Eisenhower Matrix: urgent of belangrijk

Sta je er wel eens bij stil of jij je werk doet omdat het echt belangrijk is, of alleen omdat het urgent is?

Natuurlijk is alles wat jij op een dag doet enorm belangrijk, dat weet ik. Maar toch… Een uur sleutelen aan het proces waarmee je droomproduct weer een stap dichterbij komt, is toch nét iets belangrijker dan je mailtjes verwerken. Of niet?

Hetzelfde geldt voor urgent. Waarschijnlijk zou je de meeste dingen het liefst gisteren af hebben, maar dat is niet bepaald realistisch; iets wat in dit geval wel relevant is.

Er zijn dus dingen die daadwerkelijk snel af moeten, en dus urgent zijn. En ook dingen die dat, heel simpel, niet zijn.

En gek genoeg zijn dingen die belangrijk zijn, zelden urgent. Tijd om hier wat dieper in te duiken, met de Eisenhower Matrix.

Inhoudsopgave voor de Eisenhower Matrix: urgent of belangrijk

De Eisenhower matrix

Gelukkig is dit allemaal niet nieuw. Dwight Eisenhower, die je misschien kent als de man die de 34e president van de Verenigde Staten was. Of al eerder, toen hij als opperbevelhebber van de geallieerden verschillende grote missies geleid heeft.

Eisenhower schreef:

Most things which are urgent are not important,
and most things which are important are not urgent.

– Dwight D. Eisenhower

Boem.

Je hebt het misschien al vaker gehoord, maar laat het toch even op je inwerken.

Dingen zijn meestal alleen belangrijk, óf urgent.

Stephen Covey, die je waarschijnlijk kent van The Seven Habits of Highly Effective People, heeft daar toen een mooi plaatje bij gemaakt.

Dat ziet er ongeveer zo uit:

Vier kwadranten.¹

En al je werkzaamheden moet je kwijt kunnen in één van die vakjes. Zo simpel is het.

We gaan de kwadranten langs zoals een gewoon mens dat zou doen: we starten linksboven, en gaan dan met de wijzers van de klok mee.

Belangrijk én urgent

Dingen die zowel belangrijk als urgent zijn. Dít is wat je vandaag (of beter zelfs: nu!) moet doen.

Het gaat hier om werk wat bijdraagt aan jouw persoonlijke- of bedrijfsdoelen, en dus belangrijk is. Én het moet nog op korte termijn uitgevoerd worden ook.

Typische voorbeelden van "Urgent en Belangrijk" zijn:

• Echte deadlines
• Spoedklussen voor een klant
• Een wekelijkse nieuwsbrief

Wél Belangrijk, niet Urgent

Het deel van je werk dat wél belangrijk is, maar niet zo urgent, is het deel wat het makkelijkst wordt overgeslagen.

Dit is nou juist het werk waar jij een enorm voordeel tegenover je concurrent mee kan behalen. Pro-actief bezig zijn met dingen die op langere termijn zijn vruchten gaan afwerpen.

Dit vakje is niet voor niets gemarkeerd met groen. Dit is waar je het grootste deel van je tijd wilt doorbrengen.

Door het werk uit dit vak goed bij te houden, voorkom je voor een groot deel ook dat je in het Belangrijk en Urgent deel terecht komt.

Zo kun je lekker je eigen tempo blijven bepalen, en word je niet geleefd door stress en chaos.

Een paar voorbeelden van werkzaamheden die heel belangrijk, maar niet per se urgent, zijn:

• Doelen stellen
• Strategie bepalen
• Een boek schrijven
• Netwerken
• Reflectie
• Plannen
• Denkwerk
• Je online cursus maken

Niet belangrijk, wél urgent

De onbelangrijke taken die wél urgent zijn, of op zijn minst zo lijken. Het gaat hier vooral om onnodige onderbrekingen.

Jij zit midden in je pomodoro met een "groene" taak (belangrijk, niet urgent), en dan gaat je telefoon ineens, omdat iemand "even wil bellen".

Of de "even snel tussendoor"-dingetjes, die niet echt belangrijk zijn, maar wel snel af moeten.

Let op dat je dit soort dingen niet gaat verwarren met dingen uit "[wel] belangrijk en urgent".

Urgentie herkennen we vaak wel. Je weet of iets snel af moet of niet, daar zit vaak niet zo veel speelruimte in.

Maar herkennen of iets belangrijk is, vraagt vooraf inzicht en planning. Slim doelen stellen, en weten waar je naar toe wilt.

Typische dingen die wel urgent zijn, maar eigenlijk niet zo belangrijk:

• Telefoontjes
• Administratie die je beter kunt uitbesteden of zelfs automatiseren
• En natuurlijk: e-mail

Niet Belangrijk, ook niet Urgent

Het laatste kwadrant van de Eisenhower Matrix gaat over onzinnigheden. Dingen die eigenlijk niet eens bij je werk zouden moeten horen.

Denk er maar eens over na: het is niet belangrijk, en ook nog eens niet urgent… Moet het eigenlijk wel gebeuren?

Als je je hiermee gaat bezig houden is het vaak een teken dat je te moe bent voor het betere denkwerk. Je kan dan beter overwegen om even een powernap doen, en vervolgens weer terug te keren naar het groene deel van je werkzaamheden. Of misschien moet je gewoon stoppen voor de dag.

Het gaat hier vooral om "werk" waarmee je jezelf bezig probeert te houden. Uitstelgedrag. Tijdvreters.

• 23x checken of er écht geen spelfouten in een mailtje zitten, in plaats van focus-en op de beste manier om snel antwoord te krijgen op je e-mails
• Social media als Facebook en Twitter blijven checken, want "misschien is er wel iets belangrijks gebeurd"
• Elke 10 minuten je inbox checken (of erger nog: open houden met meldingen aan)
• Je bureaublad opnieuw organiseren

Hoe gebruik je de Eisenhower Matrix in de praktijk?

Tot zo ver een heleboel mooie theorie natuurlijk. “Eisenhower Matrix”. Vakjes, kleurtjes, verdeling van je werk…

Maar wat kun je hier nu echt mee om tijd te besparen, productiever te worden, en vooruit te gaan?

Analyseer je werk, en jezelf

Ten eerste kan het helpen om gewoon regelmatig na te kijken of je op de goede weg zit.

• Kijk regelmatig naar je taken-lijst, en check dan bij jezelf voor iedere taak in welk kwadrant het thuis hoort. Hoe is die verhouding, is er "genoeg groen"?
• Controleer af en toe aan het einde van de dag eens wat je allemaal gedaan hebt. Was het vooral reageren op urgente zaken, of heb je gewerkt aan belangrijke taken?
• Stel een reminder in voor jezelf, die een paar keer per dag aan je vraagt in welk kwadrant je bezig bent.

Door dit te doen heb je een eerste stap gezet: je weet dan of je goed bezig bent.

Merk je dat je te weinig in het groene gebied zit? Dan kun je daar nu aan gaan werken, wat ook weer op verschillende manieren kan.

Weersta de drang om te beginnen met urgente zaken

Wat er vaak gebeurt is dat je de beste intenties hebt om je belangrijke werk te doen, maar het in de praktijk niet lukt.

Je komt binnen op kantoor, of je start je computer op, en het eerste wat je doet is "afwachten" wat er binnenkomt. Dit kan betekenen dat je je e-mails gaat checken, of dat er mensen naar je bureau toe komen.

Vanaf daar zit je gelijk in een reactieve modus, waar je werkt aan de prioriteiten van anderen. En meestal zijn die prioriteiten in hun ogen heel urgent, maar zelden zijn ze dat echt.

Probeer daarom je dag te beginnen met belangrijk werk, in plaats van te reageren op wat er gebeurt. Reserveer bijvoorbeeld het eerste uur van je dag voor belangrijk werk.

Als er in dat eerste uur écht iets urgents is komt het vanzelf wel bij je.

Reserveer tijd voor belangrijk werk

Reserveer tijd voor de belangrijke zaken.

Hier kunnen themadagen helpen, een concept wat ik vaker genoemd heb als een manier voor betere focus.

Reserveer bijvoorbeeld een vaste dag in de week voor belangrijk werk. Afhankelijk van je werk, branche, en andere omstandigheden kunnen zowel vrijdag als maandag perfecte dagen zijn — of juist de verschrikkelijkste dagen. (Je weet waarschijnlijk van jezelf wel: is de week altijd rustig opstarten, of juist chaos? En hetzelfde voor je het weekend in gaat.)

Kies een dag die over het algemeen niet bestaat uit complete paniek, en bij voorkeur één waar je veel met rust gelaten kan worden. Reserveer die dag voor belangrijk werk.

Of neem gewoon af en toe een week, of in ieder geval een paar dagen, waarin je volledige focus pakt voor het "Belangrijk, maar niet urgent"-kwadrant.

Plan dit ook echt in je agenda, en wijk er niet vanaf.

Dit zal nooit helemaal perfect zijn

Soms kom je er niet onderuit om tóch je dag te vullen met werk wat belangrijk en urgent is. Als jij verantwoordelijk bent voor de techniek, en de webshop werkt niet meer (belangrijk en urgent), is dat misschien niet het moment om je een week terug te trekken en over de algehele infrastructuur (belangrijk, niet urgent) na te denken.

Het zal nooit perfect zijn, en je moet ook helemaal niet perfect willen zijn.

Maar als je niet plant voor het "belangrijk en niet urgent"-kwadrant ga je het nooit doen. Er is altijd wel iets wat urgent is, wat eerst moet, waardoor je niet werkt aan dat groene stukje.

Zorg daarom dat je er tijd voor maakt, zodat je verder komt met je doelen.