E-mail de beste keus?

Tegenwoordig lijkt zo’n beetje alle communicatie via E-mail te gaan. Als je een nieuwe samenwerking aangaat wordt er vaak niet eens besproken hoe je met elkaar in contact blijft. Maar is E-mail eigenlijk wel zo ideaal?

Het korte antwoord: Nee.

Het systeem van E-mail zoals wij dat kennen stamt al uit 1971, toen bestond heel internet nog amper. Toen was er nog amper verder gekeken dan de digitale versie van een brief op de post doen. Toen kreeg je amper 1 e-mail per week, en hoefde je helemaal niet na te denken over hoe je je Email efficiënt kan verwerken. Maar de tijden zijn veranderd, iedereen heeft nu email. Niet alleen iedereen, maar ook de koelkast kan jou tegenwoordig mailen (en binnekort ook de kat van de buurvrouw). En gelukkig zijn er inmiddels naast e-mail nog bizar veel andere (digitale) communicatie methodes bijgekomen. Tijd dus om nog een kritisch na te denken over de plek die e-mail in neemt.

Er zijn mensen, zoals Kim Spinder, die het ondenkbare hebben gedaan: Ze zijn volledig gestopt met e-mail. Niet per se omdat e-mail zo ongelofelijk slecht zou zijn, maar vooral om de discussie over “Hoe gaan we wat communiceren?” te forceren.

“Ja maar Niels, hoe gaan we dan communiceren? :(” Nou lieverd, dat is natuurlijk volledig afhankelijk van wat je wilt communiceren, en met wie. Bijvoorbeeld:

Project communicatie

Dit is waarschijnlijk de ergste bron van e-mail. Binnen no time heb je tientallen mailtjes waarin je iets probeert te overleggen. En als je ooit wat terug wilt vinden is het een redelijke chaos, zelfs al heb je alles nog zo netjes georganiseerd. Gelukkig zijn er software pakketten speciaal ontwikkeld voor zulke zaken, zoals: Basecamp.

Persoonlijk vind ik dat nog teveel gedoe, want het is weer een apart kanaal wat je normaal misschien niet zou gebruiken dus vergeet je het te makkelijk. Zelf gebruik ik dus liever iets simpels zoals Facebook, daar kan je gewoon een privé groep aanmaken en en daar alle project leden in toevoegen.

Mededeling

Afhankelijk van je intentie. Is het een mededeling waar iemand echt wat mee moet? Of juist meer gewoon ter info?

E-mail is nogal opdringerig voor iets wat alleen maar ter info is. Een e-mail komt namelijk nogal snel over als iets waar jij iets mee zou moeten, want het wordt naar jou verzonden. Dan kan dus beter kiezen voor een kanaal wat vrijblijvender overkomt, zoals Twitter.

Aan de andere kant, als het een mededeling is waar je absoluut wat mee moet, denk ik dat je daar veel duidelijker in zou moeten zijn dan een e-mail. Vaak zit er dan een verhaal aan vast waar je een vorm van begrip voor moet vormen. Het is dan dus een stuk handiger om het te bespreken, dan is er een gelegenheid tot interactie en kan er begrip gevormd worden over de mededeling. Bespreken in persoon is waarschijnlijk de beste optie, maar als dat niet werkt kan je ook: Bellen, Facetimen, Skypen, of meeten in een Google Hangout.

Bespreken

Dit is waarschijnlijk de belangrijkste om in overweging te nemen. E-mail is behoorlijk gevoelig voor miscommunicatie. Een e-mailtje is namelijk ‘slechts’ een beetje platte tekst, en als je mensen niet zo heel goed kent is het lastig om in tekst de toon te zetten van wat je nou écht bedoelt.

Omdat ontvangers het emotionele deel van jouw communicatie niet uit de tekst kunnen opmaken zullen zij het interpreteren naar hoe ze zich voelen. Dus als zij een slecht humeur hebben kunnen ze jouw goed bedoelde advies zomaar opvatten als een belediging, en dan ben jij ineens een hufter omdat je probeerde te helpen.

Doe dat dus lekker samen onder het genot van een lekker kopje thee. 😉

[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]