Automatiseren: het wat en waarom voor tijdbesparing

De drie stappen om tijd te besparen zijn: elimineren, automatiseren, en delegeren. (En misschien is er stiekem nog een vierde stap.)

In dit artikel bekijken we stap twee: automatiseren.

En we beginnen bij het begin: wat is automatiseren en waarom zou je willen automatiseren?

Wat is automatiseren eigenlijk?

Automatiseren betekent — in ieder geval in onze context — dat je een proces neemt waar een mens nu de stappen uitvoert, en zorgt dat dit gebeurt zonder dat een mens wat hoeft te doen.

In de praktijk betekent dit meestal: we laten de computer het werk doen in plaats van het zelf te doen.

We hebben het hier overigens over automatisering op "kleinere" schaal. Dus niet een gigantische autofabriek, maar hoe jij — zelf, of je nu een kleine ZZP-er bent of in een groter bedrijf werkt — tijd kunt besparen door kleine dingen te automatiseren.

Denk bijvoorbeeld aan tovertypen: typen zonder te typen met TextExpander is ook een vorm van automatisering. En iets wat jij zelf kunt toepassen, op je eigen computer.

Rekenen met de computer

Maar TextExpander is al vrij geavanceerd. Laten we beginnen met een simpel voorbeeld: computers zijn best wel snel in rekenen.

Dus als jij een spreadsheet hebt in bijvoorbeeld Microsoft Excel, en je hebt daar twee getallen (A1 en A2) staan, waarvan je de som wilt zien in A3, kun je…

Handmatig

1. Pen en papier pakken.
2. De getallen boven elkaar zetten
3. Optellen zoals je dat geleerd hebt op de basisschool
4. In A3 het antwoord opschrijven
5. Bij een wijziging in A1 of A2 dit proces herhalen

Automatisch

Of…

1. In A3 een formule typen: =A1+A2
2. Er is geen stap 2, je bent klaar. En als A1 of A2 verandert hoef je niets te doen.

Je kunt zelf bedenken dat de automatische methode veel sneller is, zeker als de getallen vaak wijzigen of erg groot zijn. Of als het niet twee getallen zijn, maar vijftig.

Waarom moet ik automatiseren?

Eén reden om te automatiseren is dus tijdbesparing. Daar houden we hier wel van.

Maar er zijn meer redenen om te automatiseren.

Automatiseren is vaak goedkoper

Hoewel het op korte termijn tijd en geld kan kosten om een proces te automatiseren, is het op langere termijn vaak voordeliger.

Dit betekent soms wel weer dat je moet durven investeren, maar uiteindelijk verdien je dat weer terug.

Of je nu een uurtarief gebruikt (hoewel een uurtarief waarschijnlijk geen goed idee is); iemand moet betalen voor het werk; of er zelf gewoon mee bezig bent, terwijl je dingen zou kunnen doen die meer opleveren…

Het kost je waarschijnlijk geld als je een proces handmatig doet, terwijl het automatisch zou kunnen.

Fouten

Het volgende voordeel is dat de kans op fouten veel kleiner is als je een automatisch proces hebt.

Een computer vergeet echt de drie niet "mee te nemen" wanneer twee grote getallen gedeeld moeten worden, waar jij dat met een staartdeling misschien wel doet. (Is dat hoe staartdelingen werken trouwens? Ik heb ze nooit echt begrepen.)

Maar ook als je 500 afbeeldingen correct moet nummeren: wanneer je dat met de hand doet is er best een kans dat je na 312 per ongeluk door gaat naar 315, omdat je moe wordt.

Een goed geautomatiseerd proces geeft altijd goede resultaten.

Automatische processen lopen terwijl jij slaapt

Weet je nog wat ik net zei, dat jij moe wordt na het nummeren van 312 foto’s? (Of na vijf, als je meer op mij lijkt.)

Je computer wordt niet moe. Je computer gaat gewoon door. En door. En door. Zelfs als jij slaapt.

Dat betekent ook dat er dingen geregeld kunnen worden, terwijl jij er niet bent.

Je kent de "geld verdienen terwijl je slaapt"-websites wel. Die onzin ga ik je niet verkopen, maar er zit een kern van waarheid in: als jij een geautomatiseerd bestelproces hebt op je website, kun je inderdaad geld verdienen terwijl je slaapt.

Zeker toen ik een andere tijdzone zat werd ik echt af en toe wakker om dan te zien dat ik honderden, of duizenden, euro’s had verdiend, terwijl ik sliep. Best een leuk gevoel kan ik je zeggen. 😉

Maar ook voor andere dingen, die misschien niet direct geld opleveren, kan dit fijn zijn.

Start bijvoorbeeld voor je gaat slapen een lang-lopend proces, en de volgende ochtend is het klaar en kun jij weer verder. En dat terwijl je goed uitgerust bent.

Automatische processen gaan door terwijl je slaapt.

Energie

Automatisering scheelt je in energie. En dat is om een paar redenen:

1. Zoals ik net zei, het scheelt dat jij gewoon kunt slapen;
2. Waarschijnlijk raak je vrij vermoeid als je steeds… opnieuw… hetzelfde… ding… moet… doen. Als daar weinig uitdaging in zit kun je daar echt gigantisch verveeld van raken, en heb je daarna ook geen zin meer in leuker werk
3. En het scheelt je keuzestress. Net als themadagen goed werken voor meer energie, zul je ook merken dat het automatiseren van processen je meer energie geeft. Jij hoeft er namelijk niet meer over na te denken, processen te volgen, en keuzes te maken. Alles wordt geregeld.

Kortom: automatiseren scheelt je energie.

Wat kan ik automatiseren?

Dus… Wat kun je zo al automatiseren?

Veel meer dan je denkt.

Bekende YouTuber CGP Grey heeft ooit in een video laten zien hoe we tegenwoordig al zo veel banen geautomatiseerd hebben, en hoe we er nog veel meer kunnen automatiseren.

Niemand wil natuurlijk geloven dat hun baan geautomatiseerd kan worden. Maar eh, waarschijnlijk wel. 😉

In ieder geval, wat je daar ook van vindt, hier is de positieve kant: dit betekent dat je nu waarschijnlijk al veel van je werk kan automatiseren.

Dankzij allerlei apps, webdiensten, handige programma’s, en leuke tools kun je superveel dingen volledig automatisch laten verlopen!

Kijk daarom ook in je eigen werk wat je nu nog zelf doet, terwijl het eigenlijk automatisch zou kunnen.