6 e-mail regels om nooit te vergeten
E-mail. Je komt er niet onderuit, hoe graag je dat misschien ook soms zou willen.
Nu ben ik erg van mening dat e-mail op zichzelf geen probleem is, maar dat je het goed moet gebruiken. (En op het juiste moment.)
Daarom zes e-mail regels die je nooit moet vergeten. Zolang je je aan deze regels houdt, wordt e-mail al gelijk een stuk leuker.
Bewaak je inbox
De allereerste stap: zet een waakhond op je e-mail. Niet iedereen mag jou zo maar mailen. Je inbox is een speciale plaats, waar niet iedereen in kan.
Meld je af van nieuwsbrieven die je nooit leest (ja, ook van het Slimmer Werken eZine als je die eigenlijk nooit opent), en wees kritisch naar mensen die jou steeds e-mails sturen waar je niet op zit te wachten.
Als je daar echt ver in wilt gaan kun je een bericht als onderstaande sturen naar mensen die je te veel "lastig vallen", en ze dan gewoon automatisch wegfilteren uit je inbox. (Dit is wel extreem, maar ik ken iemand — die ik verder anoniem zal laten — die zoiets als dit doet.)
Dit is een semi-automatisch bericht, wat ik als standaard antwoord stuur als ik heb besloten om jou toe te voegen aan een filter.
Al mijn e-mail gaat door een hele verzameling filters, de filter die voor jou toepasselijk is heet "Spam?". Dit houdt dus in dat ik je niet =teer als spammer, maar voor mezelf wel zo aanmerk. Ik zal jouw mailtjes dus niet meer ontvangen.
Mogelijk stuurde je me spam in de vorm van reclame, viagra, mailing list, doorstuur mailtjes, onzin filmpjes, moppen, lollige linkjes, of iets dergelijks. Ik gebruik mijn mail niet voor deze zaken, vandaar dat jij nu gefilterd wordt.
Als ik ooit besluit contact met jou op te nemen zal deze filter automatisch worden opgeheven.
Mijn excuses voor het ongemak.
Direct archiveren na het verzenden
Heb je een e-mail beantwoord? Archiveer deze dan gelijk.
In Gmail / G Suite kun je zelfs gebruik maken van de knop "Verzenden en archiveren". Ook e-mail apps als Spark implementeren dit, dus gebruik het.
Kun je een e-mail niet beantwoorden, omdat er nog een actie aan vast zit? Schrijf de actie dan op je todo-lijst en archiveer de e-mail daarna. Je kunt deze altijd later nog beantwoorden vanuit je archief.
Gebruik sjablonen en tovertypen
En als je dan zo’n e-mail beantwoord, maak dan gebruik van handige trucjes om zo min mogelijk te moeten typen.
Moet je dezelfde e-mail vaak sturen? Overweeg dan gebruik te maken van een vorm van sjablonen. Dit kan zo simpel zijn als een paar mailtjes gewoon in je Concepten-map klaarzetten, zodat je ze snel kunt kopiëren en plakken.
Maar nog beter is het natuurlijk om te leren tovertypen, om zo supersnel antwoord te geven.
E-mail op het juiste moment van de dag
Die antwoorden geef je alleen op specifieke momenten van de dag overigens. We hebben het al eens gehad over themadagen voor meer focus. Dat geldt ook over de dag heen natuurlijk: als jij ’s morgens nog scherp bent, is het zonde om dan die "goede energie" te gebruiken voor e-mail.
Je kunt dan beter aan het einde van de dag e-mail doen, als je misschien niet meer de energie hebt voor je échte werk.
Zijn er een paar heel ingewikkelde e-mails? Dan kun je daar altijd een aantekening van maken en die de volgende dag doen, met meer energie.
Een e-mail kan meestal wel een dagje wachten. (En zo niet, heeft de afzender eigenlijk het verkeerde medium gekozen en hadden ze je beter kunnen bellen. 😉)
Batch je e-mail
Door je e-mail aan het einde van de dag te doen los je gelijk iets anders op. Je past nu automatisch batching toe, wat er voor zorgt dat je gewoon even in "e-mail mode" kan gaan en snel door die e-mails gaat.
Dat is veel beter dan de hele dag door "even een e-mail" beantwoorden. Want jij weet het natuurlijk ook: multitasken bestaat niet.
Geen. Notificaties.
Dat betekent ook dat je alle push meldingen, notificaties, alerts, piepjes — hoe je ze ook wilt noemen — uitschakelt.
In sommige gevallen kun je overwegen om ze in te schakelen voor specifieke contacten. Maar die lijst wil je dan echt heel kort houden.
Als je zo’n lijst nodig hebt is het waarschijnlijk beter om deze mensen in een speciale map binnen te laten komen, en die map een paar keer per dag te checken in plaats van één keer per dag.
Zo word je niet afgeleid door elk mailtje, maar weet je wel dat je regelmatige naar die belangrijkere e-mails kijkt.
Meer handige tips voor het gebruik van e-mail, en andere manieren om tijd te besparen? Abonneer je op het Slimmer Werken eZine!