Wat is er nou eigenlijk zo erg aan een volle inbox?

In veel artikels (bijvoorbeeld mijn artikel over Efficiënt email verwerken) lees je dat je ervoor moet zorgen dat je inbox vooral zo snel en zo vaak mogelijk helemaal leeg is, maar heb jij er ooit over nagedacht waarom dat dan zo handig is? Je kan het wel een beetje vergelijken met dingen in de echte wereld. Als je een lekkere boterham met pindakaas niet opeet maar keer op keer terug legt op het aanrecht gaat dat op een gegeven moment schimmelen en stinken, en dan wil je er niet eens meer wat mee te maken hebben. Hetzelfde geld voor e-mail in je inbox: Als je het steeds terug blijft leggen waar het vandaan kwam wordt het op een gegeven moment zo’n vies onoverzichtelijk ding dat je er niets meer mee te maken wilt hebben.

Hoe de meeste mensen met hun e-mail omgaan is als volgt:

  1. Je opent je inbox
  2. Leest wat dingen in willekeurige volgorde
  3. Beantwoord wat dingen
  4. Laat alles lekker staan waar het stond
  5. Zet een sterretje/vlaggetje bij dingen waar je nog wat mee moet doen, maar nu geen zin in hebt
  6. Scroll nog wat heen en weer om te kijken of je ergens nog vlaggetjes/sterretjes of iets dergelijks hebt staan
  7. En het is weer mooi geweest, verder met het werk

Stel je voor dat je dat met de fysieke post ook zou doen. Je gaat een jaar lang door de achterdeur naar binnen. Loopt naar de voordeur om te kijken of er nog post is. Pakt wat dingen op om er even naar te kijken. Gooit 3 reclame foldertjes terug. Zet met een markeerstift een kruisje op die rekening, en gooit hem weer terug op de hoop. Uiteindelijk kan je niet eens meer door de voordeur naar buiten! En weet je echt al lang niet meer dat er een rekening ergens onderop ligt die je nog steeds moet betalen, terwijl je hem toch echt gemarkeerd had!

Uit deze scenario’s blijken dus een aantal dingen die mis gaan als je altijd alles maar in je inbox laat staan:

Moeilijk prioriteiten te stellen

Doordat alles op één grote stapel ligt is het lastig om onderscheid te maken. In principe ziet alles er hetzelfde uit, tenzij je handmatig een markering aanbrengt in de vorm van ongelezen, sterretjes of vlaggetjes. In één oogopslag zie je geen verschil tussen mail van vrienden, reclame, spam, of een opdrachtgever. Pas zodra je bepaalde mailtjes naar een map gaat verplaatsen, of je een écht takenlijstje gaat bijhouden (nog beter!) krijg je inzicht in de chaos.

Het oude schuift uit beeld als er nieuwe post binnenkomt

Over het algemeen staan de nieuwste mailtjes bovenaan, en schuiven oude uit beeld om plek te maken. Dit geeft niet per se een logisch overzicht van je mail. Ongeacht wat er binnenkomt, het komt bovenaan te staan. Er kan dus spam binnenkomen (erg onbelangrijk) en dan schuift er een mailtje van je belangrijkste klant zomaar ineens uit beeld. En dan moet je ineens meer moeite doen om dat ene belangrijke mailtje nog te zien, je vergeet het dus ineens een stuk makkelijker.

Constant herlezen van dezelfde dingen

De eerste keer dat een mailtje binnenkomt ga je het lezen. Vervolgens, de volgende keer dat je je email gaat verwerken, staat het er nog steeds en lees je op zijn minst opnieuw de verzender en het onderwerp. Een dag of twee later staat het mailtje er nog steeds, en weet je niet precies meer wat erin stond, dus lees je het hele ding maar nog een keer. En zo blijf je het herlezen, tot het uit beeld verdwijnt en je het niet meer tegenkomt omdat er niets in de buurt gemarkeerd staat. Eigenlijk moet je simpelweg te lui zijn om hetzelfde ding 2x te lezen. Je leest het de eerste keer, vervolgens besluit je wat het voor je betekent en wat je ermee moet doen.

Verdomd makkelijk om dingen kwijt te raken

Stel je hebt zo’n 4.161 mailtjes in je inbox staan. Alles door elkaar. Nieuwsbrieven, herinneringen van sociale netwerken, offertes, facturen, spam, afspraken met vrienden, etc. Weet jij dan écht nog waar je dat ene belangrijke mailtje kan vinden? Eerlijk?

Gegarandeerd dat er een keer iets fout gaat

Doordat je zo weinig overzicht hebt, en verdomd makkelijk dingen kwijt raakt, kan je erop wachten dat er iets fout gaat. Die ene factuur die je nog moet betalen, maar inmiddels al 2 weken in je inbox staat. Die zie je makkelijk over het hoofd, tot er ineens een nieuw mailtje met een aanmaning binnenkomt.

[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]