Thuiswerken: Strategisch Lui tips voor werken vanuit huis

Of je nu altijd thuiswerk, of gewoon een tijdje vanuit huis wil werken door bijvoorbeeld ziekte… Het kan best even wennen zijn als je eerst altijd op kantoor zat.

Waar moet je op letten als je productief wilt zijn vanuit huis?

Communiceer dat je vanuit huis werkt

Alles begint met communicatie. Dat geldt dus ook voor werken vanuit huis.

Communiceer met je team

Werk je in een team? Overleg dan met de rest van het team wanneer jij thuis werkt en hoe ze je kunnen bereiken.

Zeker wanneer niet iedereen vanuit huis werkt is het belangrijk te overleggen of jullie meer virtueel kunnen gaan. Wanneer je dat niet doet is er een redelijke kans dat je "buiten het team valt", omdat er (onbewust) dingen overlegd worden door de mensen op kantoor. En niemand heeft tijd (zin) om de thuiswerker te updaten.

Door volledig in te zetten op "remote work", en de juiste tools te gebruiken (zie verderop), is het makkelijker om iedereen op de hoogte te houden.

Dit is minder belangrijk als iedereen, of het grootste deel, niet op kantoor werkt. Aan de andere kant is het kiezen (en eens worden over) de juiste tools des te belangrijker. Dat bespreken we zo.

Communiceer met je gezin

Woon je alleen? Dan hoef je thuis niets te overleggen. Maar heb je een gezin, huisgenoten, of zorg je voor iemand?

Dan wil je duidelijk maken dat het feit dat je fysiek aanwezig bent niet betekent dat je "thuis" bent.

Wanneer je een aparte werkplek kunt inrichten zal het soms heel duidelijk zijn: als jij aan je bureau zit, ben je aan het werk.

Maar dan kom je even een glas water pakken, en lijk je gewoon "echt thuis", en voor je het weet ben je een uur in het huishouden bezig.

Er zijn verschillende manieren om dit te ondervangen, die allemaal om communicatie draaien. Ten eerste zou je kunnen afspreken dat er vaste uren zijn waarin mensen moeten aannemen dat jij werkt.

Als je normaal van 9 tot 5 op kantoor was, kun je nu zeggen dat je tussen 9 en 5 dus niet écht thuis bent. Met misschien een uitzondering om 12 uur, wanneer je gezellig samen gaat lunchen.

Een andere manier is een soort "codewoord" te gebruiken. Je man kan bijvoorbeeld vragen "Ben je thuis?", en jouw antwoord daar op kan simpelweg "Ja" of "Nee" zijn. "Ja" betekent dat je écht thuis bent, en "nee" betekent dat je thuis aan het werk bent.

Heb je geen aparte werkplek, maar wil je wel eenvoudig aangeven of je aan het werk bent? Spreek dan een "signaal" af.

Een sok aan de deur is misschien wat studentikoos, maar iets dergelijks kan best werken: hang een stropdas over de deurklink als je aan het werk bent. Of zet een bepaalde lamp aan, plak een post-it op je deur, … Als je er maar over communiceert met de rest, en iedereen het begrijpt.

Zorg voor een start- en stop-ritueel

Wanneer je normaal op kantoor werkt heb je waarschijnlijk al (onbewust) een duidelijk start- en stop-ritueel voor je werk.

Het start wanneer je de deur uitstapt thuis, en in je auto stapt, naar de trein loopt, of je fiets pakt.

Het stopt wanneer je het kantoor weer uit loopt, of thuis binnen stapt.

Nu mis je dat waarschijnlijk een beetje. Ook hier zijn een paar dingen die kunnen helpen.

Trek kleren aan

Ten eerste: we weten allemaal dat thuiswerkers normaal in hun ondergoed werken, met een zak Cheetos op het bureau.

Toch ga ik je vragen om dat niet te doen. Trek kleren aan die je ook naar je werk aan zou trekken. Als jij normaal een pak met een stropdas draagt, doe je dat nu ook.

Dat brengt je gewoon direct in die mindset, wat het veel makkelijker maakt om te zorgen dat je aan het werk gaat.

Trek eventueel zelfs schoenen aan. Ik doe het zelf niet meer, maar zeker in het begin kan het je echt helpen: op kantoor zou je ook niet op je sokken lopen.

Trek kleren uit (en andere aan)

Ben je klaar met werken? Trek dan ook gewoon even andere kleren aan. Dit is iets wat ik in het begin zelden deed, maar tegenwoordig echt helpt voor een mindset-switch. Nu zit ik in m’n chinos, overhemd, en pullover trui. Dat is mijn typische "Martijn-is-aan-het-werk"-outfit.

En op de één of andere manier voelt het gewoon heel raar voor mij om in deze kleren op de bank te gaan hangen met Netflix aan. Maar zodra ik m’n t-shirtje aan heb kan dat ineens prima. 😉

Implementeer een (kleine) reistijd

Zeker wanneer je geen aparte ruimte hebt om te werken (daar komen we zo op), is het handig om een soort start-ritueeltje te hebben.

Zoals net gezegd: meestal begint je werkdag op het moment dat je de voordeur uitstapt, en hij eindigt ook weer zo. Nu heb je die reistijd niet, maar het kan helpen om toch te doen alsof.

Stap naar buiten, loop een blokje om voor 3 minuten, en stap je kantoor in. Dat je kantoor toevallig exact datzelfde huis is waar je net uit bent gestapt doet er niet toe. Je bent uit huis gestapt, en in je kantoor gestapt.

Herhaal dit aan het einde van de dag, maar dan omgekeerd.

Vind jouw uren

Een voordeel aan het ontbreken van de reistijd is dat je eigenlijk meer tijd hebt om daadwerkelijk te werken.

Dit betekent ook dat het makkelijker kan worden om "jouw uren" te vinden.

Sta je normaal om 6 uur op, zodat je om 8.30 op kantoor kan zijn? Dan kan het nu erg verleidelijk zijn om gewoon om 8 uur op te staan, en ook om 8.30 te beginnen.

Maar zeker wanneer je kinderen thuis hebt (die misschien niet eens naar school zijn, zoals je normaal gewend bent) kan het best fijn zijn om wat vroeger te beginnen.

Zorg dat je je belangrijkste werk gedaan hebt als het nog rustig is in huis, zodat je dag sowieso een succes is.

Werk je in een team? Dan zul je waarschijnlijk sowieso wat overlap willen hebben. Overleg dan ook weer welke uren dat gaan zijn.

Zorg voor een werk-plek

Als je de optie hebt is een echte, aparte, werk-plek ideaal. Misschien heb je nog een kamer over, en kun je die gebruiken.

Omdat ik al zo lang thuis werk heb ik een redelijke evolutie doorgemaakt wat dat betreft: van een bureau in m’n slaapkamer, naar een apart hoekje in de woonkamer, naar een grote voorraadkast (met een raampje) waar ik een bureau in gebouwd had, tot een extra slaapkamer die we hebben ingericht.

Vanuit die ervaring kan ik je een paar dingen vertellen:

• Gebruik de slaapkamer alleen als het niet anders kan. ALs je een andere optie hebt, heeft die optie de voorkeur.

  Probeer je slaapkamer te houden voor je bed. Dat voorkomt ook voor een groot deel dat je in bed nog aan werk gaat dingen.

• Alles wat je kunt doen om je werk te scheiden van privé helpt. Een hoekje reserveren in de kamer is beter dan overal werken.

  Dit kunnen ook echt kleine dingen zijn. Werk je bijvoorbeeld tijdelijk aan de eettafel? Waarschijnlijk heb je daar een vaste plek voor het eten. Gebruik voor je werk een andere plek.

  Als ik wel eens werk aan onze eettafel (bijvoorbeeld omdat ik even beneden moet zijn voor een klusjesman ofzo) ga ik altijd op de stoel van mijn vrouw zitten. Het is weer net die kleine mindset-shift, die heel stom klinkt, maar echt werkt.

• Is het voor langere tijd (meer dan een week)? Zorg dan voor een redelijke bureaustoel en een echt bureau.

  Werk je vanaf een laptop? Zet deze dan neer op een laptop-stand, en gebruik een aparte toetsenbord en muis.

  Je hoeft niet alles super-ergonomisch te hebben, maar regel in ieder geval de basis-dingen.

  (Voor wat het waard is: ik gebruik een Aeron¹, een Microsoft Sculpt toetsenbord, Logitech MX Master 2S muis, een Magic Trackpad, en twee Dell P2415Q-monitoren op een monitor-arm)

• Kun je de werkplek een beetje afscheiden van de rest van de kamer, met bijvoorbeeld een scherm? Dat hoeft niet duur te zijn, en kan wel weer enorm helpen.

Waar dit allemaal om gaat: hoe meer je echt een werkplek hebt, hoe meer je je "aan het werk" voelt, in plaats van "gewoon thuis".

Richt je computer in voor werk

Heb je een aparte computer voor werk en privé? Perfect.

Niet iedereen heeft die luxe echter, en dan kan het fijn zijn om een soort virtuele scheiding te maken.

Dit kan op verschillende manieren. Als je de optie hebt zijn meerdere gebruikers bijvoorbeeld fijn (instructies voor de Mac, instructies voor Windows), of een extra profiel in Google Chrome.

Ook gewoon verschillende programma’s voor privé en werk kunnen helpen: gebruik bijvoorbeeld Firefox voor privé, en Google Chrome voor werk.

Virtuele bureaubladen kunnen helpen voor focus, en ook hier weer helpen om een verdeling te maken tussen werk en privé.

Gebruik de juiste tools

There’s an app for that is nog steeds een relevante uitdrukking. Wat je ook kan bedenken, waarschijnlijk is er wel een app (of een handig dingetje) voor.

Een paar tips voor het werken vanuit huis:

Probeer omgevingsgeluid te onderdrukken

Zeker wanneer je niet alleen bent terwijl je thuis werkt (en bijvoorbeeld kinderen om je heen hebt) kunnen noise canceling headphones helpen.

Verdwijnt al het geluid om je heen ineens? Nee, zeker niet wanneer je bijvoorbeeld in dezelfde kamer als je kinderen moet werken.

Maar helpt het? Absoluut.

Ze kunnen zo simpel zijn als een paar AirPods Pro (als je ze ergens kunt vinden), maar ook iets als de Sony WH-1000XM3 of Bose QuietComfort 35.

Hoeft het niet per se draadloos voor jou? Voor mij bevallen de Bose QuietComfort 25 al jaren heel goed. (Alleen zijn ze momenteel wat lastiger te vinden voor een normale prijs.)

Dit zijn allemaal wat duurdere, die wel erg comfortabel zitten. Gebruik je ze niet zo veel? Dan wil je misschien voor een paar tientjes iets als de JBL T500BT oppakken.

De juiste apps voor je team

Werk je met een team? Besluit dan samen over een beperkte set communicatie middelen.

Als je dat niet doet krijg je dat Tom en Truus communiceren via e-mail, Piet en Marie via Signal, Marie en Truus via Skype, Tom en Riemke via Google Hangouts, et cetera.

Spreek bijvoorbeeld af dat jullie Slack gebruiken voor aysynchrone communicatie, zoom.us voor meetings, en Basecamp voor project management.

Het gaat niet om die tools, dat maakt mij niet uit, maar het gaat er om dat je afspraken maakt welke het zijn. En beperk je tot alleen die apps.

Gebruik een VPN

VPN-diensten hoor je natuurlijk overal, en meestal als een soort magisch ding waardoor je niet gehackt wordt. En vooral natuurlijk: als je hun VPN niet koopt kan iedereen je data gelijk zien!

Nu is dat helemaal niet waar, en heb je normaal waarschijnlijk geen VPN nodig.

Maar je kunt een VPN ook gebruiken om te verbinden met het netwerk op kantoor bijvoorbeeld.

Je zult dit waarschijnlijk moeten overleggen met de IT-afdeling, maar informeer naar mogelijkheden om een VPN te gebruiken zodat het net is alsof je de WiFi van kantoor gebruikt.²

Investeer in een webcam en microfoon

Ga je ineens regelmatig video-bellen? Dan helpt het om een goede webcam en microfoon te hebben.

Die hoeven niet duur te zijn, en ook zeker niet ingewikkeld. Iedereen is natuurlijk helemaal gek op de Blue Yeti, maar die heb je echt niet nodig. (En die is nog al gevoelig ook, dus ik zou ‘m eigenlijk niet eens aanraden.)

Microfoon

Dingen als een Samson Meteor mic of de Blue Snowball zijn goedkoper, en ook gewoon prima.

Of koop voor 15 euro een simpel headsetje. Zit waarschijnlijk niet superlekker als je veel van dit soort dingen moet doen. Maar is het het even voor een half uurtje per dag? Dan is het waarschijnlijk prima.

En heb je geen zin om speciaal iets te kopen? Gebruik dan op z’n minst iets als de oortjes die bij je telefoon zaten (zoals EarPods bij een iPhone); die microfoon is vaak al beter dan de ingebouwde microfoon van je laptop.

Webcam

De webcam van je laptop staat ten eerste waarschijnlijk in een verkeerde hoek (mensen kijken je neus in, in plaats van naar je ogen), en ten tweede is een aparte webcam vaak toch net wat betere kwaliteit.

Maak je niet te druk om megapixels hier (720p is prima), en kies gewoon iets wat je makkelijk kunt aansluiten.

Producten als de Logitech LGT-C270 zijn prima. Of de Logitech Pro C930 als je toch wat hogere resolutie wilt.

Een virtueel koffiezetapparaat

Op kantoor ben je waarschijnlijk gewend om af en toe even koffie te gaan pakken, en dan een praatje te maken met iemand.

Kijk of je thuis ook zoiets kunt regelen.

Woon je met andere mensen in huis? Dan kan het fijn zijn om even met hen een praatje te maken. Maar ook als je dat niet hebt, of niet wilt, zijn er opties.

Bijvoorbeeld een apart Slack-kanaal speciaal met dit doeleinde, of gewoon een WhatsApp-groep met een paar andere thuiswerkers.

Let alleen wel op: als je niet oppast kan dit een enorme afleiding worden. Waar je het zelf wel zou merken als je de hele dag bij het koffiezetapparaat staat, kan de afleiding van een dergelijke groep veel "subtieler" zijn.

Gebruik dit dus liever in bijvoorbeeld pomodoro pauzes, dan dat je constante notificaties krijgt.

Maak ook tijd voor privé zaken

Je hebt geen reistijd meer, dus als je op dezelfde tijd begint heb je waarschijnlijk wat meer tijd voor privé zaken.

Doe even boodschappen om 10 uur ’s morgens, als het verder vrij rustig is. Of maak tijd om met je kinderen te spelen voor een half uurtje, nu jullie toch allebei thuis zijn.

Het is wel belangrijk dat je bewust met deze dingen om gaat. Stel grenzen, maak er vaste tijden voor, zet dit eventueel in je agenda.

Het kan bijvoorbeeld heel fijn zijn om te besluiten dat jullie als gezin samen lunchen. Om 12 uur stop jij met je werk, en gaan jullie even een half uurtje eten met z’n allen.

J werkt vanuit huis, dat heeft voor- en nadelen, en vergeet niet te genieten van die voordelen.