Kun jij 20% efficiënter zijn in veel van je werkzaamheden?
In theorie is efficiënter werken heel simpel: je zoekt het knelpunt in je huidige systeem, wat vertraagt alles? Dit noemen we een bottleneck. Dan ga je dat verbeteren, net zo lang totdat iets anders de bottleneck is. Dan ga je die nieuwe bottleneck verbeteren, en zo verder.
Je eerste stap is dus dat systeem inzichtelijk te maken. Zorg dat je alles wat je (regelmatig) doet in ieder geval opschrijft als een proces. Het begint altijd met iets van “input”, vervolgens een proces, en dat leid dan naar een “output”.
Hoe beter je dit kunt uitwerken, hoe meer inzicht je krijgt in jouw systemen. Hoe meer inzicht je hebt, hoe beter je de processen kunt optimaliseren.
Door het op papier te zetten creëer je afstand.
Het is niet meer “de waan van de dag”. Niet meer “de chaos in je hoofd”. Het staat op papier. Overzichtelijk. En dankzij dat overzicht zie je vaak ineens allerlei dingen die beter kunnen.
"Beter" kan twee dingen betekenen: kwaliteit, of efficiëntie.
Zodra je het vastgelegd kun je zoeken naar verbetering. Is het jouw bedrijf? Dan is het misschien wel je belangrijkste verantwoordelijkheid.
Wat hier vaak mis gaat is van de één op de andere dag alles anders willen.
Denk maar aan goede voornemens. Je leeft een aantal jaar op een bepaalde manier, wat heeft geresulteerd in het leven wat je nu hebt. Maar je bent niet tevreden met wat je nu hebt. Dat moet anders, en wel zo snel mogelijk. Dus in het nieuwe jaar moet alles het anders. Het liefst nog vóór februari.
Met als resultaat dat de 3e maandag van januari bekend staat als “blue monday”. De meest deprimerende dag van het jaar, omdat (bijna) iedereen tot de conclusie komt dat ze hun nieuwe leven niet vol hebben kunnen houden en weer terug bij af zijn.
Van de één op de andere dag het roer compleet omgooien is gewoon lastig. Dat lukt bijna niemand.
Wat beter werkt is er elke dag naar streven om 1% te verbeteren. De Japanners noemen dat “Kaizen”; wij hebben het er ook al eens over gehad, met zelfs zo weinig als 0,1%.
1% verbetering is een stuk beter te doen dan een volledige omslag, en loopt op de lange termijn hard op.
Klein rekenvoorbeeld:
Stel je hebt vandaag €1, en je krijgt elke dag 1% rente. Dan heb je over een jaar (1.01365=) ±€37.78.
Aan de andere kant.. Als je €1 hebt, en je geeft iedere dag 1% weg… Dan is er over een jaar nog maar (0,99365=) ±2,5 cent van over.
Zorg dus dat je in ieder geval die basis vasthoudt. Daarom documenteer je je systemen. Dan weet je dat het niet achteruit gaat, en vanuit die basis ga je aan de slag om te verbeteren.
Om elke dag die ene procent verbetering te kunnen vinden is het van groot belang dat je objectief en kritisch kijkt naar alles wat je doet. Trek je niet te veel aan van de dingen die de rest van de wereld doen, kijk vooral naar jouw eigen situatie. Ontdek de bottlenecks in jouw werkzaamheden.
Hoe breed de rest van de fles ook is, als het uiteindelijk door een smalle “nek” moet zal het daar toch beperkt worden.
Laat je computer voor je werken
Als kenniswerkers zijn wij veel op de computer bezig:
- E-mail bijhouden
- Offertes en facturen maken
- Blogposts schrijven
- Trainingen uitwerken
- Website bijwerken
- Et cetera
Weet je wat waarschijnlijk een bottleneck is die in al deze werkzaamheden terugkomt?
Tekstinvoer.
In bijna alle gevallen moet je dingen die nu in je hoofd zitten op het scherm krijgen. Meestal in de vorm van tekst.
Ik typ bijvoorbeeld met een snelheid van iets meer dan 100 Woorden Per Minuut (WPM).
(Soms wat lager op van die online type-testen, waar je net één letter mist en dan ineens 5 woorden verkeerd hebt voor je het ziet…)
Interessant is dat het typegemiddelde van 50 tot 80 woorden per minuut in ieder geval al een verdubbeling is van het schrijven met pen en papier. Dat heeft namelijk een gemiddelde van 31 woorden per minuut. Natuurlijk heeft pen en papier andere voordelen, maar we focusen even op efficiëntie hier. 😉
Wat dat betreft hebben we een aardige (efficiëntie-)verbetering doorgemaakt de afgelopen 100 jaar.
Een typemachine heeft natuurlijk ook z’n charmes, maar je typt waarschijnlijk een stuk sneller op een computer
Maar misschien nog wel interessanter: het typesnelheid-record is in handen van Barbara Blackburn en ligt op 212 woorden per minuut. Meer dan drie keer zo hoog als het gemiddelde!
Barbara heeft hier natuurlijk gewoon keihard voor geoefend, wat haar sowieso een voordeel geeft.
Verder gebruikt ze een andere toetsenbord-indeling dan de meeste mensen, namelijk DVORAK in plaats van QWERTY of AZERTY.
Moet jij dan nu je toetsenbord uit het raam gooien, en een heel nieuwe manier van typen leren? Waarschijnlijk niet.
Switching cost
Hoewel er namelijk prima na te gaan is hoe veel tijd je (in theorie) zou besparen, is er ook iets wat we "switching cost" noemen. Dit zie je terug bij multitasking, en ook hier.
Je moet een nieuwe manier van typen leren, waardoor je je al kunt afvragen of dat juiste inestering is. Voor sommige mensen wel, maar voor de meeste mensen zal het niet opwegen tegen de kosten.
Bovendien zijn lay-outs als Colemak niet (standaard) beschikbaar op bijvoorbeeld de iPhone, en een laptop met de juiste indeling vinden zal ook tegenvallen.
Een andere aanpak
Maar wij zijn Strategisch Lui natuurlijk. Dus we gaan op zoek naar de luie manier om sneller te typen!
In dit geval is dat TextExpander. Met TextExpander kun j eenvoudig een paar letters typen, en dan in één keer hele zinnen op je scherm hebben.
Zo kun je toch veel tijd besparen, zonder een heel nieuwe manier van typen te leren. En je kunt nog gewoon elke laptop kopen, zolang je TextExpander maar installeert.
En typ je nog niet met tien vingers, maar moet je wel veel tekst invoeren? Volg dan eens een simpele (online) typecursus. Het verschil tussen typen met twee vingers en tien vingers kan enorm zijn: het zou wel eens kunnen betekenen dat je met die kleine investering gewoon twee keer zo snel wordt in je typewerk.
Als je voor de helft van je werkzaamheden moet typen, en je bent er nu twee keer zo snel in, is dat dus een winst van 25%!
Vind jouw bottleneck
Nu is dit sowieso maar één voorbeeld natuurlijk. Misschien typ jij helemaal niet veel, en zit je bottleneck ergens anders.
Kijk daarom heel kritisch naar je eigen processen. Waar zit de meeste inefficentie?
Dat kan bijvoorbeeld ook de tijd zijn dat je in de auto zit (misschien is de trein wel handiger, zodat je reistijd nuttig kunt gebruiken), of simpelweg de tijd die je moet wachten op je computer. (Misschien toch investeren in een nieuwe?)
Domino Effect
Door continu te kijken welke stap (hoe klein of raar dan ook) jij kunt nemen om een verbeterslag te maken creëer je een domino-effect.
Elke dag een kleine stap beter in één subproces zorgt er op termijn voor dat de snelheid én kwaliteit van jouw hoofdproces met sprongen vooruit gaan.
Als alle deelprocessen beter zijn, is het hoofdproces automatisch ook beter.
Er is altijd een verbeterstap te maken. Wat is de stap waar jij mee aan de slag gaat?
Door steeds meer te verbeteren ontstaat er een domino effect