Lange takenlijst: hoe kom je er ooit doorheen?

We hebben allemaal wel eens te maken met een (veel) te lange takenlijst.

Misschien kom je terug van vakantie, en weet je niet waar je moet beginnen met het leegmaken van je e-mail inbox. (Tip: lees dit artikel voor je volgende vakantie, en gebruik dit artikel om je inbox nú aan te pakken.)

Of je hebt hard en gefocust gewerkt aan één project, en nu is er ineens ook nog "de rest", wat je maar hebt laten liggen.

Al je administratie moet nu ineens nog gebeuren (tip: bespaar enorm veel tijd op je administratie), en er komen deadlines aan voor andere projecten.

Hoe ga je hier mee om?

Is er wel een probleem?

Voor we kijken wat we kunnen doen om dit op te lossen is het handig als we eerst kijken wat het probleem is. En daarvoor nog: of er eigenlijk wel een probleem is.

Is het wel erg om een lange takenlijst te hebben?

Afhankelijk van de manier waarop je je systeem georganiseerd hebt… nee.

Nee, het kan prima zijn dat je een lange takenlijst hebt.

Sterker nog: het is vaak beter om een lange lijst te hebben. Als je dat niet hebt betekent het namelijk meestal dat je diezelfde lijst wel hebt, maar dan gewoon in je hoofd.

En als er iets is waar je stress van krijgt, is het wel te proberen honderden dingen in je hoofd te houden, terwijl je hersenen je constant proberen te vertellen dat je alles nu moet doen.

Het probleem van een lange takenlijst

Het probleem ontstaat dus wanneer je de lijst in je hoofd hebt, óf wanneer je er niet op vertrouwt dat je de dingen van je lijst daadwerkelijk gaat doen.

En dit is vaak wat er gebeurt wanneer je zo’n lange lijst hebt. Het is zoveel, dat je geen overzicht meer hebt.

Vervolgens ga je langzaam merken dat je nergens meer echt van kunt genieten.

Zit je lekker een biertje te drinken op zaterdagavond? Ga je op de koffie bij je beste vriendin? Ben je met je kinderen in het pretpark?

Het maakt allemaal niet uit, want het enige waar je mee bezig bent in je hoofd is het feit dat je niet bezig bent met die lijst. Dat die lijst alleen maar langer wordt. En jij er aan zou moeten werken.

En goed slapen? Het is enorm belangrijk voor je productiviteit, maar wanneer je zo gefocust bent op je (te) lange lijst lukt het waarschijnlijk niet.

Je brein is dan veel te druk om je te vertellen dat je écht nog heel veel te doen hebt.

En het ergste van dit alles? Het duwt je alleen maar verder deze spiraal in.

Hoe kom je er weer uit?

Bouw momentum op

De beste manier om dit aan te pakken is momentum op te bouwen.

We hebben dat al eens besproken in het verhaal van de twee cirkels. Dat ging om momentum in het grotere plaatje, om te zorgen dat je echt vooruit gaat.

Nu gaat het om momentum op de kortere termijn. Hoe bereik je dat?

Het begint allemaal met een sprint.

Zet een wekkertje voor 20 minuten. 10 minuten. 5 minuten zelfs, als 10 minuten je te lang is.

Werk zonder afleiding aan je belangrijkste taak tot de wekker gaat.

(Weet je niet wat je belangrijkste taak is? Er zijn verschillende methodes om dit te bepalen, dus kies wat bij jou past..)

Dit lijkt een beetje op de pomodoro techniek, waar je 25 minuten werkt, en dan 5 minuten pauze krijgt.

Wij gaan alleen even werken. Daarna mag je zo lang pauze nemen als je wilt.

Klaar voor de dag?

Maar…

Er is eigenlijk een grote kans, dat wanneer je eenmaal begonnen bent, het momentum je verder helpt.

Dat je na vijf minuten pauze inderdaad denkt "Weet je, eigenlijk wil ik nog wel even verder".

Ik heb dat vaak met opruimen als er veel moet gebeuren. Dan heb ik echt geen zin, maar na vijf minuutjes opruimen kom ik in een ritme. En ineens heb ik niet alleen opgeruimd wat ik van plan was, maar gelijk heel het huis schoongemaakt.¹

Elimineer de rest

Menig maffia-baas is er succesvol mee geworden: elimineer de competitie.

Nu wil ik je niet aanbevelen om op die manier je concurrentie uit te schakelen — sterker nog, ik zou je dringend willen verzoeken dat niet te doen — maar voor je taken is het geen gek idee.

Begin een ga-ik-lekker-niet-doen-lijstje, kijk wat je kunt automatiseren, en probeer de rest te te delegeren.

Zo wordt je lijst op allerlei manieren korter: je streept dingen af omdat je ze doet; je haalt er dingen vanaf omdat je ze niet meer hoeft te doen (of dat nu elimineren, automatiseren, of delegeren is); en er komt ook nog eens minder bij op je lijst — iets wat eerst misschien regelmatig werd toegevoegd aan je lijstje, wordt nu bijvoorbeeld opgepakt door een automatisering.

Natuurlijk heb je het hiermee niet in één dag opgelost, maar in ieder geval zal de lijn nu in de juiste richting gaan.

En zelfs verbeteren met 0,1% per dag kan een enorme impact hebben…