De Dagelijkse Review

Bijna iedere ‘GTD’ fanatiekeling kent de Wekelijkse Review wel. Een verplicht onderdeel van ‘Getting Things Done’ als jij ervoor wilt zorgen dat je echt een Geest als Water hebt. Niet alleen alles opschrijven, verwerken, en organiseren, maar zeker ook regelmatig onderhoud plegen aan je systeem zodat je écht zeker weet dat alles nog steeds klopt. Als je deze Wekelijkse Review niet doet verlies je (onbewust) het vertrouwen in het hele systeem, en doe je dus alsnog alles in je hoofd.

Maar naast het Wekelijkse onderhoud heb je nog meer onderhoud. Getting Things Done is namelijk verdeeld in 6 verschillende ‘vlieghoogtes’.

  • Startbaan: Huidige acties
  • 10.000 voet: Huidige projecten
  • 20.000 voet: Verantwoordelijkheidsgebieden
  • 30.000 voet: Doelen (1- tot 2 jaar)
  • 40.000 voet: Visie (3- tot 5 jaar)
  • 50.000+ voet: Levensdoel

En daarmee kom je dus ook uit op 6 verschillende reviews, en review frequenties.

  • Dagelijkse Review: Startbaan
  • Wekelijkse Review: 10.000 voet
  • Maandelijkse Review: 20.000 voet
  • Kwartaallijkse Review: 30.000 voet
  • Jaarlijkse Review: 40.000 voet
  • Jaarlijks+ Review: 50.000+ voet

Review

De Wekelijkse Review is het bekendst van al deze reviews. Niet per se omdat het de belangrijkste is. Volgens mij vooral omdat de meeste mensen ‘Getting Things Done’ niet volledig implementeren, dus sowieso nooit aan de hogere vlieghoogtes toekomen. En misschien ook wel omdat onderhoud het snelst overgeslagen wordt, ongeacht hoe belangrijk het is.

Persoonlijk merk ik dat hoe strakker je deze review momenten hanteert, hoe sneller je bij je doelen uitkomt. Door regelmatig dingen even na te lopen zorg je dat je de juiste kant op blijft gaan.

De Wekelijkse Review kennen we, maar waar bestaat zo’n dagelijkse review dan uit? Mijn dagelijkse review heb ik opgesplitst in 2 delen. De ene helft als dagafronding, de andere helft om de dag goed te beginnen. De ochtend begint ongeveer zo:

  • Check ‘harde’ Landschap: Even de agenda checken hoe vandaag eruit ziet, check welke dingen er vandaag beginnen, en check of er nog harde deadlines aan zitten te komen.
  • Verwerk OmniFocus inbox: Ik gebruik OmniFocus voor mijn ‘GTD’ systeem, en gooi gedurende de dag alles wat mij te binnen schiet de OmniFocus inbox in via de ‘Quick Entry’. Deze items verwerk ik 3x per dag, zodat het nooit oploopt naar werk waar ik tegenop zie, en zodat ik vage ingevingen erin kan gooien en me tijdens het verwerken nog steeds kan bedenken wat ik eigenlijk bedoelde.
  • Check ‘Wachten op’: ’s ochtends even de context ‘Wachten op’ aanklikken om te checken waar ik allemaal nog op wacht. Alle bestellingen, gedelegeerde werkzaamheden, uitgeleende boeken, etc. Doe er verder weinig mee op dat moment, maar het versterkt het vertrouwens gevoel dat je voor je systeem moet hebben. “Ja, echt alles staat er in, Niels!”
  • Check of alle projecten een ‘Eerstvolgende Actie’ hebben: Zonder een ‘Eerstvolgende Actie’ kan je geen voortgang maken in je projecten. Als je niet weet wat je moet doen om verder te komen, doe je niets. Als je niets doet, gebeurt er niets. Essentieel dus dat je er altijd voor zorgt dat er minstens één volgende actie bij elk project staat.
  • Check Doelen: Om goed in lijn te blijven met mijn doelen check ik deze ’s ochtends nog even. Zowel mijn dagdoel, als mijn weekdoel, als de hogere doelen. Eventjes snel lezen en bij stilstaan, dat houd je scherp.
  • Zijn er 3 Meest Belangrijke Taken?: ’s avonds bepaal ik de 3 Meest Belangrijke Taken voor de volgende dag. De zwakste schakel van elk systeem is de mens. Ik vind het dus noodzakelijk om mijzelf niet te vertrouwen, en dus ’s ochtends nog eventjes te checken of ik wel écht 3 Meest Belangrijke Taken heb geselecteerd. Zo ja, prima. Zo nee, bepaal ik ze alsnog.

En het avond deel, de dagafronding, van mijn dagelijkse review is als volgt:

  • Bepaal dagdoel voor morgen gebaseerd op Weekdoel: Zonder doelen weet je niet waar je je mee bezig moet houden. Daarom stel ik elke avond een dagdoel voor de volgende dag. Kleine doelen, want het is maar voor één dag. Zulke kleine doelen zorgen ervoor dat je na een jaar grote stappen hebt gedaan richting je Big Hairy Audacious Goal.
  • Bepaal 3 Meest Belangrijke Taken voor morgen: Een dagdoel is leuk, maar dat zijn nog geen concrete taken, daarom bepaal ik elke avond wat de 3 Meest Belangrijke Taken zijn voor de volgende dag. Nouja eigenlijk zijn het meestal 2 Meest Belangrijke Taken, en 1 kikker. Taken die mij dichter bij mijn dagdoel brengen.
  • Verwerk OmniFocus inbox: Nog een keer even al mijn ingevingen verwerken, grote kans dat ik morgen niet meer zou weten wat ik nou eigenlijk precies bedoelde.

Door op deze manier elke dag even een paar minuten te besteden aan het onderhoud van mijn Getting Things Done systeem zorg ik dat het actueel blijft, volledig ‘voelt’, en het vertrouwen in dit systeem gewaarborgd is. Dankzij dit vertrouwen laat mijn onderbewuste de taak van het onthouden los, en kan ik genieten van bizar veel rust in mijn hoofd.

[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam]
[voornaam]
[emailadres]
[emailadres]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]
[voornaam1]
[voornaam1]
[email1]
[email1]
[submit]
[submit]
[submit]
[submit]
[formId]
[formId]
[return]
[return]
[formName]
[formName]