Tijd besparen in drie simpele stappen

Je kunt op allerlei manieren tijd besparen. Maar wist je dat de grote winst uiteindelijk vaak neerkomt op drie simpele stappen?

Alle life hacks, tips om je appel in een halve seconde te schillen, en handige YouTube-video’tjes zijn leuk… Maar het is goed om bij de basis te beginnen.

Drie stappen. Simpel.

De drie stappen om tijd te besparen

Ik zal de stappen gelijk met je delen, dan weet je waar je aan toe bent:

• Elimineren
• Automatiseren
• Delegeren

Als je deze drie dingen op iedere taak van je lijstje toepast kun je ongelooflijk veel tijd besparen.

Hoe dan? Laten we ze één voor één bekijken, aan de hand van een voorbeeld.

Situatie-schets: hoe kun je tijd besparen met de drie stappen?

Veel mensen verdelen hun e-mail in (honderden) mapjes — bijvoorbeeld een map per klant. Nu is het misschien maar een paar seconden werk om een e-mail in een map te zetten, maar waarschijnlijk krijg je zo 50-100 e-mails per dag als kenniswerker.

Dus dat gaat allemaal optellen. Daarbij zijn het steeds weer nieuwe beslissingen die je moet nemen.

En omdat steeds meer blijkt dat je maar een beperkt aantal keuzes kunt maken op een dag, is het zonde om die tijd kwijt te zijn aan het kiezen van de juiste e-mail mapjes.

Dus hoe zouden we dat anders kunnen doen, volgens het "Elimineren, Automatiseren, Delegeren"-lijstje?

Tijd besparen stap #1: elimineren

We hebben het vaker gezegd: e-mails in mappen verdelen is zonde van je tijd.

Dus één manier om hier tijd te besparen is het simpelweg te stoppen, te elimineren.

In plaats van je e-mails dan in te delen in mappen, kun je vertrouwen op de zoekfunctie. Is nog sneller ook.

Je kunt dus "veilig" stoppen met het groeperen van e-mails, zonder dat het je iets "kost".

Maar misschien wil jij het toch. Is elimineren geen optie voor jou. Ok, dan gaan we door naar de volgende vraag.

Tijd besparen stap #2: automatiseren

De volgende vraag is: kun je dit automatiseren?

Voor automatisering helpt het meestal om het proces stapsgewijs te beschrijven (of vaak nog beter: een stroomschema):

1. Je opent een e-mail
2. Je controleert de afzender
3. Op basis van de afzender verplaats je de e-mail naar het juiste mapje

Is dit iets wat een computer zou kunnen? Jazeker. Een computer kan met behulp van e-mail filters (automatische regels) de afzender controleren en de e-mail dan automatisch verplaatsen naar de juiste map.

Dat heeft een paar voordelen:

1. Het zal altijd naar de juiste map gaan, de computer kan niet per ongeluk naar het verkeerde mapje slepen
2. Jij hoeft er niet meer over na te denken, dus het scheelt je weer een beslissing
3. Jij hoeft er niets voor te doen zelfs, dus het scheelt je tijd!

Maar, Martijn…

Nu denk je misschien "Maar, Martijn! Ik wil de e-mails wel eerst in mijn inbox zien voor ik ze verplaats naar het juiste mapje".

Prima. Dan laat je de e-mail niet verplaatsen, maar kopiëren. Als je iets als Gmail / G Suite gebruikt laat je een label toepassen.

De e-mail staat dan al goed, en jij kunt gewoon archiveren na het lezen/beantwoorden. Een goede gewoonte, en één van mijn zes e-mail regels.

Nog eentje: "Maar, Martijn! Mijn klanten mailen me soms vanaf verschillende adressen."

Ok. Maar hoe veel adressen zijn dat écht? Hun zakelijk adres, en af en toe reageren ze op hun iPhone per ongeluk met het privé adres?

Dan neem je beide e-mailadressen op in het filter.

En krijg je ook wel eens plots een e-mail vanaf een andere plek? Dan verplaats je die even handmatig. Maar hoe vaak komt dat nou écht voor?

Tijd besparen stap #3: delegeren

Misschien kun jij het niet automatiseren, om wat voor reden dan ook. Je zit vast aan een e-mailprogramma dat het niet ondersteunt, of je wilt misschien niet leren hoe het moet.

Dan is er altijd nog de derde optie: delegeren. Deze wil je echt bewaren voor het moment dat het wel móet (dus elimineren kan niet), niet door een computer/robot kan (dus automatiseren kan niet), maar eigenlijk niet jouw core business/specialiteit is.

Bonus-stap: herhaal deze vragen regelmatig

Bekijk je taken regelmatig opnieuw. Zijn er dingen die je nu automatiseert, die eigenlijk geëlimineerd kunnen? Zijn er dingen die je nu delegeert die inmiddels geautomatiseerd kunnen? Of geëlimineerd zelfs?

(Het is overigens niet de bedoeling dat je mensen naar wie je delegeert gaat elimineren, alleen de taken.)

Stel dat je het sorteren van de e-mail nu hebt uitbesteed, omdat jouw programma geen e-mail filters heeft. Maar één keer per maand loop je je taken na, en je ziet nu dat je e-mail programma ze wél heeft. Dan kun je dus van delegeren, naar automatiseren.

Dat maakt de persoon waar je naar delegeert dan weer vrij om ander werk te doen, en in de meeste gevallen is het voor jou positief op het gebied van geld, (doorloop)tijd én kwaliteit.

Onthoud de drie stappen om tijd te besparen

Print deze uit, en hang het boven je bureau als een constante herinnering:

Besteed nooit iets uit wat je kunt automatiseren. Automatiseer nooit iets wat je had kunnen elimineren.

(Download hier gratis als PDF)