Gistermail: laat je niet gek maken door je inbox

Email verwerken blijft voor veel mensen een lastig punt in hun werkdag.

Als dat ook voor jou geldt heeft dat waarschijnlijk twee redenen:

1. Je hebt niet geleerd hoe je efficiënt email verwerkt.
2. Je krijgt gewoon veel te veel e-mail

Dat eerste kun je oplossen door te leren hoe je dat dus wél doet (tip: klik op de link 😉), en voor de tweede heb ik een paar handige tips.

In dit artikel leer je er sowieso één van. Eén van de grootste problemen waardoor je te veel tijd kwijt bent aan e-mail, los je op via de methode van gistermail.

Wat is gistermail?

Gistermail is simpelweg een samensmelting van "Gisteren" en "Mail". Je mail van gisteren dus. Niet die van vandaag.

Simpel toch?

Tony Hsieh (voormalig CEO van Zappos, overleden in november 2020) heeft dit ooit bedacht omdat hij af wilde van een "oneindige" lijst. (Herkenbaar?)

Je weet niet van te voren hoeveel mail er vandaag nog binnen gaat komen, dus dat kan (onbewust) voor veel stress zorgen. Daarom verwerk je vanaf nu alleen nog maar je mail van gisteren. Je "gistermail".

Geen paniek, de wereld vergaat heus niet als jij niet "Real Time" bereikbaar bent. De postbode komt tenslotte ook maar 1x per dag (met de post van gisteren).

Hoe helpt gistermail mij?

Het verwerken van je gistermail heeft twee voordelen tegenover het verwerken van je vandaagmail:

1. De lijst is eindig. Je kunt niet voorspellen hoeveel mail er vandaag binnen gaat komen, maar je weet wel hoeveel mail er gisteren binnen is gekomen.

   Die lijst wordt ook niet plotseling langer, dus het typische Sisyphus-gevoel-gevoel is er niet. Je komt daadwerkelijk dichterbij je doel, zonder dat de steen weer terug rolt.

2. Eén van de belangrijkste oorzaken van e-mail in je inbox is het versturen van e-mail.

   Er is vaak een directe relatie tussen het aantal e-mails dat jij verstuurt, en het aantal e-mails dat je krijgt.

   Dat is één van de redenen dat je vaak heel erg blijft hangen in je inbox. Je beantwoord drie mailtjes, en voor je aan de vierde begint is er alweer een reactie op jouw reactie van het eerste mailtje.

   En zo blijf je bezig. Met gistermail heb je daar geen last van: die reactie op jouw reactie, komt vandaag binnen, en zie jij dus pas morgen.

Waar de onvoorspelbaarheid van vandaagmail kan zorgen voor (onbewuste) stress, zorgt de voorspelbaarheid van gistermail voor een gevoel van vervulling.

Je weet nog exact hoeveel je moet doen. Hoe dichter je bij het einde komt, hoe trotser je bent op jezelf.

Door deze eindigheid is het verwerken van je gistermail onder andere goed tegen uitstelgedrag.

Daarnaast heeft het ook als voordeel dat je je vooral bezig houd met jouw eigen prioriteiten.

De regels voor gistermail

Op zich is het verwerken van je "gistermail" niet heel anders dan dat je "normaal" je mail verwerkt. (Wat je natuurlijk wel goed moet doen.)

Maar er zijn een paar specifieke regels om je aan te houden:

1. Verwerk alleen je mail van gisteren (of oudere e-mails natuurlijk, zodat je op maandag ook wel de mail van vrijdag meepakt)

2. Archiveer of verwijder mails zodra je ze verwerkt hebt (anders blijft je inbox nog steeds permanent vol) — maak je geen zorgen om mapjes

3. Zolang het 48 uur kan wachten zonder "schade" te doen, mag je niet reageren op mails van vandaag (zelfs niet als het een reactie kan zijn van één woord!)

   Dit gaat er om dat je jezelf wilt trainen, je wilt echt die nieuwe gewoonte opbouwen.

4. Verwerk 10 emails van gisteren, voor je er überhaupt 1 van vandaag leest (voorkom dat je alleen de "makkelijke" mails afhandelt en de rest uitstelt)

5. Gebruik de twee-minuten regel uit Getting Things Done: elke mail die langer dan 2 minuten duurt om af te handelen noteer je als een aparte taak, en archiveer je in een aparte map (het doel is verwerken, niet afhandelen)

Hoe je gistermail praktisch toepast

Dus dat was het concept. Maar hoe doe je dit nou eigenlijk?

Hier zijn twee dingen voor nodig: je moet mensen informeren, en je moet het "technisch" voor elkaar krijgen.

Laat mensen weten hoe ze jou het beste kunnen bereiken, en geef aan hoe snel je gemiddeld genomen zult reageren. Dan weten zij ook waar ze aan toe zijn.

Nadat je dat geregeld hebt komt het nu allemaal op jou aan. Nu is het belangrijk dat je jezelf aanleert dat je inbox geen haast heeft.

Om nu jouw inbox te beperken tot alleen de mail van gisteren zijn er verschillende technieken die je kunt gebruiken, ook afhankelijk van je gekozen programma.

• Sorteer al je mail op datum.

  Dit is veruit de simpelste methode, al kent deze waarschijnlijk ook de meeste verleiding.

  Maar door simpelweg te sorteren van oud (boven) naar nieuw (beneden) verwerk je al je mail tot je uitkomt bij "vandaag".

  Als je niet kunt sorteren van oud naar nieuw kun je ook gewoon het bovenste mailtje van gisteren opzoeken, en dan naar beneden werken.

• Doe een zoekopdracht, waarin ongeveer hetzelfde zou staan als de criteria voor de "Smart mailbox". In Gmail kun je bijvoorbeeld zoeken naar: in:inbox before:1970-12-31 om alle e-mail van voor 31 december 1970 te vinden, die nog in je inbox zit.

  Je wilt daar misschien een TextExpander snippet voor maken om het jezelf makkelijker te maken.

  Of sleep dit naar je favorieten-balk, dit zal Gmail openen in de juiste zoekopdracht:

  Gmail Gistermail

• Maak een smart mailbox ("slimme postbus", voor de Apple-gebruikers) waarin je alle mail laat tonen die ouder is dan 1 dag, én in je inbox staat:

  

• In sommige gevallen kun je ook een plugin installeren voor jouw e-mail programma. Iets als Boomerang voor Gmail kan je inbox even "op pauze" zetten.

  Zoek bijvoorbeeld naar Yesterbox extension [jouw mailprogramma].

Verder is er weinig bijzonders aan. Beperk je inbox tot de email van gister, en verwerk je mail zoals altijd.

Maar Martijn!

Ik weet het, voor jou kan dit niet.

Je zit al helemaal klaar om te mailen: "Maar Martijn, voor MIJ kan dit niet! Ik heb een unieke situatie, waarin er iemand is van wie ik wel altijd gelijk de mail moet zien, dus dit hele systeem kan ik niet gebruiken."

Krijg je e-mails van sommige mensen die echt haast hebben, en niet kunnen wachten? Bijvoorbeeld van specifieke klanten, een manager, of je partner?

Prima, dan maak je een uitzondering voor die mensen.

Simpel toch?

Er zijn verschillende manieren om dat te doen. Je kunt ze bijvoorbeeld toelaten in je Gistermail-map, of je checkt hun aparte map wat regelmatiger.

En ben je bang dat het systeem écht niet voor je werkt? Dat je te veel belangrijke e-mails krijgt die direct een reactie nodig hebben?

Probeer het dan gewoon eens door wel al je e-mail te lezen (scannen), maar alleen te reageren op de mail van gisteren.

En kijk eens hoe vaak je bij het lezen van je mail echt iets ziet wat direct een reactie nodig heeft. En of je daar een patroon in kan vinden, zodat je het misschien alsnog toe kan laten. (Zoals dus bijvoorbeeld mails van je partner.)

Of begin eens met een paar uur wachten voor je reageert. Niet gelijk een dag, maar als je nu bijvoorbeeld altijd binnen vijf minuten reageert, ga je pas reageren na twee uur.

Is de wereld niet vergaan? Dan kun je het langzaam oprekken naar vier uur, zes uur, en de volgende werkdag.

Andere tips om minder e-mail te krijgen

Ten slotte nog een paar andere tips om te voorkomen dat je inbox constant vol zit:

• Gebruik slimme e-mail filters om te voorkomen dat e-mails in je inbox belanden
• Type meer, zodat je minder e-mail krijgt
• Accepteer wel dat je gewoon e-mail krijgt. E-mail verleggen naar andere platformen lost niets op, en versplintert je focus alleen maar.

Als allerlaatste nog een tip: voor het Slimmer Werken eZine mag je een uitzondering maken, en het gelijk lezen zodra het verschijnt. 😉

Nog geen lid? Meld je gratis aan!