Getting Things Done: De Weekly Review, met iets extra’s

Als je al iets met Getting Things Done doet weet je vast al hoe het werkt. 1x per week loop je even je volledige ‘systeem’ na.

Goku en Vegeta

Ga er voor zitten. Pak gewoon een uur tot anderhalf uur per week. Aan het begin of eind van de week. Qua tijd kost het je, letterlijk, nog geen 1% van je week. Zelf doe ik het altijd op de maandag ochtend, dat vind ik een lekker begin van de week omdat je gelijk alles weer scherp hebt en volledig ‘opgeladen’ en klaar om te knallen aan de week begint. Anderen kiezen ervoor om het aan het eind van de week te doen, zodat je met een heerlijk voldaan vakantie gevoel het weekend in gaat. Wanneer is een persoonlijke voorkeur, zolang je het maar doet.

Waarom? Zodat je 100% zeker weet dat je systeem helemaal klopt! Zonder die 100% zekerheid vertrouw je je systeem (onbewust) niet, en blijft er niets meer van over dan een veredelde “Todo lijst”. Zonder Weekly Review kom je dus nooit tot de legendarische status van een ‘Geest als Water’.

Ik moet heel eerlijk zeggen dat ik de ‘Weekly Review’ zelden deed, tot ik training kreeg van meneer David Allen himself. Hij wist het haarfijn uit te leggen, wekelijks een uurtje is essentieel! Doe je het niet, dan ben je er de rest van de week minstens 3 uur mee bezig. Zomaar 2 uur tijd besparen dus, en het scheelt je nog een berg stress ook.

Ik ben er gehecht aan geraakt, en heb het ritueel zelfs een beetje uitgebreid. Eerst even de punten zoals ik ze van David Allen heb geleerd, zodat we in ieder geval op 1 lijn zitten, en dan daarna vertel ik iets over de uitbreiding.

  • Agenda van afgelopen maand doornemen
    Waar doet het me aan denken? Zijn er dingen die ik nog beloofd heb? Noteer alles
  • Agenda van aankomende maand doornemen
    Waar doet het me aan denken? Zijn er zaken die ik nog even moet voorbereiden? Ontbreken er nog dingen? Te vol? Te leeg?
  • @Waiting Email doorlopen
    Nogmaals herinneren? Kan nog wel een weekje wachten? Inmiddels niet meer relevant?
  • @Waiting taken doorlopen
    Nog een weekje wachten, of actie ondernemen?
  • Alle Projecten doorlopen
    Hoe relevant is het nog? Ga ik dit deze week doen? Someday? Verwijderen?
  • Zorg dat alle projecten minstens 1 next action hebben
    Weet wat je kan doen zodra je besluit aan een project te beginnen. Meer dan één is niet nodig, tenzij het je nu toch te binnen schiet
  • Alle Next Actions in je systeem doorlopen
    Hoe relevant is het nog? Ga ik dit deze week doen? Someday? Verwijderen?
  • Mindsweep
    Schrijf alles op wat in je hoofd opkomt, alles! Maak je hoofd helemaal leeg
  • Organiseer alle Next Actions in de juiste contexten
    Wat zijn de (ideale) eisen waar mijn ‘werkomgeving’ aan moet voldoen om deze taak succesvol af te kunnen ronden?

En dan nu het nieuwe deel, waarvan ik heb besloten het ook te doen (ach, je bent tenslotte tóch bezig hé ;))

Waarom deze extraatjes? Aan de ene kant om gefocust te blijven. Om jezelf niet te verliezen in een waan van de dag, of een sleur. En aan de andere kant om jezelf een énorme motivatieboost te geven! Wat mij betreft zeker die investering van anderhalf uur per week waard.

Vergelijk projecten met ‘Ga ik lekker niet doen’-lijstje

Doe ik niet stiekem dingen waarvan ik had besloten ze niet te doen? Ga ik niet doen! Heb er al eens een artikeltje over geschreven, Een ‘Ga-ik-niet-doen’ lijstje kan enorm helpen bij het behouden van je focus.

Spreekt redelijk voor zich. Houd een lijstje bij met dingen waarvan je hebt besloten het niet meer te gaan doen (en hun redenen), en vergelijk elke week of er niet toch stiekem een paar van die dingen je systeem binnen geglipt zijn. Zo ja, zorg dat ze weg gaan. Soms kan je ze gewoon weggooien, soms moet je even terug komen op een belofte die je gemaakt hebt.

Visualiseer het grote plaatje

Sluit je ogen en denk nog eens goed na over je Big Hairy Audacious Goal, probeer het resultaat voor je te zien. Wat voor impact heeft het op de wereld. Hoe is jouw leven nu? Hoe voel je je?

Geeft een énorme motivatie om je doel te willen behalen! Én het zorgt er ook voor dat je het grote plaatje niet uit het oog verliest tijdens de chaos van de week. Doelen stellen, SMART of niet, is iets wat veel mensen nog wel kunnen, zorgen dat je er verbonden mee blijft is wat mij betreft iets veel belangrijkers!

Stel een weekdoel

Terug naar de huidige wereld. Je hebt een Big Hairy Audacious Goal, maar dat is veel te gigantisch om op een directe manier mee bezig te zijn. Daarom heb je dat Big Hairy Audacious Goal gebruikt om kleinere doelen van af te leiden, zoals je 5 jarig doel, en je jaardoel. Nu gaan we het nóg een stapje concreter maken. Waar ga ik me deze week mee bezig houden wat kan helpen om dichter bij mijn jaardoel te komen?

Dit weekdoel geeft je week richting, en geeft een enorm voldaan gevoel in je bezigheden. Je weet nu dat wat je doet, hoe klein het ook mag zijn, in verbinding staat met jouw grote ambite.

Vier de afgelopen week

Wat heb je de afgelopen week gedaan waar je trots op mag zijn? Neem een moment voor jezelf, en wees hier trots op! Vier je successen!

Pak een dagboek of iets dergelijks en schrijf gewoon minstens 10 dingen op die je hebt gedaan waar je trots op mag zijn. Ook dingen die je vaker doet, waar jij je hand niet meer voor omdraait, kunnen hier onder vallen. Dingen waarvan een vreemde die jou niet kent kan denken “Oh, dat jij dat gedaan hebt joh, tof!”. Groot of klein, maakt niet uit.

Deze stap geeft een bizar voldaan gevoel. Een enorme energie. Respect voor jezelf. Motivatieboost waar je echt van zal staan te kijken! Enthousiasme en passie voor je bedrijf worden tijdens zo’n reflectie moment gevoed.

Als je ooit baalt van jezelf kan je dit dagboek eens terug pakken en erdoor bladeren, dan is je dipje binnen no time verdwenen.

Noteer je inzichten van de afgelopen week

Wat heb je in de afgelopen week geleerd? Een dag niet geleerd is een dag niet geleefd, welke inzichten hoop je mee te nemen naar deze nieuwe week?

Pak weer een dagboek of iets dergelijks en noteer je inzichten. Alles wat je geleerd hebt. Dit helpt om de kennis beter vast te houden, en desnoods zou je het op een later moment terug kunnen vinden in het ontstane ‘logboek’.

Noteer geen hele artikels, dan zou het op werk beginnen te lijken, gewoon korte tweetachtige opmerkingen. Je hoeft niet letterlijk de 140 tekens aan te houden, maar 1 tot 2 zinnen per inzicht zou voldoene moeten zijn.

Schroom ook niet om tips die je van anderen hebt gekregen te noteren. Inzichten hoeven niet altijd vanuit jezelf te komen, en je hoeft er niet per se altijd iets mee te doen.

Analyseer wat er ‘mis’ ging

Niets gaat ooit volgens plan, toch? Nouja soms wel, maar vaak ook niet. En daar willen we van leren.

Een ezel stoot maer eens zich aen den zelven steen.

De mensch wel zevenmael, en denckt niet om zijn been.

Geen idee of dat waar is, ik ken niet zoveel ezels, maar als Zelfstandige Professional willen wij het in ieder geval niet onder doen voor deze ezel. Zaak dus om te reflecteren op de afgelopen week, en heel kritisch te zijn. Wat ging er ‘fout’? En vooral ook wat kan je doen om het een volgende keer wellicht anders te laten verlopen? Onder ‘fout’ valt in dit geval ook ‘minder soepel’, dat gaat je namelijk inzicht geven waar verbetering (en tijdwinst) te behalen valt.

[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]