Beginnen met delegeren: wat kun je delegeren?

We hebben de eerste basisprincipes van tijd besparen uitgebreid besproken (bijvoorbeeld hier, hier en hier), maar de laatste nog niet.

Tot nu. Want in dit artikel gaan we het hebben over het derde principe: delegeren. En specifiek: hoe begin je er eigenlijk mee? Hoe weet je wat je kunt delegeren, en welke dingen je moet uitbesteden of juist zelf moet doen?

Wat kun je delegeren?

Net als met automatiseren is een goede begin te controleren welke dingen jij zou kunnen delegeren. Pas als je weet wat je kunt uitbesteden, kun je bepalen wat je gaat uitbesteden.

Er zijn verschillende manieren om dit aan te pakken, en wat je kiest hangt ook af van je huidige situatie.

Gaat je bedrijf de goede kant op, en wil je vooral meer tijd? Dan wil je misschien dingen delegeren die je nu nog zelf doet.

Heb je op zich wel tijd, maar zoek je bijvoorbeeld groei? Zijn er dingen waar jij niet goed in bent, maar die je wel graag gedaan zou zien? Dan wil je juist nieuwe dingen uitbesteden.

Maak een organogram van je (gewenste) organisatie

De eerste methode is een organogram te maken. Een schema waarin staat hoe je bedrijf er uit ziet.

Of hoe je bedrijf er uit zou zien, als het groter was.

Zelfs als je geen plannen hebt om een gigantische enterprise te groeien (ik heb dat zelf niet), kan het nog steeds goed zijn om op te schrijven hoe de organisatie er uit zou zien als het wel zo was.

Je hoeft nog niet te bepalen wie de rollen vervullen, als je alleen bent vervul jij nu waarschijnlijk alle rollen. Maar het helpt wel om te zien welke rollen dat allemaal zijn.

Gebruik ook afdelingen als dat logisch past in jouw bedrijf. Zorg dat je het leuk houdt voor jezelf, dus maak er gerust wat mooie titels van.

Welke hoedjes heb jij op?

Welke petten draag jij in je bedrijf? Schrijf ze allemaal op. Je bent waarschijnlijk de CEO die de grotere strategie en visie zet; de COO die zorgt dat alle day-to-day dingen kloppen; de CFO die zich druk maakt om het financiële plaatje; de VP Marketing … Et cetera.

Maar het zijn waarschijnlijk niet alleen de grote C-level/VP-rollen die je vervult.

Je bent misschien ook de systeembeheerder, de accountmanager, en de schoonmaker. Schrijf ze allemaal op.

Maak je organogram

Het makkelijkste is dit gewoon met pen en papier te doen, zodat je het echt als een schema kunt uittekenen. (Of gebruik een programma als OmniGraffle of Microsoft Visio, als je daar in thuis bent… Maar dan heb je het risico dat je te veel tijd gaat stoppen in het "mooi" maken, in plaats van het praktisch snel aan de slag.)

Je kunt zelf beslissen of je alleen rollen opneemt die nu vervult worden, of ook de rollen die er zouden zijn als het bedrijf groter was.

Als je die laatste er ook in meeneemt is het wel handig om er vast een onderscheid in te maken, bijvoorbeeld door een kleurtje of door er een streep onder te zetten.

Zijn er zaken die je nu al delegeert? Geef deze dan ook aan, door er bijvoorbeeld een sterretje bij te zetten.

Wat heb je nog te doen? Moet jij dat doen?

Een andere manier om dit aan te pakken is te beginnen met je takenlijst.

Als je nu je lijst er bij pakt, wat staat daar dan op? Je zoekt hier vooral naar…

• Dingen die jou (buiten verhouding) veel tijd kosten (waarschijnlijk dingen die je graag zou automatiseren, maar niet kán automatiseren)
• Taken die je al tijden uitstelt, bijvoorbeeld omdat je ze écht niet leuk vindt (voor mij: alles waar ik de telefoon voor moet oppakken)
• Zaken die buiten je core business vallen, dingen die dus niet je werk zijn (als jij schoenmaker bent is WordPress updaten niet je core business)

Met andere woorden: je zoekt naar dingen die jij helemaal niet zou moeten doen. Kan iemand anders die overnemen?

Onderdelen van je automatiseringen

Het klinkt misschien raar, maar je automatiseringen zijn soms ook een goede plek om te gaan kijken wat je kunt uitbesteden.

We gaan natuurlijk niets delegeren wat we kunnen automatiseren, maar we hebben eerder gezien dat je sommige dingen voor 80% kunt automatiseren.

Die overige 20% is dan vaak iets wat prima gedelegeerd kan worden.

Kijk daarom naar de dingen die je niet 100% hebt kunnen automatiseren, maar wel voor een groot deel. Kun je de rest van het proces uitbesteden? Dan is voor jou dat hele proces van je bord, wat veel rust kan geven.

Dingen van je niet-doen lijstje

Hier moet je voorzichtig zijn, maar het kan soms logisch zijn om dingen van je "Lekker niet doen"-lijstje toch uit te besteden.

We gaan natuurlijk niets delegeren wat we kunnen elimineren, maar misschien heb jij er dingen op gezet waarvan je besloten hebt dat jij het absoluut niet wilt doen, maar waarvan je wel zou willen dat het gebeurt.

Je hebt zelf bijvoorbeeld geen interesse in Facebook, en besloten daar niets te doen. Maar je wilt eigenlijk wel dat je daar aanwezig bent…

Dan kan het logisch zijn dat deel van je social media uit te besteden naar iemand die het wel leuk vindt.

Let alleen heel goed op als je dingen van dat lijstje gaat halen, en kijk altijd goed wat je reden was om het niet te doen.

Is jouw reden om niet op Facebook te zijn bijvoorbeeld meer ethisch, omdat je problemen hebt met het bedrijf? Dan is het niet logisch om het uit te besteden, dan moet je er gewoon helemaal wegblijven.