Email Filters: 7 Voorbeelden

Eén van de makkelijkste, en meest praktische, manieren om te beginnen met automatisering voor tijdbesparing zijn e-mail filters.

Een e-mail filter zorgt er voor dat bepaalde acties automatisch worden uitgevoerd op een inkomende (of uitgaande) e-mail.

Dat kan het verplaatsen naar een mapje zijn; iets een kleurtje geven (afhankelijk van je e-mail programma); het markeren met een vlaggetje of sterretje; automatisch verwijderen; doorsturen naar iemand anders (of een systeem); … De meeste acties die je handmatig zou doen, kunnen prima automatisch.

Dat maakt het verwerken van je inbox vaak veel sneller.

Hoe je e-mail filters exact instelt verschilt een beetje per e-mail programma (klik hier voor Gmail, Mail op de Mac, Outlook, en gebruik je favoriete zoekmachine als jij een ander programma gebruikt), maar de principes uit dit artikel zullen werken voor 99% van de gevallen.

Nieuwsbrieven naar een eigen mapje

Dit is het klassieke voorbeeld: laat al je nieuwsbrieven automatisch naar een mapje "Nieuwsbrieven" sturen.

Zo heb je een beter overzicht in je inbox, omdat je er geen nieuwsbrieven ziet — hoe goed sommige ook zijn natuurlijk.

En ook de andere kant: wanneer je wel even je favoriete nieuwsbrieven wilt lezen, kun je daar voor gaan zitten, en je daar op focus-en.

Combineer dat met hard afmelden voor alles wat je niet leest in de praktijk (waarschijnlijk zo’n 90%), en je hebt al snel een eigen mini-magazine opgebouwd waar je gewoon lekker af en toe door kan gaan.

VIP-mails prioriteit geven

Het tegenovergestelde van nieuwsbrieven zijn de e-mails van de mensen die écht belangrijk zijn.

Misschien je drie belangrijkste klanten, je werkgever, je partner, … De mensen waarvan je het sneller wilt weten als ze je gemaild hebben.

Of als je vijf minuutjes hebt voor e-mail op je telefoon, dat je alleen even de drie belangrijkste e-mails beantwoord.

Dan is het toch handig om de e-mails van de belangrijkste mensen allemaal bij elkaar te hebben?

Dit kan door een filter te maken wat de e-mails van die mensen in een bepaald mapje zet. Werk je met iets als Gmail kun je er voor kiezen om ze in de inbox én dat mapje te plaatsen; anders zul je misschien even moeten kijken wat voor jou handig is.

Je zou ze ook een vlaggetje/sterretje kunnen geven, of op een andere manier op laten vallen in je inbox.

Project-informatie organiseren

Voor deze is een beetje samenwerking nodig.

Als je met mensen werkt aan een project is er een redelijke kans dat je al die informatie organiseert in één mapje. (Hoewel Niels ooit uitgelegd heeft dat alle e-mail in mappen organiseren tijdverspilling is, en je het dus eigenlijk niet zou moeten doen. Als je het dan toch doet, doe het dan in ieder geval niet handmatig.)

Een handige manier om dit te automatiseren is af te spreken dat er een voorvoegsel gebruikt wordt in onderwerpen.

Werken wij bijvoorbeeld samen aan het project "Digital Dinosaur Designs" zouden we kunnen afspreken dat we alle e-mails een onderwerpen geven als "[D3] Voorstel nieuwe logo", waarbij je alles wat begint met "[D3]" direct naar het juiste mapje stuurt.

Werk je met bepaalde mensen alleen aan een specifiek project? Dan kun je dit ook doen zonder voorvoegsel, en filteren op afzender — als de afzender bijvoorbeeld kurinrinka@example.org is, en jij met haar alleen werkt aan dat ene project, kun je de e-mail gelijk in het juiste mapje zetten.

#w4 gebruiken voor uitgaande mail

Tot nu toe hebben we het steeds over inkomende e-mail. Maar e-mail filters werken vaak op uitgaande e-mail; de mails die jij zelf stuurt.

Dit kun je gebruiken voor allerlei zaken, maar een favoriet trucje hier is "#w4".

Ergens — waarschijnlijk aan het einde van je e-mail — zet je "#w4".

Dit is kort voor "waiting for" ("wachten op"). Nu maak je een filter dat die mailtjes automatisch in een "Wachten op"-mapje zet.

Eén of twee keer per week loop je door de e-mails in dat mapje heen en zie je of je al antwoord hebt gehad.

Nog geen antwoord? Dan kun je even opvolgen.

Als je bang bent dat mensen je "#w4" op zichzelf verwarrend vinden kun je altijd linken naar hier, met een tekst als:

#w4 — deze e-mail komt automatisch in mijn "Wachten op"-lijstje, omdat deze mail belangrijk is voor mij. (Meer info: https://strategischlui.nl/7-voorbeelden-van-email-filters/#w4)

(Linken is totaal niet verplicht hoor, maar het is een makkelijke manier voor jou om de ontvanger meer context te geven.)

Facturen groeperen (of direct boeken)

Waarschijnlijk komt het meerendeel van je facturen tegenwoordig via e-mail.

Nu zijn er al allerlei mooie manieren om facturen sneller te verwerken (zoals UBL en Simplerinvoicing), maar veelal zul je ze nog steeds als PDF krijgen.

Een handige manier om die facturen in één keer allemaal te verwerken is ze bij elkaar in een mapje te plaatsen.

Hier kun je filteren op afzender, of een combinatie van afzender en onderwerp.

Gebruik je een boekhoudprogramma als Moneybird? Dan kun je de facturen ook doorsturen naar je speciale e-mailadres, en verschijnen ze automatisch in je boekhouding. Nog meer tijd bespaard!

CC’tjes wegzetten voor later

Voor deze tip zijn we weer enigszins afhankelijk van andere mensen. Vooral of zij e-mail "correct" gebruiken.

In principe mag je er van uit gaan dat als jouw e-mailadres niet in het "Aan"-veld staat, maar in de "CC", dat het slechts een "Ter informatie"-kopietje is.

Meestal hoef je niet echt iets mee te doen, zijn ze niet erg urgent, en kun je ze prima in bulk verwerken.

Je wilt ze dan misschien ook niet tussen de rest van je mail die wel echt aan jou geadresseerd is.

Daarom ook hier weer: maak een filter dat cc’tjes in een apart mapje zet. Hoe vaak je dat mapje vervolgens bekijkt is natuurlijk aan jou, maar waarschijnlijk minder vaak dan de rest van je inbox.

Social media notificaties groeperen

En als laatste: notificaties van Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest en al die andere sociale netwerken.

Hoewel het sowieso de vraag is of je daar e-mail notificaties voor moet willen, kun je in ieder geval (sterk) overwegen om ze naar een aparte map te sturen.

Zo raak je niet afgeleid door de nieuwe baby van het nichtje van de oude buurman van je ex, terwijl je eigenlijk gewoon e-mail aan het verwerken bent.

Aan de andere kant geeft het je ook de mogelijkheid om bijvoorbeeld tijdens een pomodoro pauze even wat van dat soort dingetjes te bekijken.

Andere e-mail filters

En zo zijn er natuurlijk nog veel meer filters te bedenken.

• Misschien wil je e-mail van een bepaalde afzender standaard doorsturen (wij konden voor de school van mijn zoontje maar één e-mailadres opgeven, dus alle mail die mijn vrouw van de school krijgt gaat automatisch ook naar mij);
• Sommige e-mails nooit naar je spam-map sturen (de e-mails van het bedrijf waar ik mijn auto leasede kwamen nog al eens in de spam, wat niet zo handig is met facturen e.d.);
• Aanmeldingen voor workshops e.d. groeperen;
• Of in sommige e-mail programma’s zelfs een actie op je computer uitvoeren (je zou in Mail op de Mac een AppleScript kunnen maken dat de bijlage automatisch print als er een bepaald onderwerp is)

Misschien kun je zelfs wel integraties maken met je CRM-systeem, of je boekhoudprogramma.

Als je twijfelt of iets mogelijk is mag je mij ook altijd mailen, en nadat je door m’n automatische e-mail filters bent gegaan zal ik je mailtje dan persoonlijk beantwoorden. 😉