Wat KUN je automatiseren? (Automatiseren in vier stappen)

Naar aanleiding van het vorige artikel, over het "wat en waarom" van automatisering, wil ik het nu hebben over een belangrijk proces.

Namelijk: hoe weet je wat jij kunt automatiseren in je bedrijf? (Of breder nog: in je leven?)

Automatiseren in vier stappen

Automatiseren kan heel ingewikkeld klinken. Maar net als tijd besparen eigenlijk maar drie simpele stappen zijn, is automatiseren ook gewoon vier stappen:

1. Maak een lijst van al je processen
2. Kijk per proces of je het kunt samenvatten in een stappenplan, of kunt visualiseren stroomschema
3. Zou een computer een stap uit het stappenplan kunnen doen, of makkelijker kunnen maken?
4. Als het antwoord op vraag 3 "ja" is: de computer dat werk laten doen

Toegegeven, die laatste stap kan in sommige gevallen wat ingewikkeld zijn. Maar daar hebben we het nog wel over. (En kun je altijd nog uitbesteden.)

Stap 1: maak een lijst van al je processen

Voor je kunt besluiten wat je kunt automatiseren, moet je eerst weten wat je doet.

Als je niet weet wat je doet, kun je het ook niet automatiseren. Zo simpel is het.

Dus probeer eerst eens na te gaan wat er allemaal gebeurt in jouw bedrijf.

Een paar typische voorbeelden waar de meeste mensen mee te maken krijgen:

• Offertes maken
• Facturen maken
• Nieuwsbrieven verzenden
• Betalingen verwerken
• E-mails beantwoorden
• Website onderhouden

Al deze dingen kunnen we nog veel specifieker maken, en bestaan waarschijnlijk eigenlijk uit meerdere processen, die je nog specifieker wilt maken.

Een handige manier om bij te houden welke processen jij hebt is simpelweg minstens een week bij te houden wat je doet.

Dat lijstje kun je gewoon bijhouden op papier, in een tekstbestand, in een spreadsheet… Maar net wat jij fijn vindt. Als je maar een overzicht hebt van de processen.

Stap 2: maak een stroomschema of stappenplan

Wanneer je een overzicht van alle processen hebt, of in ieder geval een aantal, kun je per proces een stappenplan of stroomschema maken.

Wat hier je voorkeur heeft is enigszins persoonlijk, waarbij stroomschema’s wat visueler zijn en voor dit doeleinde makkelijker kunnen werken.

Om ons e-mail voorbeeld er weer eens bij te pakken, zou het leegmaken van een e-mail inbox er voor veel mensen ongeveer zo uit zien:

1. Open de bovenste e-mail
2. Bekijk het type e-mail:
   1. Is het een nieuwsbrief? Verplaats naar map "Later"
   2. Is het ongewenste reclame? Verplaats naar map "Spam"
   3. Is het een e-mail van een klant?
      1. Heeft de e-mail antwoord nodig?
         1. Ja, beantwoord de e-mail.
      2. Verplaats de e-mail naar de map van de juiste klant

We hebben nu alle stappen van het proces. We kunnen door naar de volgende vraag.

Stap 3: kan een computer dit werk (deels) doen?

Zou een computer stappen uit deze e-mail kunnen uitvoeren, of in ieder geval makkelijker maken?

Laten we eens kijken:

1. Kan een computer de eerstvolgende e-mail openen? Ja, dat gaat waarschijnlijk al automatisch.

2. Kan een computer het type e-mail herkennen? Ja, waarschijnlijk wel. Sommige systemen (zoals Gmail) doen wat dat betreft heel erg hun best om automatisch te classificeren.

   Maar ook zonder een dergelijk geavanceerd systeem kun je met e-mail filters en slimme mappen kijken naar bijvoorbeeld de afzender en het zo correct wegzetten.

   Zo kun je nieuwsbrieven filteren naar het mapje "nieuwsbrieven" en e-mails van klanten automatisch per klant verzamelen in een map op basis van de klant-naam, zonder ze uit de inbox te halen.

3. Kan de computer automatisch bepalen of er een antwoord nodig is, en het antwoord schrijven? Hmm… In sommige gevallen wel, maar meestal zal het antwoord hier nog nee zijn.

We kunnen hier twee van de drie stappen automatiseren, en daar mee al veel tijd besparen in het organiseren van de e-mail.

Het is dus ook oké als je niet het hele proces kunt automatiseren. Als iets je nu een uur kost, en je kunt 80% automatiseren waardoor het nog 5 minuten kost, is dat ook 55 minuten winst!

Maak je dus niet te veel zorgen als je iets maar deels kunt automatiseren.

Stap 4: zet de computer aan het werk

De laatste stap is de computer het werk laten doen. We hebben besloten dat de computer de e-mails automatisch kan herkennen, en er de juiste actie op kan nemen, maar dat we dat weten betekent nog niet dat het gebeurt.

De laatste, en belangrijke, stap is dus om te zorgen dat de computer het daadwerkelijk doet.

In dit geval zou dat betekenen dat we e-mail filters en slimme mappen aanmaken. Hoe dat werkt verschilt per e-mail programma, en als we dat hier voor ieder e-mail programma gaan bekijken zitten we wel erg lang.

Deze stap kan soms lastig zijn, maar dan kan het een goed idee zijn het uit te besteden. De automatisering dus, niet de taak. Nooit iets uitbesteden wat geautomatiseerd kan worden. 😉

Als je iemand € 5000,- kan geven om een proces te automatiseren wat je nu 10 uur per maand kost, ben je waarschijnlijk nog steeds voordeliger uit. En natuurlijk weer de verkleinde kans op fouten, mogelijk meer manieren om tijd te besparen (door verdere automatisering) in de toekomst, et cetera.

Of leer zelf hoe het moet. Dat is één keer een investering in tijd, die zich ook weer makkelijk kan terugbetalen. Zeker als je er meer van leert, waardoor je de volgende keer zelf een ander proces snel kunt automatiseren.

Voorbeeld: wordt mijn afvalcontainer vandaag schoongemaakt?

Ik wil twee voorbeelden met je delen, om te laten zien hoe je van proces naar automatisering kunt. We beginnen met een heel stom dingetje, maar het is een redelijke demonstratie denk ik.

Elke woensdag moet ik (’s morgens, nog voor mijn ochtendritueel 😉) één van de afvalcontainers aan de straat zetten.

Dat kan ik nog wel onthouden. Nou ja, in theorie. Eigenlijk zet ik het toch gewoon maar met een automatische herinnering in mijn agenda, waar ook staat welke ik weg moet zetten.

Maar… Sommige weken wordt de container ook nog schoongemaakt. Dan moet ik dus wachten tot de container schoon is voor ik ‘m terug rijd.

Het probleem is dat het niet per se elke twee weken is, dus moet ik dan …

• De website opzoeken;
• Mijn postcode en huisnummer intypen;
• De resultaten bekijken;
• Zien of het vandaag een dag is dat de container wordt schoongemaakt.

Het proces automatiseren

Hmmm…

Dit klinkt wel als iets wat een computer zou kunnen toch?

• Een website opzoeken? ✅
• Een formulier invullen, met vaste gegevens? ✅
• Resultaten volgens een vast patroon interpreteren? ✅

In dit geval heb ik de Opdrachten-app op de iPhone gebruikt, en nu kan ik ’s morgens gewoon simpelweg zeggen "Hé Siri, wordt de container schoongemaakt?" en krijg ik te horen of dat het geval is.

(En als het vandaag geen woensdag is hoor ik of de container de komende woensdag wordt schoongemaakt, zodat ik het ook de avond van te voren alvast kan vragen.)

Scheelt dit me uren tijd? Nee, natuurlijk niet. Maar het betekent dat ik een vervelend proces niet meer handmatig hoef te doen, en mijn (woens)dag wat fijner begint.

Automatisering hoeft niet altijd groot te zijn, en zeker in het begin is het ook gewoon goed als je er maar dingen van leert.

Leer je nu bijvoorbeeld een formulier invullen met Opdrachten voor iets kleins, kun je dat een volgende keer misschien gebruiken voor iets veel groters.

Zoals…

Voorbeeld: van offerte naar factuur

… automatisch een factuur maken op basis van een offerte.

Of een offerte maken op basis van een offerte-aanvraag.

Laten we kijken naar het eerste. Je hebt een offerte gemaakt, die is ondertekend, en nu wil je een factuur maken.

Welke stappen zijn er in dit proces?

Afhankelijk van de software die je daar al voor gebruikt moet je dus:

1. Een nieuwe factuur aanmaken
2. De contactgegevens overnemen vanaf de offerte
3. De prijsopgaaf uit de offerte overnemen in factuurregels
4. Controleren of alle gegevens en bedragen goed zijn overgenomen
5. De factuur verzenden

Kan een computer dit automatisch?

Daar gaan we dan weer, kan de computer dit automatisch? In dit geval is er natuurlijk veel afhankelijk van de exacte software die je gebruikt, maar waarschijnlijk…

1. Kan de computer wel de factuur voor je aanmaken
2. De contactgegevens overnemen vanaf de offerte
3. De prijsopgaaf overnemen vanaf de offerte
4. De controle hoeft niet uitgevoerd te worden door de computer, want de computer maakt geen typefouten
5. En het verzenden van de factuur kan ook automatisch (ofwel via e-mail, of er zijn diensten waar je een PDF kunt aanleveren die dan netjes via post verzonden wordt)

De computer aan het werk zetten: automatisch de factuur aanmaken

Dit is ook een mooi voorbeeld van iets waar je het wiel waarschijnlijk niet zelf uit hoeft te vinden.

Wanneer je gebruik maakt van een pakket als Moneybird kun je met één knop een (geaccepteerde) offerte omzetten in een factuur.

Waarom zou je dan dubbel werk doen, met kans op fouten, als je op die manier zeker weet dat de factuur exact klopt met de offerte?

Voor de klant fijn. Voor jou fijn. En het bespaart tijd!

Ook dit lijkt misschien weer wat kleins, maar eigenlijk kan het je aardig wat tijd en gedoe schelen.

Het scheelt namelijk niet alleen het maken van de factuur, maar ook het nakijken (je weet dat het klopt); het gedoe als je toch een typefoutje maakt bij het handmatig overtypen; mogelijk je reputatie als er iets niet klopt…

Dit geldt ook voor het omzetten van een offerte-aanvraag naar een offerte. Er zijn allerlei manieren om dat automatisch te kunnen doen, zodat jij tijd hebt voor dingen die een computer niet automatisch kan doen.