Kun jij 20% efficiënter zijn in veel van je werkzaamheden?

In theorie is efficiënter werken heel simpel. Je zoekt een bottleneck in je huidige systeem, en verbetert dat. Net zo lang totdat iets anders de bottleneck is, en dan ga je dat verbeteren.

Je eerste stap is dus om dat systeem inzichtelijk te maken. Zorg dat je van alles wat je (regelmatig) doet in ieder geval opschrijft hoe dat deel van het systeem in elkaar zit. Het begint altijd met iets van input, vervolgens een proces, en dat leid dan naar een output.

Hoe beter je dit kunt uitwerken, hoe meer inzicht je krijgt in jouw systemen. Hoe beter inzicht je hebt, hoe beter je de processen kunt tweaken.

Door het uit te werken creëer je afstand.

Het is niet meer “de waan van de dag”. Niet meer “de chaos in je hoofd”. Het staat op papier. Overzichtelijk. En dankzij dat overzicht zie je ineens allerlei dingen die beter kunnen. Beter om de kwaliteit te verbeteren, of om de efficiëntie te verhogen. Soms beide.

Zodra je het vastgelegd hebt is het jouw verantwoordelijkheid als bedrijfseigenaar om continue te zoeken naar verbetering.

Bottleneck Killer

De fout die veel mensen maken in hun leven (en onderneming) is dat ze van de ene op de andere dag alles anders willen.

Denk aan goede voornemens. Je leeft een aantal jaar op een bepaalde manier, wat heeft geresulteerd in het leven wat je nu hebt. Maar je bent niet tevreden met wat je nu hebt. Dat moet anders, en wel zo snel mogelijk. Dus in het nieuwe jaar moet alles het anders.

Met als resultaat dat de 3e maandag van januari bekend staat als “blue monday”. De meeste deprimerende dag van het jaar, omdat (bijna) iedereen tot de conclusie komt dat ze hun nieuwe leven niet vol hebben kunnen houden en weer terug bij af zijn.

Van de één op de andere dag het roer compleet omgooien is verdomd lastig. Dat lukt bijna niemand.

Wat beter werkt is als je er elke dag naar streeft om 1% van jouw business (en leven) te verbeteren. De japanners noemen dat “Kaizen”.

1% verbetering is een stuk makkelijker om te doen, en loopt op de lange termijn hard op. Stapje voor stapje.

Klein rekenvoorbeeld.

Stel je hebt vandaag €1, en je krijgt elke dag 1% rente. Dan heb je over een jaar (1.01365=) €37.78.

Aan de andere kant.. Als je €1 leent, en je moet daar elke dag 1% rente over betalen. Dan is er over een jaar (0.99365=) nog maar 2,5 cent van over.

Zorg dus dat je in ieder geval die basis vasthoud. Daarom documenteer je je systemen. Dan weet je dat het niet achteruit gaat, en vanuit die basis ga je aan de slag om te verbeteren.

Om elke dag die ene procent verbetering te kunnen vinden is het van groot belang dat je objectief en kritisch kijkt naar alles wat je doet. Trek je niets aan van wat de rest van de wereld doet, kijk vooral naar jouw eigen situatie. Ontdek de bottlenecks in jouw werkzaamheden.

Out of the Box

Wij als kennisondernemers zijn veel op de computer bezig.

  • E-mail
  • CRM
  • Offertes / Facturen
  • Blogposts
  • Trainingen uitwerken
  • Website bijwerken

Weet je wat een mogelijke bottleneck is die in bijna al jouw werkzaamheden terugkomt?

Tekst invoer.

In bijna alle gevallen moet je dingen die nu in je hoofd zitten op het scherm krijgen. Meestal in de vorm van tekst.

Hoe snel kun jij tekst in je computer krijgen?

Typetest Score: 79 WPM

Ik typ bijvoorbeeld met een snelheid van 79 Woorden per Minuut (WPM).

Interessant is dat het typegemiddelde van 50 tot 80 woorden per minuut (ik zit boven in het gemiddelde) in ieder geval al een verdubbeling is van het schrijf (pen en papier) gemiddelde van 31 woorden per minuut.

Wat dat betreft hebben we een aardige efficiëntie verbetering doorgemaakt de afgelopen 100 jaar.

Maar misschien nog wel interessanter. Het type snelheidsrecord is in handen van Barbara Blackburn en ligt op 212 woorden per minuut. Meer dan 3x zo snel als het gemiddelde.

Waar komt dat gigantische verschil vandaan? Heeft Barbara gewoon meer geoefend dan jij en ik? Of is er meer aan de hand?

Als je er een beetje in gaat verdiepen wordt het al snel duidelijk. Ja, natuurlijk heeft Barbara meer ervaring dan de meeste mensen. Barbara heeft er een daadwerkelijke opleiding voor gedaan. Terwijl voor de meesten van ons verwacht wordt dat we kunnen typen, ondanks dat ons dat niet wordt geleerd op school of iets dergelijks.

Maar er is meer aan de hand. Als je goed kijkt naar de letters op jouw toetsenbord zie je waarschijnlijk links bovenin dat de eerste 6 letters Q, W, E, R, T, Y zijn. Een zogenaamd “QWERTY” toetsenbord. Barbara gebruikte dat niet, Barbara had een andere indeling.

Het probleem met QWERTY

QWERTY Layout
De QWERTY indeling is ruim 100 jaar geleden ontstaan, in de tijd van de eerste mechanische typemachines.

Typemachines waarbij stempels op papier gedrukt werden om letters op papier te krijgen.

Het probleem waar die eerste generatie typemachines tegen aan liep was dat het een fysiek mechanisme was. Als je snel typte kon het voorkomen dat die stempels in elkaar vast haakten. De ene stempel was nog niet terug van het papier, of de volgende wilde alweer een letter afdrukken. Gevolg was dat de hele machine in de knoop raakte, en je niet meer kon typen.

Dat moest opgelost worden.

Men is gaan analyseren welke letters vaak na elkaar gebruikt worden, en heeft een indeling gemaakt waarbij die letters zo ver mogelijk uit elkaar werd gezet. Daarmee werd het risico van vastlopers verkleind.

Die indeling noemden ze “QWERTY”.

QWERTY is dus geboren uit inefficiëntie. De toetsenbord indeling zoals jij die nu waarschijnlijk gebruikt is geoptimaliseerd voor mechanische typemachines waarbij de fysieke stempels niet in elkaar vast mochten haken.

Een andere indeling?

Tegenwoordig gebruiken we geen mechanische typemachine meer. We gebruiken elektronische toetsenborden. Toetsenborden waarbij het geen enkel probleem is om meerdere toetsen tegelijk in te drukken.

Dus nu we geen last meer hebben van de beperkende factor waaruit QWERTY is ontstaan. Is het dan nu in ons voordeel om opnieuw te kijken naar die layout, en over te stappen naar een efficientere indeling?

Dat is een kwestie van analyseren.

Als je iets hebt met veel tekst, bijvoorbeeld:

  • Scriptie
  • Plan van Aanpak
  • Uitgewerkte cursus
  • Je website

En je haalt dat door deze Keyboard Layout Analyzer tool.

Dan kom je tot de conclusie dat er inderdaad een behoorlijk gat zit tussen QWERTY, en de modernere indelingen.

Met de teksten waarmee ik het getest heb staan Dvorak en Colemak wisselend bovenaan, en staan QWERTY en AZERTY wisselend onderaan. Waarbij er een efficiëntie gat ontstaat van 20% tot 30%

Dvorak

Dvorak Layout

Waarom is dat efficiëntie gat zo groot? Dat is allemaal te herleiden naar hoe de indeling is ontstaan.

QWERTY is ontwikkeld in de tijd van mechanische typemachines, Dvorak in de tijd van de eerste elektronische toetsenborden.

Dvorak had dus niet met dezelfde beperking te maken toen het werd ontwikkeld. En daardoor is de analyse compleet anders gegaan.

Dr August Dvorak analyseerde de Engelse taal. Welke woorden komen vaak voor? Uit welke letters bestaan die woorden? Welke letters worden het meest na elkaar gebruikt?

Alle letters kregen een score naar hoe vaak ze gebruikt werden.

Daarnaast werd het toetsenbord en biomechanica van de handen geanalyseerd.

Als je met 10 vingers typt, dan betekent dat dat 8 vingers al op een toets rusten. Die toetsen kregen een hoge score. Daarnaast is het zo dat de meeste mensen handiger zijn met hun wijsvinger dan met hun pink, dus de toetsen rondom je wijsvinger kregen een hogere score dan die rondom je pink.

Tot slot werd er gekeken hoe je ervoor kunt zorgen dat letters die vaak na elkaar gebruikt worden zo kunt plaatsen dat je die niet met dezelfde vinger hoeft aan te slaan.

Op basis van die twee verschillende scores, en met vingerafwisseling in het achterhoofd, werd een nieuwe indeling gemaakt. Een indeling gebaseerd op efficiëntie.

Met als gevolg dat je met die indeling niet alleen sneller kon typen, maar ook minder typefouten maakte, typen langer vol kon houden, en een kleinere kans op RSI had.

De nieuwe toetsenbord indeling werd vernoemd naar de onderzoeker: Dvorak.

Colemak

Colemak Layout

Helaas is Dvorak nooit echt populair geworden. In de begin jaren werd er veel over gepraat, maar tegenwoordig weet 99.9% van de mensen niet dat er überhaupt iets anders bestaat dan QWERTY en AZERTY.

Met als gevolg dus dat iedereen met QWERTY kan omgaan. En bij Dvorak is de indeling volledig anders, dus is het voor die mensen lastig aan te leren. Feitelijk moeten ze opnieuw leren typen.

Shai Coleman erkende dit probleem en bracht in 2006 een nieuwe toetsenbord indeling uit: Colemak

Shai heeft soortgelijk onderzoek gedaan als August, met een paar grote verschillen. Shai vond bijvoorbeeld dat de nieuwe indeling makkelijk aan te leren moest zijn voor iemand die momenteel al vloeiend QWERTY typt.

Bij de ontwikkeling van Colemak keek Shai dus bij de plaatsing van de toetsen waar ze bij QWERTY zaten, en waar ze in het meest optimale geval moesten zitten. Als het qua score weinig tot geen verschil maakte koos Shai ervoor om die toets dan te plaatsen op dezelfde plek als bij QWERTY.

Zo ontstond er zo min mogelijk verschil, terwijl het wel degelijk efficiënter was. Gevolg is dat het makkelijker aan te leren is omdat slechts 17 toetsen anders zijn. In tegenstelling tot Dvorak, waarbij 33 toetsen anders zijn.

Daarnaast was het in 2006 inmiddels echt het computer tijdperk. En sneltoetsen zijn een belangrijke manier om om te gaan met een computer. Dvorak was daar nooit voor geoptimaliseerd, waardoor sommige sneltoets combinaties op Dvorak lastig uit te voeren zijn. Dus Shai heeft er op gelet om ook de sneltoetsen zo veel mogelijk op dezelfde plek te houden.

Tot slot is ook de backspace knop in twijfel getrokken. Die zit ver rechts bovenin. Een plek voor je pink. Je pink is niet de meest flexibele vinger, en het is een toets die je toch regelmatig gebruikt.

Dat moest anders.

Bij Colemak is er voor gekozen om niet één maar 2 backspace toetsen te hebben. Zodat die sneller te bereiken is, en je ook van hand kunt afwisselen.

Daardoor is de Caps Lock toets (ook iets wat terug te herleiden is naar het tijdperk van mechanische typemachines) komen te vervallen.

Overstappen?

Nu je dit alles weet is de conclusie simpel. QWERTY is inefficiënt. Dvorak en Colemak zijn efficiënt. Waarbij Colemak op sommige punten net een stapje verder gaat, en makkelijker is om aan te leren.

Dus moet je overstappen naar Colemak?

20 tot 30% efficiënter klinkt leuk, maar wat betekent dat in echte cijfers?

Als ik er vanuit ga dat ik werk tot mijn 67ste. Gemiddeld zo’n 254 dagen per jaar. 8 uur per dag. En 20% van mijn werkdag bestaat uit typen.

Dan zou ik in theorie 258.470 minuten besparen door over te stappen van QWERTY naar Colemak.

Dat zijn 538 volledige werkdagen.

Met een gemiddeld uurtarief van €45 zou dat neerkomen op meer dan €190.000 potentiele winst. Oftewel €477 per week. Alleen maar voor zoiets lulligs als een toetsenbord.

Natuurlijk is dat in theorie. Dat zou puur alleen het typen zijn. Niet de bedenktijd die ik nodig heb voor ik weet wat ik daadwerkelijk qua tekst op het scherm wil krijgen.

Maar het is zeker de moeite waard. Meer dan 2 jaar van mijn carrière aan potentiële tijdwinst, door iets zo basaal als een toetsenbord.

En die tijdwinst telt privé natuurlijk nog verder door.

Ik denk dat iedereen die meer dan 10 uur per week achter een computer doorbrengt serieus moet overwegen om over te stappen.

Niet alleen voor het verschil in typesnelheid. Vergeet ook niet dat je minder kans hebt op RSI. Dat typen comfortabeler wordt. Dat je typen langer vol kunt houden. En dat je minder typefouten maakt (omdat je sterke vingers meer gebruikt worden).

Ik kan je uit ervaring vertellen dat het ongeveer één week duurt om Colemak onder de knie te krijgen, en minder dan een maand voordat je sneller bent dan ooit.

Het mooie is dat een toetsenbord indeling gewoon software is, je hoeft niet eens een ander toetsenbord te kopen. Je kunt simpelweg bij de instellingen van je computer aangeven dat jij vanaf nu Colemak gebruikt.

Natuurlijk kan dat wel verwarrend zijn als je steeds naar je toetsenbord kijkt en er een andere letter op het scherm verschijnt dan dat jij op het toetsenbord ziet afgebeeld. Daarom begon ik met mijn toetsen om te wisselen, heb ik daarna een keyboard cover gekocht, en werk ik inmiddels met een mechanisch toetsenbord zonder opdruk. Als je nog een stap verder zou willen gaan kun je er altijd nog voor kiezen om zelf een toetsenbord samen te stellen.

Op naar de sterren, en daar voorbij!

Als je kritisch kijkt zie je dat het verschil tussen QWERTY en Colemak vooral gaat tussen het verschil van een mechanische typemachine, en een elektronisch toetsenbord.

Maar tegenwoordig hebben we niet alleen een elektronisch toetsenbord, we hebben een complete computer die daar aan vast zit.

Een computer die heel veel meer kan dan alleen als toetsenbord dienen. Een computer die veel dingen sneller kan dan ons.

Je kunt er dus voor kiezen om nog verder te gaan.

De bottleneck blijft tekstinvoer.

Één manier om die tekst in te voeren is via het toetsenbord. Maar met de software van tegenwoordig is dicteren ook een steeds betere oplossing. En misschien dat je in de toekomst je brein direct kunt koppelen.

Blijf dus altijd zoeken naar wat voor jou de beste optie is.

Ook als je er voor kiest het toetsenbord te blijven gebruiken, kun je nog steeds de efficiëntie verder verhogen door te leren tovertypen.

Domino Effect

Door continue te kijken naar welke stap (hoe raar dan ook) jij kunt nemen om een verbeterslag te maken creëer je een domino effect.

Elke dag een kleine stap beter in één subproces zorgt er op termijn voor dat de snelheid en kwaliteit van jouw hoofdproces met sprongen vooruit gaan.

Als alle deelprocessen beter zijn, dan is het hoofdproces automatisch ook beter.

Download & Print de “Bottleneck Killer” flowchart, zodat je jezelf er aan blijft herinneren hoe je je processen moet blijven verbeteren.

Er is altijd een verbeter stap te maken. Wat is de stap waar jij mee aan de slag gaat?

[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]