Tijd besparen door méér te typen

Wanneer je de titel hier gelezen hebt vraag je je misschien af of ik gek ben. Bedoelde ik niet juist minder typen? Of tovertypen?

Hoewel dat vaak ook methodes zijn om tijd te besparen, valt er ook echt iets te zeggen voor méér typen. Laat me je uitleggen wat ik bedoel.

Wees vollediger in je e-mails

Het is zo vaak met een mailtje dat we er gewoon "snel vanaf" willen zijn, waardoor we het kortst mogelijke antwoord sturen. Dan ligt het in ieder geval maar weer lekker bij die ander.

Maar ja, die ander doet dat dan ook. En dan jij weer. En zo ga je maar door…

Dus steeds moet je de draad weer opnieuw oppakken, en na acht e-mails zit je dus ook weer alles terug te lezen; uit te zoeken waar dit over ging, en opnieuw nadenken over het antwoord.

Het is het verschil tussen het lek in je dak dichten, en steeds het pannetje wisselen.

Ja, natuurlijk is het in het moment sneller om het pannetje te wisselen. En dan is het het probleem van "die ander" (wat in dit geval waarschijnlijk betekent: jij, maar in de toekomst), maar uiteindelijk is het natuurlijk helemaal niet handig.

Zo is het ook met je e-mail: wees volledig in je e-mail, want zelfs als het typen de eerste keer meer werk is, bespaart het je uiteindelijk juist enorm veel tijd.

Praktisch voorbeeld

Dit artikel was oorspronkelijk gewoon een e-mail in het Slimmer Werken eZine, en was naar aanleiding van iets wat mij "overkwam".

Dat verhaal wil ik nog even met je delen, omdat het toevallig een mooi voorbeeld is. Ik noem verder geen namen, want het gaat niet om deze persoon die iets "verkeerd" heeft gedaan — het is een mooi voorbeeld. (Van iets waar ik me zelf ook regelmatig schuldig aan maak overigens!)

We hadden een reservering bij een hotel, en zouden daar ook eten in één van de restaurants. Om de persoon in kwestie te beschermen wil ik er verder niet te veel over kwijt, maar het is een plek waar je op zich een redelijk aantal opties hebt voor de eetgelegenheden.

In ieder geval, onze reservering bij het restaurant kon niet doorgaan in verband met COVID-19. Dat begrijp ik, en is geen enkel probleem.

Maar, we kregen een e-mail die ons alleen vertelde dat de reservering niet door kon gaan, en of ze "iets voor ons kon betekenen".

Zonder de opties te kennen, ging ik er redelijk van uit dat ze een ander restaurant zou kunnen reserveren.

Wij hadden onderling overleg, en stuurde een e-mail terug met ons voorstel voor een ander restaurant.

Daarop kwam het antwoord dat er maar één ander restaurant mogelijk was, of ons geld terug voor de reservering.

Had zij in de eerste instantie gelijk gezegd "Kan ik iets voor je betekenen? Ik kan reserveren bij restaurant X, of je geld terug geven in de vorm van een waardebon of contant geld", had ze voor die eerste mail wel iets meer moeten typen¹, maar had ik ook gelijk gereageerd met "We willen graag het geld contant".

En dan waren we klaar geweest.

Nu gingen er meerdere e-mails over heen, en elke keer moeten we — allebei — de draad weer oppakken. Weer even teruglezen waar het over ging, wat al besproken is… zucht

Bovendien, maar dat was "alleen mijn probleem", had ik nu de mogelijke restaurants opgezocht, menu’s bekeken, overleg gehad over die restaurants, en een keuze gemaakt. Dat was allemaal verspilde tijd.

De mailconversatie had kunnen zijn:

• "Sorry meneer, de reservering gaat niet door. Ik kan voor u reserveren bij restaurant X, en anders uw geld terug geven. Wilt u het in het laatste geval als waardebon, of contant?"
• "Begrijp ik. Ik heb het geld graag contant terug."

Maar werd nu…

• "Sorry meneer, de reservering gaat niet door. Kan ik iets voor u doen?"
• "Ja, is een reservering bij restaurant Y [om tijd] mogelijk?"
• "Nee, ik kan alleen reserveren bij restaurant X of uw geld terug."
• "Ah, dan graag geld terug."
• "Ok, wilt u dat als waardebon of contant?"
• "Graag contant."

Toegegeven: dit is een geval waarin even bellen een prima optie was geweest, en achteraf gezien zou ik dat gedaan hebben.

Maar hoe vaak doen we dit niet, ook in andere gevallen: gewoon het kortst mogelijke antwoord, om er maar vanaf te zijn, en daardoor in totaal veel meer tijd kwijt te zijn?

Het doet me altijd denken aan een oude bekende. Hij ging letterlijk elke week nieuwe batterijen kopen, in plaats van gewoon één keer oplaadbare batterijen halen.

Ja, het kost je één keer meer, maar uiteindelijk ben je toch een stuk voordeliger uit…