Batching: doe meer, in minder tijd, met meer kwaliteit

Tenzij je aan een lopende band werkt, heb je waarschijnlijk verschillende dingen te doen op een dag.

En elke keer dat je moet wisselen tussen die dingen kost dat toch weer wat tijd. Soms is dat heel duidelijk, omdat het fysiek is. Soms is het minder duidelijk, omdat het vooral mentale voorbereiding is — maar dat kost ook tijd.

Bovendien kom je nooit echt in een lekkere "flow" als je steeds moet wisselen. Daarom zijn we ook geen voorstanders van multitasking hier.

Gelukkig is er ook goed nieuws! Als je kijkt naar al die verschillende taken, zie je vaak ook patronen; dingen die wél hetzelfde zijn.

Je moet bijvoorbeeld 10 telefoontjes doen. Of twee blogposts schrijven. Of nog een complete e-mail inbox doorwerken.

Wat nou, als je die dingen zou bundelen?

Batching is het bundelen van dezelfde taken

Dat is wat batching in principe is. Het is gewoon al je zelfde type taken achter elkaar doen, zodat je lekker in een ritme raakt.

Dit is veel logischer, en handiger, dan steeds opnieuw opstarten.

Als je koekjes gaat maken, maak je toch ook eerst het deeg voor 10 koekjes? Of ga je eerst deeg maken, dan een koekje in de oven leggen, dan wat anders doen, en dan weer nieuw deeg maken?

En ook voor je e-mail doe je dit waarschijnlijk al, in ieder geval in zekere mate — bijvoorbeeld aan het begin van de dag, waar je gelijk al je e-mails beantwoord.

(De truc is het daar bij te laten, en niet de rest van de dag steeds te stoppen met je werk om één e-mail te beantwoorden. 😉)

Batching in de praktijk

Waarschijnlijk gebruik je batching al veel meer dan je denkt. Als ik bijvoorbeeld glas in de glasbak wil doen neem ik dat mee als ik naar de supermarkt ga, want de glasbak staat er naast. Ik ga niet een keer boodschappen doen, en dan nog een andere keer glas weggooien. Jij waarschijnlijk ook niet. 😉

Je e-mails doe je in één keer. Misschien ga je af en toe even zitten om rekeningen te betalen. Kijk je het hele nieuwe seizoen van Westworld in één keer. ¹

Om batching echt praktisch toe te passen is het handig dat je weet wat je moet doen, en ook wat bij elkaar hoort.

Dat laatste is niet altijd even duidelijk. Telefoontjes is een makkelijke, dat kun je waarschijnlijk snel zien.

Maar wat zijn nog meer dingen die je goed zou kunnen combineren?

• Je e-mail inbox natuurlijk.

  Maar ook e-mails die je gewoon moet sturen naar mensen; daar kun je prima een lijstje van bij houden en dan in één keer allemaal typen en verzenden.

• Artikelen schrijven voor je website;

• Video’s maken.

  Dit is voor mij echt een grote. Ik maak veel video, en het is nog steeds iets waar ik echt goed voor moet gaan zitten, en in een flow moet komen.

  Dat gaat veel makkelijker als het in één keer allemaal achter elkaar gaat;

• Gewoon 20 kleine administratie-dingetjes die even moeten gebeuren, en een paar minuten per stuk zijn.

  Een uurtje dat soort dingen wegwerken kan heel fijn zijn. (Maar let op dat het niet heel je dag overneemt!)

Je kunt natuurlijk in je eigen werk kijken wat je nog meer kunt combineren. Ze hoeven ook niet exact hetzelfde te zijn ("boodschappen doen" en "glas in de glasbak"), als ze maar op een logische manier samen passen.

Voordelen van batching

Nog even samenvatten waarom je dit eigenlijk allemaal zou doen:

• Het scheelt je tijd, omdat je niet steeds de randzaken er om heen hoeft te regelen. Die kleine dingen kosten door de dag heen meer tijd dan je zou denken;

• Je hebt meer focus, en gaat er daardoor waarschijnlijk sneller door heen;

• Het is een goed middel tegen [uitstelgedrag][uitgesteldrag], zeker als je dingen bundelt die je een beetje spannend vindt;

• Als je in een ritme zit gaat je kwaliteit waarschijnlijk ook nog eens omhoog.

  Ik ken mensen die in sales werken, en de dag beginnen met "lage kwaliteit" leads. Gewoon om even warm te lopen.

  Tegen de tijd dat ze de "echte" leads bellen zitten ze al veel meer in hun ritme, en gaat het beter.

Genoeg redenen om het te proberen dus. Pak je lijstje er gewoon even bij, en kijk eens welke dingen jij eenvoudig kunt combineren.