Heb jij een Gedaan-lijstje?

Je hebt een todo-lijstje.

Je hebt een not-todo-lijstje.

Maar heb je ook een done-lijstje?

Voltooide taken bijhouden

Als je een complete takenlijst bijhoudt gaat het al vrij makkelijk om een gedaan-lijstje te maken: het is gewoon het deel van je takenlijst wat doorgestreept/afgevinkt is.

Maar waarschijnlijk mis je dan nog steeds een aardig deel, als je echt eerlijk bent!

Want hoe zit het met die kleine tussendoor-dingetjes? De dingen die in 2 minuten kunnen, of gewoon heel urgent zijn en direct moeten?

Tenzij je ze eerst opschrijft, zodat je ze door kunt strepen, mis je die.

Dus als je al een takenlijstje hebt is dit een prima manier om het bij te houden: als je iets doet wat niet op je takenlijst staat, schrijf je het eerst op. En dan streep je het weer af.

Waarom je dit wilt doen

Waarom zou je dat doen?

Daar zijn drie redenen voor.

Het werkt motiverend

De eerste reden is motivatie.

Vooral als je veel dingen doet die niet op je takenlijst staan (wat overigens kan wijzen op een groter probleem) kun je het idee krijgen dat je maar weinig doet in een dag.

Dat kan dan weer heel demotiverend werken. Daar ga je je minder goed door voelen, wat je minder productief maakt. Dan krijg je écht minder gedaan. Dat bevestigt dat gevoel alleen maar…

Vicieuze cirkel dus.

Door elke dag in beeld te houden wat je gedaan hebt, krijg je veel meer het gevoel dat je vooruit gaat.

Dat motiveert dan weer, en zo kunnen we de cirkel de andere kant op tekenen. (Maar de afbeelding hier boven laat je zien dat ik helemaal niet moet tekenen natuurlijk.)

Het geeft overzicht

Heel vaak hoor ik van mensen iets in de volgende strekking:

Ik heb gewoon geen idee waar al mijn tijd heen gaat!

Dat is logisch, want je houdt het ook niet bij. 😉

Door daadwerkelijk op te schrijven wat je elke dag doet, zelfs zonder bij te houden hoe lang het duurt, krijg je een veel beter overzicht.

Alleen dat al kan soms enorm helpen als je je overweldigd voelt: gewoon zien hoe dat komt, nog zonder het op te lossen, geeft soms al een gevoel van rust.

En wil je het wel oplossen? Dan komen we bij het laatste voordeel.

Processen in zicht

Misschien wel het belangrijkste voordeel is dat dit je processen in zicht brengt.

Tijd besparen is drie stappen: Elimineren, Automatiseren, Delegeren.

Dat is alles.

Maar dat kan alleen als je weet wat je doet. Iets wat je niet weet kun je niet elimineren. Niet automatiseren. En ook niet delegeren.

Door elke dag bij te houden wat je doet, is het veel eenvoudiger om te weten wat je niet zou hoeven doen.

Let op!

Laat me dit afsluiten met een kleine waarschuwing.

Altijd als je begint om iets bij te houden, schuilt er een belangrijk gevaar.

Dat gevaar is dat je van een statistiek ("wat doe ik?") een doel gaat maken ("ik moet zo veel mogelijk doen").

In dit geval gaat dat er voor zorgen dat je vooral heel veel kleine taakjes op gaat pakken; waarschijnlijk juist die dingen die niet belangrijk zijn. Maar wel je takenlijst goed opvullen.

Mailtjes sturen, een boodschapje ophalen, een typefoutje fixen…

Het is belangrijk dat je je échte doel voor ogen houdt, en niet gewoon gaat proberen om je lijst zo lang mogelijk te maken.