Getting Things Done: De 2 minuten regel

In de Getting Things Done methodiek is er iets dat bekend staat als “De 2 minuten regel”, simpelweg komt het erop neer dat alles wat je binnen 2 minuten kan doen beter nu gelijk kan doen in plaats van opschrijven in je takensysteem.

De filosofie achter deze 2 minuten regel is vooral dat het in het geval van een taak die je binnen 2 minuten kan afronden meer werk zou zijn, en dus meer tijd zou kosten, om het te gaan noteren dan dat de taak überhaupt kost door het gewoon te doen.

Wanneer niet de 2 minuten regel toepassen

Natuurlijk gaan we uitzonderingen maken op de regel. Het is namelijk vooral belangrijk dat je de filosofie achter de regel in de gaten houd: Wat kost minder tijd/energie/moeite? Opschrijven of doen?

Vaak kost het bij zulke kleine taken minder tijd om ze gewoon even gelijk te doen en ervan af te zijn dan de hoeveelheid tijd die het kost om ze te verwerken naar je takensysteem.

Wanneer krijg je dan zo’n uitzondering? Er vanuit gaande dat je snapt dat Multitasken niet bestaat, en je dus rekening houd met dat je slechts één ding tegelijk kan doen. Dan ontstaat zo’n uitzondering op de regel dus als stoppen met waar je nu mee bezig bent om die 2 minuten taak te gaan doen meer tijd/energie/moeite kost dan de ingeving over die taak even snel te noteren.

Daarnaast krijg je ook een uitzondering als terug beginnen met waar je mee bezig was meer tijd/energie/moeite kost dan even snel de ingeving over die taak te noteren.

Als versimpeling op de uitzonderingen kan je zeggen: Als je bezig bent met werk waar je je concentratie bij nodig hebt, dan pas je de 2 minuten regel niet toe maar schrijf je die 2 minuten taak gewoon op!

Wanneer wél de 2 minuten regel toepassen

En wanneer pas je de 2 minuten regel dan wél toe? Eigenlijk in praktisch alle andere gevallen.

Stel je bent je Email aan het verwerken, en er komt een taak naar voren uit die email, doe je die dan direct? Dat is afhankelijk van de taak die er in de mail stond.

Even een vraag uit de mail beantwoorden kost (bij mij) meestal minder dan 2 minuten, dus dat doe ik gelijk. Zou wat zijn als je alle vragen uit alle mailtjes die je krijgt eerst zou gaan noteren voor je het zou gaan beantwoorden.

Aan de andere kant krijg je soms ook lastigere vragen in de mail, waar je eerst even iets voor moet opzoeken of navragen, in dat geval ben je er al snel langer dan 2 minuten mee bezig en kan je het dus beter even noteren en lekker in je ritme van email verwerken verder gaan.

Dus ook als je bijvoorbeeld een mailtje krijgt over dat je website het niet meer doet. Complete chaos en paniek, natuurlijk. Maar kost het jou nú meer dan 2 minuten om daar wat aan te doen? In mijn geval: Ja. Dus ook dat gewoon noteren in je takensysteem, ondanks dat het waarschijnlijk best wel urgent is (Dan zet je het gewoon bovenaan of in extra grote letters! Als eerste wat je doet zodra je klaar bent met email verwerken).

Voorbeelden van 2 minuut taken

Een paar voorbeelden van taken die wat mij betreft binnen de 2 minuten regel vallen.

• Korte vragen – Bijvoorbeeld in de mail. Als ik er direct een antwoord voor klaar heb kost het weinig tijd, dus beantwoord ik het gelijk. Daarom adviseer ik ook om meerdere mailtjes te sturen als je meerdere vragen hebt, dan kan je ‘misbruik’ maken van deze regel (Dan gaat de regel voor elke mail opnieuw op)
• Sommige telefoontjes – Alleen als je snel even iets kan afstemmen, niet als je nog uitgebreid dingen moet bespreken
• Archiveren – Iets op de juiste plaats opbergen moet makkelijk binnen 2 minuten kunnen, als dat niet zo is moet je misschien nog eens een kijkje nemen naar jouw archief
• Planten water geven – En soortgelijke kleine huishoudelijke dingen
• Reservering maken – Tenminste, binnen een systeem. Bijvoorbeeld bij de dokter, een restaurant, of de bioscoop. Als je nog met je vriendin een datum moet prikken gaat het waarschijnlijk al snel buiten de 2 minuten regel vallen
• Bestellen – Bijvoorbeeld een boek wat je werd aangeraden

De 2 minuten regel aanleren

In het begin zal je merken dat het nog best lastig is om in te schatten of iets binnen de 2 minuten regel valt. Dan zal het inschatten zelfs ook nog tijd innemen en behaal je er dus nog niet echt winst mee.

Wat je eigenlijk wilt doen is je gevoel trainen. Nadenken kost teveel tijd, en zeker teveel moeite. Je moet gewoon direct voelen hoe je met die 2 minuten regel om moet gaan.

Om je gevoel te trainen kan het handig zijn om in het begin een stopwatch bij de hand te houden. Als jij denkt dat iets binnen 2 minuten kan geef je direct een klap op die stopwatch, en zodra je klaar bent kijk je terug hoe je het gedaan hebt.

De 2 minuten is hierbij natuurlijk geen exacte wetenschap, dus als je ergens 2:10 over gedaan hebt kan je dat ook gewoon opvatten als dat jouw inschatting prima was 😉