Email efficiënt versturen in 6 stappen

Misschien heb je het artikel over email efficiënt verwerken al gelezen.

En misschien heb je jezelf dan ook wel een beetje afgevraagd: da’s leuk voor mijn inkomende mail, maar ik moet zelf ook heel wat e-mails sturen, hoe doe ik dat nou handig?

Waar zouden we zijn zonder flowcharts, dus ook hier een mooi schema voor je… Hoe ga je efficiënt om met het sturen van je je e-mails?

Email versturen flowchart

Email de beste keus?

De belangrijkste vraag om te beginnen is dan: is e-mail wel de beste keuze?

Er zijn twee dingen waar je sowieso rekening mee wilt houden om dit te kunnen besluiten:

  1. De andere communicatiemiddelen die je hebt met deze persoon
  2. Wát je wilt communiceren

Ten eerste, heel simpel, als je iemand alleen kunt bereiken via e-mail heb je weinig keuze. Als je denkt dat een telefoontje beter zou zijn kun je dan in het beste geval mailen met een voorstel (nooit mailen met een "Kunnen we even bellen?" zonder context).

Maar heb je andere opties? Ga dan na of e-mail de juiste keuze is.

Wanneer je geen e-mail wilt gebruiken (voorbeelden)

Bijvoorbeeld: als ik wil weten of iemand straks even met mij wil lunchen stuur ik liever een berichtje via m’n telefoon (iMessage, WhatsApp, SMS eventueel), dan een hele e-mail.

Ze zien het waarschijnlijk eerder, en het weegt minder "zwaar"; het is informeler.

En moeten we echt nog bespreken wáár we gaan lunchen, en hoe laat, en meer details? Dan bel ik misschien even, zodat we het gewoon snel door kunnen nemen.

Wil je iets bespreken met meerdere mensen? Dan kan een kleine meeting handig zijn. (Zorg dan ook wel weer dat duidelijk is wát je wilt bespreken, en dat iedereen de agenda kent.)

Kies per situatie de beste methode, en dit scheelt direct aanzienlijk in de snelheid en overhead.

Schrijf je onderwerp

Als je dan besluit toch een mailtje te sturen, is dit waarschijnlijk de belangrijkste stap waar je rekening mee moet houden.

Zorg om te beginnen voor een prefix, zet in je onderwerpregel al wat de ontvanger kan verwachten. Denk bijvoorbeeld aan:

  • "ACT:" Ik verwacht actie van jouw kant. Je moet iets voor me doen (doornemen, goedkeuren offerte, etc.);
  • "VRG:" Ik heb een vraag, ik wacht op een antwoord van jouw kant;
  • "FYI:" Ik heb informatie voor je. Dit moet je eventjes weten, ik verwacht geen reactie op deze mail.

Wanneer je met meerdere mensen op een afdeling, of zelfs in een organisatie werkt, kan het handig zijn om hier afspraken over te maken.

Zo voorkom je dat de één "ACT" gebruikt, en de ander "TAAK". De inhoudelijke prefixes maken eigenlijk niet eens uit, als jullie er maar consistent in zijn.

Vervolgens typ je zo kort, duidelijk, en volledig mogelijk, wat jij wilt mededelen.

Dus niet "Eten?", maar "VRG: lunch op 19-01-2028 om 12.15 (Boekmans)?".

Zorg dat je zo veel mogelijk zegt in de onderwerp regel, dan weet de ontvanger direct waar ze aan toe zijn, en kan het mailtje aan de andere kant sneller verwerkt worden.

Tip: zorg voor een filter op alle mailtjes die jij verstuurd hebt, waarbij het onderwerp begint met ACT of VRG.

Laat deze mailtjes in een speciaal mapje komen als iets waar je op wacht. Als je dan in dit mapje kijkt, heb je in één keer een overzicht van alles waar je op wacht, en hoef je hier dus verder niets voor te doorzoeken. 🙂

Een goed onderwerp voor je e-mail schrijven is ook niet altijd makkelijk, dus wellicht doen we hier nog een apart artikel over. (In mijn ervaring kiezen de meeste mensen dan ook maar gewoon voor de onderwerpen "Vraagje", "Hulp", of "Re: [iets wat niets met de e-mail te maken heeft, maar dit was toevallig een e-mail van mij naar hen die nog in de inbox zat]".)

Einde email bericht?

Het zou heel goed zo kunnen zijn dat alles gewoon gezegd is met zo’n helder onderwerp.

Laten we het voorbeeld van net even ontleden:

  • VRG: het is een vraag, dat is duidelijk.
  • lunch: we weten dat het een vraag is, dus "lunch" zal waarschijnlijk betekenen "wil je lunchen?"
  • op 19-01-2028: de datum, je kunt zoiets als dit maar goed van te voren plannen natuurlijk 😉
  • om 12.15: tijd, hoef je het daar ook niet meer over te hebben
  • (Boekmans)?: en een voorstel voor de locatie.

Wat zou je nog meer willen delen? Afhankelijk van context misschien een route naar het restaurant, of een bericht over de "agenda" voor de lunch als je die hebt.

Maar het zou goed kunnen dat dit gewoon alles was: je wilt lunchen met iemand, jullie doen dat vaker, en dit restaurant is er toevallig één waar jullie dan ook wel vaker komen.

Ga dus na of extra tekst eigenlijk nog wel meerwaarde biedt; dat veld is namelijk lang niet altijd verplicht.

Blijf vooral onthouden: less is more. Hoe minder tekst je hebt hoe minder de ander hoeft te lezen/verwerken en hoe sneller je dus klaar bent met de communicatie.

Vind hier natuurlijk wel de balans met voldoende informatie, alleen maar "Eten?" is korter, zegt niet zoveel.

<EOM>

Als je hebt besloten dat de onderwerp regel genoeg zegt, en overige tekst alleen maar voor onnodige overhead zou zorgen, zet dan “<eom>” aan het einde van de onderwerp regel.

EOM staat voor "End Of Message", hiermee geef je dus aan dat de onderwerp-regel alles al zegt.

De meeste e-mailprogramma’s snappen deze mededeling ook, en zullen jou niet waarschuwen over een leeg tekstvak.

Typ een (korte!) tekst

Houd de teksten in je mailtjes zo kort mogelijk.

Probeer de richtlijn van maximaal 3 regels aan te houden. Door de communicatie kort te houden, voorkom je ellenlange gesprekken via de mail.

Als je productief met je email wilt omgaan, moet je "gezellige" gesprekken via een andere weg gaan doen. Email is hiervoor niet het beste communicatiemiddel, probeer één van de vele sociale netwerken als je dat wilt doen.

Kies de ontvanger(s)

Pas als laatste stap geef je in het e-mailprogramma aan naar wie dit bericht verstuurd moet worden.

Dit heeft een paar voordelen. Ten eerste voorkomt het het per ongeluk verzenden van je e-mail; zolang er nog geen ontvangers zijn, kun je ook niets verzenden.

En een ander voordeel is dat je soms na het typen pas beseft dat deze informatie relevant is voor iemand anders dan je dacht, of nog iemand in de CC moet.

Verstuur de email

Nu ben je er klaar voor. Lees het nog even na, check of de bijlage er bij zit, geen typefouten gemaakt, en de juiste naam in de aanhef…

En dan kun je verzenden!


Wil je de flowchart downloaden (als PDF), zodat je deze groot kan uitprinten om boven je bed te hangen? Klik hier, dan sturen we het naar je op.
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]