Manager of Maker? Hoe draait jouw agenda?

Je heb twee type mensen…

Ok, dat klinkt als het begin van een slechte grap.

Maar serieus, je hebt twee type mensen: managers, en makers.

Beide type hebben een eigen manier om hun tijd in te delen, en het is belangrijk om voor jezelf te checken voor wat voor type jij bent — en je agenda daar op in te delen.

Werk je samen met andere mensen? Dan is dit extra belangrijk.

De manager-agenda

De manager-agenda wordt niet alleen gebruikt door mensen die daadwerkelijk "Manager van X" op hun visitekaartje hebben staan.

Ook coaches doen dit bijvoorbeeld veel. En zelfs makers, hoewel die het misschien beter niet zouden doen. 😉

Een manager-agenda kun je zien als een heel klassieke agenda: je hebt een dag, en een dag heeft 24 uur. Daar van reserveer je ±8 uur voor werk.

Dat zijn acht blokjes die allemaal een eigen invulling kunnen krijgen. En een blokje splitsen in tweeën is ook prima, dan heb je bijvoorbeeld twee afspraken na elkaar.

En dat zijn dit veel: heel veel afspraken en meetings. Even Sandra spreken. Meeting over het nieuwe ontwerp.

E-mails kunnen tussendoor, als je even 10 minuten hebt tussen twee afspraken. (Of, laten we eerlijk wezen, als de meeting saai begint te worden.)

Een agenda voor makers

Aan de andere kant heb je makers. Auteurs, programmeurs, videomakers, et cetera.

Daar bestaan werkdagen vaak uit twee delen: voor de lunch, en na de lunch.

Een uurtje werken aan je boek, en dan een uurtje een afspraak met iemand die wel interessant lijkt, en dan een uurtje naar een meeting over de cover van het boek, en dan weer een uurtje schrijven…

Dat werkt niet.

Je moet gewoon een paar uur kunnen zitten en, wellicht met kleine pauzes van vijf minuten, werken aan dat boek. Echt een paar uur schrijven.

Het eerste uur heb je nodig om in een "flow" te komen. (Om die reden werkt Flowtime soms ook beter dan Pomodoro.)

Daarom werken themadagen ook zo goed voor dit type mensen: het zijn dagen zonder afspraken, gefocust op één ding.

Een afspraak inplannen in beide agenda’s

Het inplannen van een afspraak in een manager-agenda is simpel: je vindt een vrij uurtje (1 blok) en klaar. Is het een afspraak van twee uur? Dan zijn het twee blokken. En is het een afspraak van een half uur? Dan is het een half blok, en kan de andere helft nog gebruikt worden voor een andere afspraak of even wat e-mails.

Het inplannen van een afspraak in een maker-agenda is lastiger. Het probleem is namelijk dat je hier altijd minstens één blok reserveert.

Een afspraak van een half uur, een uur, of twee uur kost dus altijd vier uur.

Waarom? Stel dat het voor-de-lunch-blok loopt van 8-12. Als je nu om half 10 een afspraak inplant voor een uur (9.30-10.30) betekent dat dat het blok nu is opgedeeld in:

• 8.00-9.30
• 9.30-10.30
• 10.30-12.00

(Dit is nog los van voorbereiding/reistijd voor de afspraak.)

In plaats van één blok van vier uur, zijn er nu dus twee blokken van anderhalf uur, waar mee gewerkt kan worden. En anderhalf uur is eigenlijk te weinig om écht iets te gaan doen als maker.

Twee uur kan misschien nog, maar met anderhalf ben je net een beetje aan het opstarten als je weer weg moet.

Hybride Agenda

Zeker als ondernemer kun je er vaak echter niet onderuit om (ook) op een manager-agenda te draaien.

Afhankelijk van het werk wat je precies doet ben je misschien eigenlijk meer een maker, maar heb je ook afspraken met klanten, administratie af te handelen, e-mails te beantwoorden…

Dan kan het handig zijn om een soort hybride agenda te maken. En ook hier themadagen in te zetten.

Draai bijvoorbeeld op dinsdag-donderdag exclusief op een makers-agenda. Deze dagen blok je gewoon complete dagdelen voor het maken van je product, wat dat ook is.

Maar op maandag en vrijdag draai je op een manager-agenda. Blokken van een uur. Afspraak hier, meeting daar…

Zorg dat je al je telefoontjes, e-mails, administratie allemaal klaar hebt staan zodat je dat kunt batchen in de vrije "blokken" van je manager-agenda.

Op die manier kun je genoeg tijd maken om te werken aan de dingen die belangrijk zijn voor jou, maar toch ook tijd maken voor de afspraken en andere dingen die er ook bij horen.