Urgent vs Belangrijk

Heb je er wel eens bij stilgestaan dat niet alles wat je doet even belangrijk is? Tuurlijk alles wat jij doet op een dag is enorm belangrijk, maar die ene deadline halen waarmee je pracht product weer een stap dichterbij komt is toch nét iets belangrijker dan je mailtjes verwerken, toch? Het zelfde geldt natuurlijk voor Urgent. Alles kon beter gister af zijn dan vandaag, maar ook vandaag zal je niet je nog niet alles voor je volledige levensdoel af kunnen krijgen..

Handig dus om daar eens wat meer overzicht in te krijgen. Gelukkig is dat allemaal al lang een keer bedacht, door meneer Eisenhower.

“Most things which are urgent are not important,
and most things which are important are not urgent.”

Dwight D. Eisenhower

Van wat Eisenhower zei heeft meneer Stephan Covey een overzichtje gemaakt, dat ziet er ongeveer zo uit:

En al je werkzaamheden moet je kwijt kunnen in één van die vakjes.. Niet meer, niet minder.

Belangrijk & Urgent

Dingen die zowel belangrijk als urgent zijn. Dít is wat je vandaag (of beter zelfs nu!) moet doen.

Het gaat hier om werk wat bijdraagt aan jouw persoonlijke- of bedrijfsdoelen, en dus belangrijk is. Én het moet nog op korte termijn uitgevoerd worden ook.

Een aantal voorbeeldjes van werk dat in het vak “Urgent & Belangrijk” kan vallen:

  • (Computer)problemen
  • Deadlines
  • Spoedklussen voor klant

Wél Belangrijk, niet Urgent

Het deel van je werk dat wél belangrijk is, maar niet zo urgent, is het deel wat het makkelijkst wordt vergeten. Dit is het werk waar jij een enorm voordeel tegenover je concurrent mee kan behalen. Dit zijn de dingen waardoor je kan zeggen dat je doet aan “Slimmer Werken” in plaats van geleefd worden door de waan van de dag. Pro-actief bezig zijn met dingen die op langere termijn zijn vruchten gaan afwerpen.

Dit vakje is niet voor niets gemarkeerd met groen, dit is waar je het grootste deel van je tijd wilt doorbrengen. Veel van het werk hier kan voorkomen dat werk ooit in het deel van “Belangrijk & Urgent” terecht komt. Erg fijn dus, dan kan je lekker je eigen tempo blijven bepalen en word je niet geleefd door stress en chaos.

Een paar voorbeelden van werkzaamheden die heel belangrijk, maar niet per se urgent, zijn:

  • Doelen stellen
  • Strategie bepalen
  • Onderhoud
  • Opruimen
  • Netwerken
  • Product ontwikkeling
  • Reflectie
  • Plannen
  • Denk werk

Niet Belangrijk, wél Urgent

De onbelangrijke taken die wel urgent zijn (of op zijn minst zo lijken). Het gaat hier vooral om onnodige onderbrekingen. Ben je net lekker geconcentreerd aan het werk met een groene “Wél belangrijk, maar heeft geen haast” taak, en wordt je ineens gebeld.

Let erop dat je deze dingen niet verwart met wat in het vak “Belangrijk & Urgent” thuishoort! Als je het groene vak verwaarloost kan het al snel zo worden dan geel en oranje hetzelfde lijken. Weten wat urgent is, is makkelijk. Weten wat belangrijk is moet je zelf van te voren over nadenken.

Denk dus aan bijvoorbeeld:

  • Telefoontjes
  • Mailtjes
  • Onverwacht bezoek

Niet Belangrijk, ook niet Urgent

Dit vak gaat over onzinnigheden. Dingen die eigenlijk niet eens bij je werk zouden moeten horen. Denk er maar eens over na: Het is niet belangrijk, en ook nog eens niet urgent.. Moet het eigenlijk wel gebeuren?

Als je je hiermee gaat bezig houden is het vaak een teken dat je te moe bent voor het betere denkwerk. Je kan dan beter overwegen om even een Powernap te doen, en vervolgens weer terug te keren naar het groene deel van je werkzaamheden.

Het gaat hier vooral om ‘werk’ waarmee je jezelf bezig probeert te houden. Uitstel gedrag. Tijdvreters.

  • 23x checken of er écht geen spelfouten in een mailtje zitten
  • Lekker een beetje 9gag checken
  • Status updates op Facebook ‘Liken’
  • Meer dan 2x op een dag je mailbox bekijken
  • Het ‘nieuws‘ volgen
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]