Niets mis met e-mail, ga dat niet verleggen naar tien andere platformen

Er is ergens een gedachte dat het probleem van overvolle inbox-en, de schuld is van e-mail. Ik heb er eigenlijk al eens over geschreven in de zes regels voor e-mail, maar ik wil het er nog wat specifieker over hebben.

Laat me eerst even iets heel duidelijk maken: e-mail is niet je probleem.

E-mail is niet het probleem, maar een symptoom

E-mail is het probleem niet, het is hooguit een symptoom van iets anders.

"Maar Martijn, je hebt geen idee hoe veel e-mail ik krijg!"

Ok.

En als je voortaan geen e-mail meer gebruikt, maar [Twitter/Instagram/Facebook/Signal/WhatsApp/Basecamp/een-ander-alternatief]… Denk je dat je dan minder berichten krijgt?

Ten eerste krijg je waarschijnlijk e-mails als notificatie, om je te vertellen dat je op die andere plek een bericht hebt.

Goed, die kun je uit zetten.

En dan? Voor de dingen waar iemand je eerst voor zou mailen, krijg je dan nu bijvoorbeeld een bericht in je project management systeem.

Wat lost dat op voor je?

Je krijgt waarschijnlijk nog steeds even veel berichten, en dezelfde problemen, maar nu gewoon verdeeld over andere plekken.

Verstrooide focus

En die verdeling over andere plekken maakt het nog lastiger ook.

Want in plaats van één plek waar je een overzicht hebt van alles, moet je nu gaan onthouden dat je met Tom gebruik maakt van Twitter DM’s, maar met Samantha gebruik maakt van Signal.

Dat schiet niet op.

In plaats van één inbox die je moet verwerken, heb je er nu 10. Dat bezorgt je alleen maar meer werk, wat meer tijd kost.

E-mail is de gemene deler

En wat als je met Tom én Samantha aan één project werkt. Tom stuurt je een berichtje, wat je wilt delen met Samantha.

Je kunt het niet gewoon doorsturen, want Samantha heeft geen Twitter-account.

En als je het dan maar kopieert en stuurt kun je Tom niet op de hoogte houden, want Tom heeft geen Signal.

E-mail is de gemene deler. Iedereen¹ heeft e-mail.

E-mail is niet van één groot bedrijf. E-mail is open en vrij. Iedereen kan het gebruiken. Gratis.

Er is niet één bedrijf dat failliet kan gaan, of kan besluiten te stoppen met dat onderdeel. Ja, je e-mail provider kan stoppen, maar dan stap je eenvoudig over naar een andere.

(Zeker als je een eigen domeinnaam gebruikt, wat ik absoluut zou aanraden. Dan krijg je dus een e-mail als martijn@strategischlui.nl, wat er ook nog eens professioneler uit ziet.)

Afleiding op andere platformen

Bovendien is er een redelijke kans dat je jezelf makkelijker laat afleiden.

Als je je e-mail opent is er eigenlijk alleen dat: je e-mail. Maar als je Twitter moet openen om je direct messages te checken, ga je misschien ook "even" naar je timeline kijken.

En dan een linkje aanklikken.

En voor je het weet heb je drie kwartier besteed aan het lezen van actualiteiten (wat ik sowieso niet zou doen, maar dat is een ander verhaal), weet je dankzij BuzzFeed dat je écht in Hufflepuff hoort (ik niet, Gryffindor all the way), en welke celebrities momenteel ruzie hebben.

"Maar Martijn, dat heb ik met e-mail ook door allerlei nieuwsbrieven!"

Ok, laten we het daar even over hebben dan…

Zorg dat je e-mail gewoon goed werkt

Als je te veel rotzooi in je e-mail inbox ziet (nutteloze nieuwsbrieven, spam) is dat niet een probleem van e-mail, maar een probleem van jou.

Jup, ik ga je het gewoon zeggen: het is jouw verantwoordelijkheid als je e-mail inbox vol rotzooi zit.

Te veel spam? Er zijn prima spamfilters. Is het spamfilter van je provider niet goed genoeg? Overweeg dan iets als MailRoute om spam te filteren.

Te veel nutteloze nieuwsbrieven?

Ten eerste: jij hebt je daar waarschijnlijk zelf voor aangemeld. 😉

Ten tweede: je kunt je afmelden. Doe dat. Ga niet steeds dezelfde nieuwsbrieven ongelezen verwijderen, maar neem één keer die 30 seconden om je gewoon af te melden.

En ten derde: als het nieuwsbrieven zijn die je wel wilt lezen, kun je ze prima filteren naar een ander mapje. Zo zitten ze niet direct in je inbox, maar komen ze binnen in hun eigen map.

Als je dan tijd hebt om nieuwsbrieven te lezen kun je dat gewoon batchen, en één keer al je nieuwsbrieven doornemen.

E-mail filters zijn je redding

En dat brengt ons bij e-mail filters.

E-mail filters zijn hier echt je absolute redding.

Kort gezegd werkt het als volgt: een e-mail komt binnen, en jouw e-mail programma gaat automatisch kijken waar dit mailtje thuis hoort.

Is het bijvoorbeeld van een bepaalde afzender, heeft een specifiek onderwerp, sta jij alleen maar in de "cc" en niet in het "Aan"-veld…

Dit zijn allemaal voorwaarden die je zou kunnen gebruiken (en combineren) om e-mails direct te verwerken.

Voorbeelden

Laat alle nieuwsbrief-emails bijvoorbeeld automatisch naar het mapje "nieuwsbrieven" sturen.

Werk je samen met mensen aan een specifiek project, en wil je hun e-mails allemaal bij elkaar? Maak een filter met als voorwaarde dat de e-mail van één van die mensen afkomstig is, en verplaats het dan naar dat project-mapje.

Krijg je notificaties van sociale media, Upwork, Basecamp, je taken-systeem, et cetera? Stuur ze allemaal naar een eigen mapje, zodat je die in één keer kunt verwerken.

Zo zijn er nog veel meer voorbeelden van e-mail filters te bedenken, om te zorgen dat je inbox "schoon" blijft.

Gebruik de voordelen van e-mail

Dit is een groot voordeel van e-mail, wat meestal niet kan op de andere platformen: het automatisch verwerken van de berichten.

En automatisering is de tweede stap in het simpele drie-staps-model van tijd besparen.

Door dit te doen blijft je inbox overzichtelijk, en zul je merken dat je veel minder tijd kwijt bent aan e-mail.

En omdat je gewoon e-mail blijft gebruiken ben je ook geen tijd kwijt aan het checken van 27 andere platformen.

Zo kun je sneller je inboxen verwerken en houd je meer tijd over voor nuttige zaken.

Is e-mail dan altijd de oplossing?

Nu ik dit allemaal gezegd heb denk je misschien dat ik e-mail overal voor zou willen gebruiken, en helemaal tegen ben op bijvoorbeeld project management software.

Helaas, zo zwart-wit is het zelden.

Ik denk namelijk dat e-mail ook helemaal niet de juiste plek is voor veel dingen. Ik denk dat je voor je project management veel beter af bent met Basecamp, Jira, Asana, of iets dergelijks.

Ik denk dat Twitter en Facebook hun plek hebben.

Dat Slack heel nuttig kan zijn voor semi-synchrone communicatie.

Dat je soms beter kunt bellen. (Ja, ook al zeg ik bijna altijd "nee" op een "even bellen"-verzoekje)

Maar dat is het hele punt hier: die dingen hebben een plek, maar e-mail ook.

E-mail is goed voor simpele, asynchrone communicatie. Om iemand een (goed doordracht) bericht te sturen, waar je hopelijk even de tijd voor genomen hebt.

Maar als je gewoon op andere plekken berichtjes gaat zitten sturen doe je nog steeds exact hetzelfde, maar dan via een ander platform. Dat is net zo nuttig als dat ik zou zeggen dat we niet even kunnen bellen, maar wel even kunnen Skypen.

Symptoom-bestrijding heeft hier geen zin. Wil je echt productiever worden, en minder tijd kwijt zijn aan communicatie? Dan zul je de oorzaken moeten aanpakken.

Leer je inbox correct te verwerken, zelf goede e-mails te sturen, en je zult merken dat dat (op lange termijn) veel meer oplevert dan voortaan je berichten te sturen via TikTok.