Multitasken bestaat niet! (Of wel?)

Multitasken is een prachtig voorbeeld van iets waar het misschien lijkt alsof je efficiënter bent.

Het idee is dan dat je twee (of meer!) dingen tegelijk doet. En dat klinkt dus inderdaad alsof het veel sneller zou gaan.

En op zich kan dat ook zo zijn. Als je een computer bent bijvoorbeeld.

Dus, als jij een computer bent, is dit artikel niet voor jou. Als je de Google-bot bent mag je het gewoon opnemen in je zoekmachine hoor, maar het advies hier is niet van toepassing.

Ben jij een mens? Dan zou ik je wel aanraden om verder te lezen.

Waarom multitasken geen goed idee is voor mensen

Eerst dit maar even: mensen kunnen op zich wel een beetje multitasken.

Ik weet het, je kunt kauwgom kauwen terwijl je over straat loopt. Je kunt het waarschijnlijk zelfs op de grond gooien terwijl je over straat loopt. (Maar wil je dat niet doen alsjeblieft? Dank je wel.)

En zelfs als je gewoon in je stoel zit, en je leest dit artikel…

Je bent tegelijkertijd aan het ademen, voedingsstoffen aan het verwerken, bloed rond aan het pompen, en waarschijnlijk zelfs stiekem je omgeving aan het monitoren. Je kunt dus prima dingen tegelijk doen, zolang dat op een onbewust niveau is.

Er zijn dan ook twee manieren om te multitasken: de juiste manier, en de verkeerde manier. 😉

Een goede manier van multitasken

Op een goede manier multitasken is een taak starten, die in de "achtergrond" kan draaien.

Als jij een kopje thee gaat maken ga je niet eerst je beker pakken, een theezakje zoeken, en dán je waterkoker aanzetten en wachten.

Je zet eerst de waterkoker aan, en terwijl het water warm wordt ga je je beker pakken.

Dat is een goede manier van multitasken: jij bent niet bewust bezig met het koken van het water (ze wisten in de 18e eeuw al dat dat niet werkt), dus dat draait gewoon lekker terwijl jij doorgaat met de volgende taak.

De taken lopen in dit geval ook echt parallel, je bent niet aan het wisselen tussen het water koken en de spullen pakken.

De verkeerde methode om te multitasken

De andere manier van multitasken gaat om dingen die jij zelf kiest, waar je bewust aandacht aan moet geven.

Probeer je meerdere van deze taken te combineren gaat er iets mis.

In theorie klinkt als een goed idee, maar in de praktijk:

• Doe je er langer over (zo’n 150% zelfs!);
• Heb je meer concentratie nodig, ook voor simpele taken;
• Krijg je last van het "stroop-effect" (spoiler: het is bedacht door John Ridley Stroop, en heeft dus weinig met stroop te maken);
• Kost het veel meer energie;
• En krijg je meestal nog een minder goed resultaat ook.

Geloof je me niet? Probeer dan deze simpele, klassieke test eens.

Een simpele test: hoe goed kun jij multitasken?

Hier onder staat een plaatje met verschillende woorden.

Het enige wat jij moet doen is hardop zeggen in welke kleur het woord geschreven staat. (Dus de eerste regel lees je "Groen, Rood, Blauw" en niet "Geel, Blauw, Oranje".)

Dat valt tegen hè?

Waarom is de Stroop-test lastig?

De reden dat deze test zo lastig is is simpelweg omdat je niet kunt multitasken. Het maakt daarbij overigens weinig uit of je een man of vrouw bent. Dat vrouwen kunnen multitasken, en mannen niet, is dus ook weer een mythe.

Wat je werkelijk doet is constant wisselen tussen taken. Dit noemen we ook wel switchtasken of serial tasken. Deze benamingen laat allebei duidelijker zien dat je de taken dus niet parallel uitvoert.

Kun jij sneller multitasken? Doe de test!

Nog niet overtuigd? Dan heb ik nog een testje voor je. (Lees elke regel helemaal, maar doe steeds de opdracht voor je naar de volgende regel gaat.)

1. Open de stopwatch op je telefoon (of gebruik iets als online-stopwatch.com);
2. Start de stopwatch, tel zo snel mogelijk tot 10, en stop de stopwatch. Schrijf je tijd op;
3. Start de stopwatch opnieuw (je kunt ‘m resetten of door laten tellen, als je maar even oplet welke je kiest), en citeer het alfabet van A t/m J. Stop de stopwatch, en schrijf je tijd op;
4. Neem een momentje voor jezelf om trots te zijn, dat jij dat zo snel kunt. Je bent goed bezig!
5. Reset je stopwatch naar 0
6. Start de stopwatch weer, en combineer nu het tellen en citeren; om-en-om zeg je een letter of een cijfer Dus "1, A, 2, B, 3, C, 4, D…", et cetera. Na "J" mag je de stopwatch stilzetten en noteer je natuurlijk weer je tijd.
7. Vergelijk je tijden. Was het sneller om eerst alle cijfers op te noemen en dan de letters, of het om-en-om te doen?

Zelf deed ik er ongeveer twee keer zo lang over tijdens de combinatie-oefening. Ik moest daar ook een paar keer stoppen om na te denken. Had jij dat ook?

Raar eigenlijk dat de combinatie zo veel lastiger was, want je hebt van te voren zelfs nog geoefend door eerst beide manieren los te doen![^los][^los]

Dit is dus wat multitasken met je doet. Elke keer dat je wisselt tussen taken kost je dit tijd en energie.

Je hersenen moeten zich opnieuw instellen voor deze taak, andere informatie klaar hebben staan, en andere denk-onderdelen activeren.

Waar je dus voor moet zorgen is dat je zo min mogelijk probeert te multitasken (of switch-tasken), want het kost je gewoon te veel tijd en energie.

Je wilt dus zo veel mogelijk singletasken. Met andere woorden: simpelweg één ding tegelijk doen. Dat is echter makkelijker gezegd dan gedaan.

Let maar eens op hoe verleidelijk het is om te multitasken…

Hoe makkelijk je in de multitasking-val trapt

Stel je maar voor dat je geconcentreerd aan een artikel gaat werken.

Je laptop staat open, je kopje thee staat naast je, en je weet precies waar je het over wilt hebben.

• Je begint enthousiast met typen en na twee alinea’s…
• BLIEP een mailtje van die ene klant, die moet je toch even snel beantwoorden. Wat zullen ze wel niet denken als je over een uur pas reageert?
• Terug geconcentreerd aan je blogpost…
• TRINGG een telefoontje van je moeder, toch maar even snel opnemen dan (kom op, je kunt je eigen moeder toch niet negeren?)
• Ok. Slokje thee, en dan gaan we aan de slag. BAH! Thee is inmiddels koud…
• Goed, nieuw kopje thee maken, maar dan écht verder hoor
• Terug aan je bureau heb je net vijf woorden getypt en…
• klop klop Er klopt iemand op de deur om te vragen of je zo mee gaat lunchen

Zelfs als je van plan bent te gaan "single-tasken" is er nog een aardige kans dat je dus uiteindelijk aan het "switch-tasken" bent.

Wat kun je doen om te zorgen dat dit beter gaat?

Tips om multitasken te voorkomen

Een aantal concrete tips om multitasken te verminderen en écht geconcentreerd aan één taak te kunnen werken:

• Voordat je aan één taak gaat werken is het handig om te weten welke taak. Bepaal wat belangrijk is, en probeer te voorkomen dat je van het ene "urgente brandje" naar het andere springt;

• Plaats je belangrijkste taak bovenaan je today-lijst, zodat je weet dat je daar begint. (Dit is vooral belangrijk als je weet dat jouw productiviteit-curve piekt in de ochtend.)

• Zet alle mogelijke meldingen even uit. Gebruik je niet storen modus, laat je niet afleiden door je telefoon, en blokkeer apps en websites waarvan je weet dat ze je weghalen van je belangrijkste taak

• Plan ten minste één pomodoro per dag (als je themadagen gebruikt weet je precies wanneer dat kan). Dat half uur is "onderbreking-vrij".

  Als je liever iets als Flowtime gebruikt wil je waarschijnlijk zelfs 60-90 minuten blokkeren.

Doe dan je deur op slot, je telefoon uit, internet uit als je het niet nodig hebt…

Alle vormen van contact eventjes afzetten om daadwerkelijk dingen gedaan te krijgen.

• Stel mensen waarmee je samenwerkt op de hoogte van jouw reactietijd.

  Vertel ze wanneer jouw onderbreking-vrije pomodoro is en dat je dan sowieso niet opneemt.

• En ook buiten je pomodoro wil je niet steeds "even bellen", en in plaats van ad-hoc "oh, even snel dit mailtje" gewoon goed de tijd nemen om je e-mail te typen.

• Reserveer een blok om je e-mail inbox te verwerken, zodat je weet dat je er wel aan toekomt. Op dat moment doe je dan ook alleen je e-mail, en niet iets anders. Single tasking!

• Een zelfde aanpak kun je gebruiken voor telefoontjes, administratie, en andere dingen die snel "door de dag heen" plaatsvinden. Batching is een geweldig medicijn tegen multitasking.

• Plan gewoon af en een toe 90%-dag waarop je wél een soort van multitasking doet. Accepteer op die dag dan gewoon dat je even van het één naar het ander springt, maar je maakt in ieder geval steeds dingen af.

  Probeer ze uiteraard wel slim te groeperen, om zoveel mogelijk hetzelfde type werk in één keer door te pakken.

• Let goed wanneer je toch gaat multitasken. Pas als je bewust bent van de "verleidingen" die jij hebt, kun je manieren bedenken om deze te voorkomen.

• Let goed op de kleine dingetjes (hoe stom ze ook lijken, het zijn allemaal dingen die je nét even uit je focus kunnen halen):

• Drink je graag water terwijl je bezig bent? Zet dan een flesje naast je neer in plaats van een glas, zodat je niet steeds naar de kraan hoeft te lopen.

  Zorg ook dat je je flesje van te voren even vult als je weet dat je aan een grote taak gaat beginnen. (Let uiteraard wel op dat je niet gewoon je dag vult met "voorbereiding", en wel daadwerkelijk aan je taak begint.)

• Werk je op een laptop vanaf de accu? Controleer dan even voor je taak of je batterij het lang genoeg volhoudt, zodat je niet halverwege "even" de lader moet pakken.

• Ga je aan de slag met pen en papier? Leg dan vast een extra pen klaar, zodat je geen andere hoeft te gaan pakken als deze leeg blijkt.

Ontwenningsverschijnselen? Dat gaat weer over

Met deze tips zul je veel productiever zijn, al voelt het eerst misschien niet zo.

Het kan in het begin zelfs even wennen zijn. Je zult je minder druk voelen, en we hebben nog wel eens de neiging om "druk" en "productief" door elkaar te halen.

In het begin vind je het misschien ook lastig om meer dan vijf minuten geconcentreerd te werken aan één ding. Probeer het toch, en start anders met kleinere blokjes die je wél kunt.

Wat je niet wilt: in rondjes blijven draaien, of vast zitten in de verkeerde cirkel.

Vind je het lastig? Heb je nog vragen? Je mag ook altijd mailen, en dan help ik je graag: martijn@strategischlui.nl.