Hulpmiddelen voor een Strategisch Luie business
Een vraag die we bijna dagelijks te horen krijgen:
Joh Niels, hoe doen jullie dat nou eigenlijk? Ik weet dat jullie allerlei hele slimme hulpmiddelen gebruiken om jullie leven, en business, draaiende te houden. Kun je een paar pareltjes delen?
Yup. Wij van Strategisch Lui gebruiken de nodige tools en systemen om de business draaiende te houden. En privé ook nog wel wat. Maar laten we even focussen op de business.
First things first. Tools, apps, systemen, whatever. Allemaal heel handig. Maar! Het is niet het hele verhaal. Houd altijd de stappen in de gaten.
Productiviteit trechter. Elimineren, Automatiseren, Uitbesteden.
- Ga eerst zo veel mogelijk uit je leven en business elimineren. Neem afscheid van alles wat niet absoluut noodzakelijk is. Altijd de eerste stap. Zonde van je tijd (en geld) om tools in te zetten op zaken die niet eens noodzakelijk zijn;
- Vervolgens ga je, van wat er overblijft, zo veel mogelijk automatiseren. Dat is waar de meeste van deze hulpmiddelen goed van pas komen;
- Niet alles is te elimineren of automatiseren, dus daarna ga je kijken of je de overige zaken kunt uitbesteden;
Besteed nooit iets uit wat je kunt automatiseren. Automatiseer nooit iets wat je had kunnen elimineren.
Website: Jouw 24/7 verkoop machine
Domeinnaam – Het begint allemaal met een naam. Zoals wij strategischlui.nl hebben wil jij waarschijnlijk ook een .nl adres voor jouw business. Wij gebruiken hiervoor TransIP. Voordelige domeinnamen, perfecte service.
Hosting – En als je dan een naam hebt voor je website, met een .nl adres, wat je dan moet doen is een stukje van het internet huren. Iets waar je jouw website op kunt installeren, en wat te 24/7 bereiken is voor bezoekers. Ook daarvoor kun je gewoon bij TransIP aankloppen. Zij bieden hosting aan op elk niveau. Je kunt voordelig beginnen, en als jouw website populairder wordt kun je (net als ons) upgraden naar een heuse VPS.
WordPress – Geen gedoe met zelf HTML en CSS code typen om een website in elkaar te toveren, met WordPress kan iedereen een website maken en beheren. En dat nog gratis ook.
StudioPress – Standaard ziet WordPress er niet echt aantrekkelijk uit voor je bezoekers. Gelukkig kun je dat vrij simpel aanpassen met thema’s. Nadeel is alleen dat er vele duizenden aanbieders zijn voor WordPress thema’s, waarvan ze lang niet allemaal kwaliteit bieden.
Sommigen zien er leuk uit, maar zitten technisch gezien (in de code) slecht in elkaar. Het risico van zo’n thema met slechte code is aan de ene kant dat Google er misschien weinig van snapt, en aan de andere kant dat je mogelijk kwetsbaar bent voor hackers.
Daarom adviseren wij StudioPress, daarvan weten wij in ieder geval dat de thema’s goed in elkaar zitten én dat ze er goed uitzien. Best of both worlds.
Yoast SEO – Over Google gesproken. Je wilt natuurlijk wel dat (potentiële) klanten jouw website kunnen vinden. Installeer daarom de gratis plugin Yoast SEO. Deze plugin helpt jou om jouw WordPress website te optimaliseren voor zoekmachines.
Google Analytics – Tja, en dan wil je natuurlijk wel weten of er mensen naar je website komen, en hoeveel dan wel, en wat die dan zoal doen op je site. Gebruik daarvoor de gratis dienst van Google Analytics. (of als je Google niet vertrouwt is Clicky ook een goede optie)
Business die klaar is voor automatisering
Optin Monster – Meer dan 80% van je website bezoekers komt nooit meer terug. Zorg dus dat ze zich kunnen aanmelden voor jouw email lijst om in contact te blijven voor ze weg gaan. OptinMonster geeft hier veel opties voor, je kunt bijvoorbeeld een popup tonen zodra bezoekers op het punt staan je website te verlaten. Zeer effectief, zonder irritant te zijn.
ConvertKit – Dan moet je natuurlijk wel ergens die email lijst bijhouden. Bij een email service provider die het jou makkelijk maakt om die lijst te beheren, statistieken in te zien, en natuurlijk de mensen die zich aan hebben gemeld te daadwerkelijk te mailen. ConvertKit is the way to go.
GravityForms – Voor als je mensen meer wilt vragen dan hun email adres. Met GravityForms kun je allerlei soorten formulieren maken. Contact formulieren bijvoorbeeld. Maar ook een enquête, bestelformulier, quiz. Alles waarbij je mensen vraagt om dingen, GravityForms regelt het voor je.
OptimizePress – En die bestel formulieren wil je natuurlijk op een apart soort pagina. Een landingspagina of verkooppagina zoals ze dat noemen. Iets wat los staat van de rest van je website. Gebruik OptimizePress om zulke pagina’s helemaal zelf te kunnen maken, gewoon met wat simpele sleur en pleur elementen. What you see is what you get.
Webinar Jam – Maarja hoe krijg je die mensen dan naar die landingspagina’s met bestelformulieren? Aan de ene kant via mails vanuit ConvertKit, maar wat nog veel beter werkt is als je gratis online trainingen geeft. Live. Dat noemen ze webinars, en webinar jam is op dit moment verreweg de beste optie daarvoor.
Mollie – Zodra mensen dan een dienst of product bij jou bestellen wil je natuurlijk dat ze je ook kunnen betalen. Mollie fixt dat. iDeal, PayPal, MisterCash, Overboeken, Incasso’s, en zelfs Bitcoin. Mollie regelt het allemaal voor je.
MoneyBird – Als ondernemer ben je in Nederland ook verplicht om een boekhouding bij te houden. Kun je zelf doen met Excel of iets dergelijks, maar dat is best wel een gedoe. Gelukkig is er MoneyBird. Met MoneyBird stelt het allemaal niet zo veel voor. Je kunt offertes en facturen maken, workflows instellen, en je banktransacties koppelen aan zowel inkoop als verkoop facturen. Je kunt zelfs rapportages inzien, zoals wat je BTW aangifte moet gaan zijn. Je kunt eigenlijk weinig meer fout doen.
Zelf hebben we dankzij de goede API van MoneyBird praktisch de hele administratie kunnen automatiseren. Bestellen via GravityForms, betalen via Mollie, en de facturen via MoneyBird, allemaal aan elkaar geknoopt.
Knab – Op zich is een bankrekening niet heel erg boeiend, maar met Knab kun je automatisch jouw banktransacties laten importeren naar MoneyBird. Zo is je administratie altijd up-to-date, zonder dat je zelf van alles hoeft bij te houden.
Google Apps – Omdat je waarschijnlijk je email adres op je website wilt zetten (voor als mensen je GravityForms formulier niet willen gebruiken) kun je aardig wat spam verwachten. Niet van mensen, maar van robots die het web afzoeken naar email adressen. Dan kun je proberen slimmer te zijn dan die robots en spaties zetten in je email adres, of geen @ gebruiken maar AT typen. Allemaal gedoe, wat die robots ook gewoon snappen, en waar je klanten last van hebben. Een betere optie is om te zorgen voor een email adres met een goede spam filter. Google kan daar prima mee omgaan. Google Apps is een soort Gmail, maar dan voor jouw eigen domein. Vrij simpel te koppelen via TransIP.
Calendly – Mail is op zich een prima medium om contact te leggen, maar als dat contact met een (potentiële) klant uitloopt naar een afspraak is het een verschrikking. Heen en weer mailen naar elkaar over wanneer iemand zin/tijd heeft, dat schiet niet op. Gebruik daarvoor Calendly, een geautomatiseerde afspraken secretaresse. Maak afspraak soorten, geef aan op welke momenten jij zin hebt in die soort afspraken, koppel je agenda. Zodra je dat hebt ingesteld is het enige wat jij nog hoeft te doen is de link te sturen, en Calendly regelt de rest.
Fiverr / Upwork – Als je zelf iets uit wilt besteden kun je Fiverr of Upwork gebruiken. Beide websites hebben aanbod van freelancers uit de hele wereld. Ons logo (die schildpad) is gemaakt door een meisje uit Ukraine via Upwork (toen nog oDesk), en de podcast intro is gemaakt door een Nederlander via Fiverr. Beide kunnen wij van harte aanbevelen.
Appear.in – Videobellen met tot wel 8 mensen tegelijk. Gratis. Snel, stabiel, en zonder storingen. Gebruiken wij voor onze meetings. Onderling, met klanten, voor de podcast, en met onze mastermind groepen.
Hardware: De daadwerkelijke fysieke apparaten die je gebruikt
MacBook Pro 13″ – Als zelfstandige heb je geen IT afdeling die zich zorgen maakt om storingen van je apparatuur. Alles moet gewoon werken, anders kun jij niet werken. Dat is het voordeel van Apple. In alle jaren dat wij met een Macs werken zijn deze nog nooit gecrasht of langsaam geworden.
Apple Thunderbolt Display 27″ – 13″ is praktisch voor mobiliteit, maar als je echt productief wilt zijn moet je gewoon simpelweg meer plek hebben. Extern scherm erbij dus, zodat je voldoende werkruimte hebt.
Magic Trackpad – Als je met een extern scherm werkt wil je natuurlijk ook een extern trackpad. Nee, geen muis, een goede multitouch trackpad werkt véél fijner.
DAS Keyboard – En natuurlijk ook een extern toetsenbord. Mechanisch natuurlijk, clicky, dat typt stukken fijner. DAS Keyboard Ultimate, zonder updruk, dan moet je wel blind typen. Prima geschikt voor de Colemak layout.
iPhone – Op alle mogelijke aspecten nog steeds verreweg de beste kwaliteit telefoon.
iPad – Productief zijn terwijl je van je werkplek weg bent.
Synology NAS – Zelfs al is het nog nooit voorgekomen dat mijn Mac is gecrasht, je moet er niet aan denken dat het wel gebeurt. Daarom heb je een NAS die zorgt voor extra opslag ruimte en een backup.
RØDE Podcaster – Er zit een microfoon in al die Apple apparaten, maar als je alles online doet is het verstandig om te investeren in een microfoon die beter klinkt dan de standaard ingebouwde microfoons. De RØDE Podcaster is gemaakt voor spraak opnames, dus ideaal voor podcasts, en webinars. Gewoon met USB in te pluggen in je laptop, geen gedoe met mengpanelen of drivers of iets dergelijks.
ScanSnap – Omdat er nog steeds dingen via de fysieke post komen. Scan alles in, zodat je het digitaal kunt bewaren. Papierloos werken maakt je flexibeler.
Mac OS X: Handige apps voor jouw productiefabriek
OmniFocus – Heer en meester wat betreft takenlijsten. OmniFocus is verreweg de beste oplossing als je serieus aan de slag wilt met takenlijsten. Wij slaan ons hele leven hier in op.
1Password – Veilig met het internet omgaan betekent dat je voor elke website een uniek wachtwoord hebt, en nog een lang wachtwoord ook. Veilig, maar onmogelijk om te onthouden. Daarom gebruik je 1Password als wachtwoordbeheer systeem. Je hoeft alleen nog maar dat ene wachtwoord van 1Password te onthouden, de app regelt de rest.
RescueTime – Krijg inzicht over waar jij jouw tijd aan besteed.
Vitamine-R – De meest bazige timer die je je kunt bedenken. Start een Pomodoro, noteer waar je aan gaat werken, en knallen! Vitamine-R sluit automatisch alle apps af, en genereert achtergrond ruis, zodat jij je kunt focussen.
Better Touch Tool – Haal het meeste uit je trackpad. Sneltoetsen voor je trackpad. Zelf gebaren instellen zodat je nog sneller kunt werken.
SelfControl – Wees geen Facebook zombie. Forceer jezelf om iets nuttigs te doen door afleidende websites te blokkeren.
Hazel – Geautomatiseerde opruiming op je Mac. Stel regels in zodat gedownloade .zip bestanden automatisch worden uitgepakt, referentie items automatisch naar OmniFocus verplaatst worden, en bestanden op je bureaublad na een tijdje automatisch in de prullenbak worden gegooid.
Keyboard Maestro – Ga nog een paar stappen verder met je automatisering. Maak macro’s voor alles. Als jij het op je computer kan voordoen, dan kan Keyboard Maestro het nadoen.
BackBlaze – Een NAS gebruiken voor je backups is een goede zaak, maar wat als je huis afbrand? Dan ben je nog steeds alles kwijt. Zorg dus ook voor een backup die op een andere locatie staat.
TextExpander – Tovertypen made simple. Stel zelf afkortingen in, en geef aan welke tekst er op het scherm moet verschijnen als je die afkorting typt. Werkt in elke applicatie.
iOS: Handige apps voor on the go
Overcast – Wat ons betreft de beste app om podcasts te beluisteren. Zeker dankzij de “Smart Speed” functie waardoor je een podcast versneld kunt afspelen, zonder dat het geluid vervormd wordt (iets met een slim algoritme dat vooral pauzes en ademhalingen versneld en gesproken tekst met rust laat).
OmniFocus – Als heel je leven in OmniFocus staat wil je dat natuurlijk ook bij je hebben als je niet achter je laptop zit, gelukkig heeft OmniFocus ook een app voor iOS.
Captio – Super snel dingen die in je opkomen noteren en naar jezelf (of OmniFocus) sturen. Zo blijft je hoofd leeg, en kun je toch nooit iets vergeten.
1Password – Wachtwoorden kun je niet onthouden, dus 1Password synchroniseert gewoon tussen je Mac en iOS. Je kunt wachtwoorden nog voor je laten intypen ook. Werkt met de vingerafdruk scanner op je iPhone.
Authy – Voor de extra stap in jouw digitale veiligheid. “Two-Factor Authentication”. Zeg maar dezelfde beveiliging als bij je bank. Naast je wachtwoord heb je ook nog een code. Zelfs als hackers jouw wachtwoord achterhalen kunnen ze nog steeds niets zonder de code van Authy.
Workflow – Net zoiets als Keyboard Maestro, maar dan voor iOS. Automatiseer allerlei activiteiten via een workflow.
Home Automation voor een frictieloos leven
Roomba – Nooit meer stofzuigen. Je hebt een wasmachine die de was voor je doet, een vaatwasser die de vaat voor je doet, waarom dan geen robot die stofzuigt voor je? Roomba is de slimste robot stofzuiger van dit moment.
Scooba – De dweil broer van Roomba. Dweilt beter dan wij het ooit gedaan hebben.