Waarom al die email mappen je tijd verspillen!

Hoe veel tijd ben jij kwijt aan je e-mail? Als je een kenniswerker bent waarschijnlijk vrij veel.

Uit verschillende rapporten blijkt dat kenniswerkers soms wel tot 3 uur per dag bezig zijn met het verwerken van hun email.

Je kunt dus veel tijd besparen door efficiënt met je email om te gaan. Bijvoorbeeld door zo min mogelijk tijd te besteden aan het organiseren van je e-mail.

Stop jij iedere mail keurig in het juiste mapje?

Veel mensen bergen hun e-mails op in eindeloze rijen e-mail mappen gesorteerd op klanten, leveranciers, projecten, et cetera.

Met natuurlijk ook de nodige problemen wanneer je je af gaat vragen of iets nu in "project X" hoort of in "prospects", wanneer een klant tijdens een mailwisseling over project X iets laat vallen over een ander project wat je zou kunnen doen.

Maar hier is het ding: onderzoek wijst uit dat mensen die hun e-mail niet in mappen opbergen minder tijd spenderen aan het opzoeken van e-mails.

Het is veel sneller de computer zelf te laten zoeken op een trefwoord, dan dat jij gaat scrollen door je mappen tot je de mail gevonden hebt.

E-mails 70% sneller vinden

De belangrijkste uitkomst is dat het zoeken van een mail in je e-mail mappen gemiddeld 58 seconden duurt, terwijl het vinden van de mail met de zoekfunctie maar zo’n 18 seconden kost.

40 seconden klinkt misschien niet alsof het veel is, maar dit betekent dus dat het bijna 70% sneller is om de zoekfunctie te gebruiken.

Voor een actie die je waarschijnlijk regelmatig doet, elke dag, gaat dat gigantisch optellen.

En dan hebben we het alleen nog maar over het vinden van de e-mails.

E-mail mappen kosten je tijd

Als je ze allemaal in mapjes gaat stoppen kost dat je natuurlijk ook tijd.

Je moet de e-mail oppakken, het juiste mapje zoeken (wat moeilijker is naar mate je meer mappen hebt), en het er in zetten.

En dat voor elke e-mail.

Zijn e-mail mappen dan compleet overbodig?

Betekent dit dat ik dan helemaal tegen ben op e-mail mappen, en denk dat je ze nooit zou moeten gebruiken?

Nope.

Ik gebruik ze ook. (Ten minste, ik gebruik labels in G Suite, zodat ik zelfs meerdere labels aan één e-mail kan koppelen.)

En ik denk dat er een aantal mappen (of labels, als je Gmail gebruikt) zijn die wél nuttig zijn. Die je zelfs kunnen helpen om tijd te besparen.

Komen ze:

Archief

Allereerst moet je je e-mail kunnen archiveren, want je wilt het niet allemaal in je inbox laten.

Dit wordt je grootste map. Noem het simpelweg "Archief", en eigenlijk gaat bijna alle e-mail hier heen.

Er is ook een redelijke kans dat je e-mailprogramma/e-mailprovider al zo’n map heeft, dan mag je die natuurlijk gewoon gebruiken.

Filtermappen

De andere mappen die nuttig zijn, zijn mappen die je gebruikt in je automatische e-mail filters.

In dit geval ben jij geen tijd kwijt aan het indelen van die mailtjes, want dat doet de computer gewoon voor je.

Als je onze tips voor e-mail filters gelezen hebt weet je misschien al welke mappen je daar voor zou moeten hebben.

Nog even een paar tips:

• Wachten op: e-mails waar je nog wacht op een reactie (combineer met "#w4");
• CC info: mailtjes waar jij alleen maar in de CC staat, die meestal later in één grote batch verwerkt kunnen;
• Te betalen facturen: krijg je facturen van leveranciers die je "handmatig" (niet via automatische incasso) moet betalen? Verzamel ze samen in een mapje, en werk er één keer per week door heen met je pinpas in de hand (vergeet niet om ze daarna naar het archief te slepen, zodat je niet dubbel betaalt!);
• Nieuwsbrieven: bouw je eigen leesmap op door nieuwsbrieven te verzamelen in één mapje;

Je ziet dat we het hier ook niet te gek maken met het aantal mappen. We hebben één map "Nieuwsbrieven", en niet een map per nieuwsbrief; dat kun je prima met een zoekopdracht oplossen.

Afkicken van e-mail mappen

Als je het nog niet gelijk aandurft om al je e-mail mappen weg te doen kun je beginnen door ze een tijdje niet te gebruiken om mail te zoeken.

Je archiveert gewoon nog steeds zoals je gewend bent, maar als je een mail nodig hebt gebruik je de zoekfunctie.

Doe dit rustig een paar maanden zo zelfs, zodat je er echt op kunt vertrouwen dat je die mappen niet nodig hebt.

Wanneer je gezien hebt dat het goed gaat, kun je volledig gaan vertrouwen op de zoekfunctie.