Functioneringsgesprek met jezelf voeren

Wanneer je in loondienst werkt heb je waarschijnlijk regelmatig een functioneringsgesprek¹ met je leidinggevende. Of misschien zit je aan de andere kant, als ondernemer of leidinggevende — en moet jij de gesprekken leiden.

Maar heb je wel eens een functioneringsgesprek met jezelf gehad? Of je nu nog een "echt" functioneringsgesprek krijgt, of het normaal helemaal niet zou hebben, het kan een heel krachtige tool zijn.

Hier laat ik je zien waarom, en ook hoe.

Vergeet wat je weet van functioneringsgesprekken (als je slechte ervaringen hebt)

Waarom zou je überhaupt een functioneringsgesprek hebben met jezelf? Met name in grotere organisaties kan het heel erg voelen als een formaliteitje, een moment waarop jij zegt wat je denkt dat de ander wil horen.

"Oh, goh. Waar ik mezelf over vijf jaar zie? Niet echt over nagedacht. Nou, ik denk [de volgende evolutie van mijn huidige rol; bijvoorbeeld ‘senior’ achter de titel plaatsen] als het lukt."

Dan maak je samen een plan hoe je dat gaat bereiken ("als je nou je werk goed blijft doen, en af en toe iets meer, dan kun je [de volgende evolutie] krijgen"). Alsof je een Pokémon bent, die met genoeg training vanzelf de volgende vorm bereikt.

Nou zou ik op zich óók best wel een Pokémon willen zijn, begrijp me niet verkeerd, maar helaas voor ons allebei — we zullen niet ineens in een Ivysaur veranderen, omdat we netjes ons werk doen.

Ehm… Goed, deze metafoor is misschien een beetje van de rails geraakt. Terug naar de realiteit.

Waarom zou je een functioneringsgesprek hebben met jezelf?

Stel nou dat het geen formaliteit zou zijn, maar daadwerkelijk functioneel? Waarom zou je zo’n gesprek dan hebben?

Bij Strategisch Lui doen we niets "omdat het hoort", maar alleen omdat het werkt.

En een functioneringsgesprek hebben we dan om:

• Te kijken wat je kunt verbeteren in je processen (kunnen er dingen geëlimineerd, geautomatiseerd, of gedelegeerd?)

• Je doelen voor de komende jaren serieus te evalueren, en nieuwe doelen te stellen

• Overwegen of je eigenlijk wel blij bent met wat je doet.

  Zeker als ondernemers beginnen we vaak vanuit een bepaalde passie, maar vind je het nog steeds leuk? En kun je misschien iets doen om het weer leuk te maken, of nóg leuker te maken?

• Eerder gestelde doelen en planningen te herzien

• Kansen voor nieuwe kennis te evalueren (bijvoorbeeld een training of cursus te volgen)

Samengevat: het functioneringsgesprek is er om te zorgen dat je op de goede weg zit, heldere doelen hebt, en weet wat je gaat doen de komende termijn.

Hoe voer je een functioneringsgesprek met jezelf uit?

Maar… Hoe doe je dit nou eigenlijk?

Houd je gewoon een heel gesprek in je hoofd?

Er zijn verschillende methodes, en het kan zijn dat één er van meer bij jou aansluit dan een ander. Combineren kan natuurlijk ook prima.

Welke methode je ook kiest, zorg in ieder geval dat er een document is waarin je wat zaken vastlegt. Hier kun je de volgende keer ook weer naar kijken.

Verwerk het in een vraag-antwoord-format

Een vrij simpele, maar goed gestructureerde, methode kan zijn om te werken met een vraag-antwoord-systeem.

Schrijf ergens in een document een aantal vragen op die je ook zou stellen in een functioneringsgesprek.

Je kunt de vragen uit het vorige stuk hier vrij letterlijk gebruiken:

• Vind je dit werk nog leuk?
• Wat kunnen we doen om het werk leuker te maken?
• Wat waren je doelen voor de afgelopen periode?

Zorg dat de vragen opvallen als kopjes, en schrijf er onder je antwoorden.

Let wel op dat je genoeg de diepte in gaat met je antwoorden. Als je te oppervlakkig blijft heeft het weinig zin.

Wanneer je klaar bent kun je nog een keer terug het document in, om te zorgen dat je die punten aanvult.

Gebruik fysieke indicaties

Je kunt dit ook goed fysiek doen.

Pak bijvoorbeeld twee stoelen (het liefst een beetje verschillende, zodat je het verschil echt voelt), en kies er één als manager, én één als medewerker.

Je start als manager, en opent het gesprek. Dan ga je in de andere stoel zitten, en reageer je.

En zo stel je vragen, en geef je antwoord. Na de introductie zul je voornamelijk in de medewerker-stoel zitten; als manager moet je hier luisteren en doorvragen. 😉

Het is dan wel aan te raden om te zorgen dat je of heel goede aantekeningen maakt, of in ieder geval de audio opneemt. Dat laatste kan uiteraard gewoon met je telefoon. (Als je niet weet hoe, neem je jezelf gewoon op in video, dan heb je het geluid ook wel.)

Chat met jezelf

Een ander formaat wat heel natuurlijk kan werken is een chat. Dat kan met een chat-programma zijn. Maar ook gewoon in een document waarin je de namen steeds zet, of met twee kleuren typt.

Dus bijvoorbeeld:

Chef: Hey, fijn dat je er bent.

Martijn: Ja, zullen we gelijk beginnen?

[…]

C: Wat voor trainingen, cursussen, boeken, etc. zouden helpen om je
huidige doelen sneller te bereiken?

M: Met het oog op …

Vrij schrijven

Ten slotte zou je kunnen kiezen voor een leeg document (of stuk papier, het hoeft niet digitaal). Zorg dat je wel de punten globaal in je hoofd hebt, en dan gewoon schrijven. Als een soort braindump.

Schrijf alles wat in je opkomt. Heb je het naar je zin? Wat zijn je doelen? Waar kun je nog verbeteren? Wat gaat juist goed?

Als je niet het idee wilt hebben vast te zitten in structuur, kan dit een heel goede methode zijn voor je.

Het betekent wel dat je achteraf waarschijnlijk wat meer tijd kwijt bent aan het structureren van de informatie, om te zorgen dat je echt actie kan ondernemen.

Wanneer voer je dit functioneringsgesprek?

Heb je de juiste methode gevonden? Dan is de volgende vraag natuurlijk ‌wanneer je dit moet doen.

Het einde van het jaar is vaak een mooi moment om er even voor te gaan zitten.

We zijn vaak toch al meer in een zelfreflectie-modus rond die tijd, en mogelijk heb je meer mensen om je heen die het dan doen.

Plan ook een moment rond de zomer, zodat je dit in ieder geval twee keer per jaar doet. Zo rond je zomervakantie kan bijvoorbeeld een goed moment zijn, omdat je ook dan weer in een bepaalde modus terecht komt. (Niet in je vakantie uiteraard; je vakantie is er niet om te werken.)

Heb je "officiële" functioneringsgesprekken? Dan is het goed om je "eigen" functioneringsgesprek gewoon twee weken eerder te doen. Zo ga je goed voorbereid het "echte" gesprek in.

Wanneer deze methode goed voor je werkt zou je ook kunnen overwegen om het nog veel vaker te doen, bijvoorbeeld maandelijks of zelfs wekelijks.

Elke week even wat tijd maken om op een vast moment "met jezelf" te zitten kan enorm productief zijn.