Today-lijst: de andere todo-lijst die je nodig hebt

Naast je todo-lijstje, en je not todo-lijstje is het verstandig om nog een derde bij te houden: je today-lijst.

Een today-lijst is exact wat je denkt: een lijst waar je opschrijft wat je vandaag gaat doen.

Waarom is een today-lijst belangrijk?

Van de tientallen, honderden, of misschien wel duizenden, dingen die je vandaag zou kunnen doen zijn er waarschijnlijk maximaal 10 die je daadwerkelijk gaat doen.

Door een today-lijst te maken bepaal je pro-actief welke dingen dat zijn. Als je dat niet doet, is er een redelijke kans dat je vooral reactief werkt — bijvoorbeeld steeds taken oppakken vanuit de e-mails die op dat moment binnen komen.

Door een lijstje te maken van de dingen die je wilt doen, misschien wel de avond van te voren zelfs, kun je zorgen dat je werkt aan dingen die je dichter bij je doel brengen.

Focus op prioriteit, niet urgentie

Je wilt deze lijst ook focus-en op prioriteit, en niet op urgentie. Je hebt waarschijnlijk wel eens zo’n Eisenhower matrix gezien, die het concept van urgent of belangrijk mooi uitlegt.

Probeer voor de taken die op je today-lijst terecht komen te kiezen voor zaken die in de bovenste rij vallen: Belangrijk & urgent, en Wél belangrijk, maar niet urgent.

Sterker nog: probeer minstens één taak te noteren die in kwadrant 2 valt: wél belangrijk, niet urgent.

Maximaal drie taken op je today-list

Het probleem is natuurlijk dat je al snel een lijst hebt van 50 dingen.

Daar kun je nog niets mee, want tenzij het allemaal héél kleine dingen zijn, krijg je ze waarschijnlijk niet af vandaag.

Je kunt je het best beperken tot slechts drie dingen.

Dit forceert je echt prioriteiten te stellen, en zorgt er voor dat het daadwerkelijk mogelijk is om het te doen op één dag.

Anders wordt het al snel gewoon een kopie van je todo-lijstje, en heeft het niet zo veel zin.

Je today-lijst is (niet) heilig

Je kunt je today-lijst op twee manieren gebruiken; of natuurlijk allerlei "hybride" varianten.

Ik wil je aanraden om ze allebei een tijdje te testen. Wat beter past is namelijk heel persoonlijk. Voor mij gaat het zelfs in fases.

Today-lijst op hardcore mode: je today-lijst is heilig

Je hebt aan de ene kant de hardcore-variant. Dit is eigenlijk de beste om mee te starten vind ik, want daardoor ga je heel snel goede keuzes maken voor je today-lijst. 😉

In hardcore mode is je werkdag (pas) klaar als je today-lijst leeg is.

Zeker voor ondernemers is dit vaak een prima aanpak. Soms kun je vroeg stoppen, en soms zul je wat langer door moeten.

Al snel zul je ontdekken dat je je inderdaad wilt beperken op je lijst, en er alleen de belangrijke dingen op wilt zetten.

Beperk je jezelf niet? Dan ben je veel te lang aan het werk, het tegenovergestelde van wat we willen als tijdkrijgers.

Zet je de prioriteiten niet goed? Dan doe je nooit je belangrijkste werk. Het werk wat je eigenlijk echt zou moeten doen.

Lite-variant

De lite-variant is je lijst te gebruiken als een leidraad, een focus.

Hier mag je ook stoppen als je nog niet klaar bent, en maak je je werkdag gewoon af als je wel klaar bent.

Het gevaar is hier wel dat je de lijst negeert, omdat er geen consequentie is aan het niet afmaken.

Toch kan dit een prima methode zijn om in ieder geval prioriteiten te stellen. Zeker als je dagen hebt die lastig te plannen zijn, kan dit goed werken.

Wanneer je dan tijd hebt om er mee bezig te zijn hoef je niet heel je todo-lijst te scannen, maar kijk je gewoon naar het eerste item op je today-lijst.

Waar schrijf je je today-lijst op?

Tot zo ver het waarom. Heel concreet nu: hoe pak je dat eigenlijk aan?

Het hangt er enigszins vanaf hoe je nu je "gewone" todolijst bijhoudt, maar een paar veelvoorkomende manieren voor een today-lijst zijn:

• Papier. Zeker als je je gewone lijstje digitaal hebt, kan het best lekker zijn om gewoon je drie belangrijkste dingen fysiek door te strepen als ze gedaan zijn.

• Een aparte app, waarin je de punten opschrijft. Dit hoeft geen ingewikkeld systeem te zijn, omdat je er eigenlijk gewoon drie dingen in wilt opschrijven.

  Ik doe dit zelf momenteel met een Taskpaper-documentje.

• Gebruik een functie van je huidige todo app. De meeste apps hebben wel een vorm van vlaggetjes, sterren, of iets vergelijkbaars.

  Ook labels of tags werken natuurlijk prima.

  Als er maar een manier is om een overzicht te krijgen van alleen die taken.

Wat je in ieder geval niet moet doen is de taken markeren met een deadline voor "vandaag". "Fake deadlines" zijn namelijk een heel slecht idee, dus dat wil je echt voorkomen.

Een deadline moet een consequentie hebben om effectief te zijn. Dat je het vandaag wil doen, is geen consequentie.¹