Hoe weet je wat belangrijk is?

Regelmatig hoor je van productiviteit-guru’s allerlei zaken die samen te vatten zijn als: focus je op belangrijk werk.

Ik heb het ook al vaker gezegd (bijvoorbeeld als je wilt werken met de Eisenhower Matrix, zodat je niet alleen maar reageert op wat urgent is, of als je je door een lange takenlijst moet worstelen), en hoewel het allemaal leuk klinkt vraag je je misschien ook wel af: "hoe dan?".

Of, misschien wel: "wat dan?".

Het klinkt zo logisch "Je belangrijkste werk". Heel inspirerend. Maar wat is je belangrijkste werk nu echt?

Op een diep niveau kun je dat bepalen door je kernwaarden te ontdekken. Als je wilt weten wat nu het belangrijkste op je takenlijst is zijn er andere methodes.

Is dit werk wat je verder helpt?

Het eerste wat je je wilt afvragen: is dit werk wat je dichter naar je doelen helpt?

Misschien heb je een groot deel in de vorm van een BHAG, of misschien heb je netjes een SMART geformuleerd doel. Hé, misschien ben je hier al vaker geweest, en heb je geleerd dat PRISMA beter is dan SMART.

Wat het ook is: de eerste vraag die je jezelf moet stellen is of dit werk je dichter naar je doel helpt.

Denk daarbij terug aan het verhaal van de twee cirkels.

E-mails beantwoorden is meestal geen belangrijk werk. Jouw specifieke talenten gebruiken voor het werk waar jij heel goed in bent? Dat waarschijnlijk wel.

E-mails beantwoorden levert gewoon meer e-mails op, daar komt geen einde aan.

Maar als jouw doel is om alle mensen te overtuigen dat de aarde plat is, is het waarschijnlijk wel een goed idee om nu te werken aan een experimiment waarin je dat demonstreert. (Het is waarschijnlijk ook een goed idee om iets te leren over astronomie, en dan nog eens heel goed na te denken over je doel, maar dat ter zijde.)

Is dit waar je voor betaald wordt?

Een andere goede vraag om jezelf te stellen: is dit waar mensen me voor betalen?

Pas wel op. met deze, want het kan er ook voor zorgen dat je geen groei hebt.

Of je nu ondernemer bent of in loondienst, meestal wil je niet letterlijk alleen doen waar je voor betaald krijgt. Je wilt ook ruimte maken voor plannen, een grotere visie, het stellen van zo’n doel zoals we hierboven hebben besproken.

En toch is het een goede vraag om jezelf te stellen. Je kunt ‘m opvolgen met "Waarom doe ik het dan?", om te of er toch een goede reden is.

Maar als je merkt dat je alleen maar in meetings zit (tijd voor GZIM op je themadagen), je hele dag kwijt bent aan administratie, of pas om 14.00 klaar bent met het verwerken van je e-mail, dan wordt het antwoord waarschijnlijk meer iets als "omdat het makkelijk is", of "omdat het nou eenmaal moet", en niet "omdat het belangrijk is".

(Geen zorgen, we gaan straks nog kijken wat je doet met dat werk wat niet belangrijk is voor jou, maar wel moet gebeuren.)

Wat stel je uit?

Vaak is er ook specifiek één ding wat je uitstelt.

Die taak waarvan je elke avond denkt "Dat ga ik morgen eens doen". Dat ene ding waar je gedachten automatisch heen gaan als je in slaap wilt vallen. Het ding wat in je gedachten omhoog komt als je auto rijdt.

Je weet wel wat ik bedoel. Dat ding, ja. Waar je nu gelijk aan denkt.

En je hebt natuurlijk steeds een excuus om het niet te doen. Er is ander werk wat eerst gedaan moet worden. Ik bedoel, hoe kun je nu aan je boek schrijven, terwijl je eigen boekenkast nog niet op kleur gesorteerd is?

Dit laatste noemen we uitstel-werk: werk wat je doet om belangrijker werk niet te hoeven doen.

Welk werk je daarvoor kiest is niet zo belangrijk.¹

Wat wel belangrijk is: welk werk stel je hiermee uit? Dat ding, dat wat je steeds uitstelt. Dat. Dat is je belangrijke taak.

Ben jij de enige die dit werk kan doen?

Dat uitstel-werk is meestal ook het werk waar je niet voor betaald wordt.

Dus wat doe je hiermee? Het werk wat wel moet gebeuren, maar wat niet jouw specifieke expertise is, en wat je alleen gebruikt om je belangrijke werk vooruit te schuiven?

Een goede vraag is: "ben ik de enige die dit werk kan doen?"

Als het antwoord "Nee" is, is het tijd om te beginnen met delegeren.

Wie kan dit werk doen, zodat jij meer tijd hebt voor je belangrijke werk? Kun je een boekhouder nemen voor de administratie? Een virtual assistant om je te helpen met je e-mail?

Dit gaat er natuurlijk wel vanuit dat je eerst al het werk wat niet hoeft gewoon geschrapt hebt, en dat je het niet kan "uitbesteden" naar een computer.

Als dat wel kan, onthoud je "niet delegeren, wat je kunt automatiseren."

Ben jij wel de enige die dit werk kan? Dan is het waarschijnlijk je belangrijkste werk.

Wat zou je over een jaar gedaan willen hebben?

Vergeet ook niet om advies te vragen aan een handige partner: toekomst…jij.

Misschien weet je nog dat iedereen een badeend en een glazen bol nodig heeft, en dat je die glazen bol gebruikt om te praten met jezelf uit de toekomst.

Dus, pak die glazen bol, spoel een jaar vooruit, en zeg "Hey, Toekomst-Tom², als ik maar één van de dingen van dit lijstje kan doen… Wat wil jij dan dat ik doe?"

Het antwoord wat je terugkrijgt is je belangrijke werk.

Over een jaar ben je blij dat je nu dat lastige telefoontje gedaan hebt, dat je dat webinar georganiseerd hebt, of dat je eindelijk die visie voor je bedrijf hebt uitgezet.

Over een jaar interesseert het je daarentegen erg weinig dat je e-mail inbox leeg was vandaag.

Is dit onderdeel van je 20%?

Nog een laatste check: is dit onderdeel van je 20%?

Dit betekent dat we meneer Pareto weer eens om advies vragen, en het Pareto-principe gebruiken om tijd te besparen.

De regel luidt als volgt: 80% van de uitkomsten worden veroorzaakt door 20% van de oorzaken.

In het artikel er over kun je alle nuances lezen, maar voor nu nemen we het even heel letterlijk.

De vraag is dan dus: is dit werk waar je 80% van het resultaat krijgt, door 20% van de inspanning te leveren?

Dan is dit waarschijnlijk belangrijk werk voor jou. Doe het. Het kost je niet eens veel tijd, dus des te meer reden om gelijk aan de slag te gaan!

Download de checklist

Ben je er nog? Hebben de bovenstaande vragen je niet aangespoord om te stoppen met lezen, en gewoon aan het werk te gaan?

Nou, prima. Download dan in ieder geval hieronder de checklist even, zodat je deze er bij kunt houden naast je takenlijst.

Het is een handige checklist waarmee je al je taken even langs kunt lopen. "Is dit stiekem uitstel-werk?", "Helpt het me verder?", "Wat vindt Toekomst-Tom hier van?", et cetera.

Het past op 1 A4, dus je kunt het ook printen en even bij je computer leggen terwijl je bezig bent!

Download de checklist hier, helemaal gratis