bij jou momenteel voor staat met dit Pareto-principe. Zoek constant naar die 20% van je inspanningen die zorgen voor 80% van de resultaten.