Themadagen gebruiken voor meer focus

Een paar jaar geleden zocht ik een manier om verschillende verantwoordelijkheden die ik had op een goede manier in te delen. Zo kwam ik toen uit bij themadagen.

Themadagen kun je eigenlijk opsplitsen in twee soorten: een thema koppelen aan dagen van de week (woensdag, gehaktdag), of juist meer focus-dagen; een serie opeenvolgende dagen waarin je aan één thema werkt.

Ik wil hier kijken naar de eerste variant, waarin je specifiek werk koppelt aan bepaalde dagen van de week. Waarschijnlijk gebruik je stiekem zelfs al een beetje, door het thema “ontspanning” te koppelen aan zaterdag en zondag. 😉

Themadagen: koppel werk aan bepaalde dagen

Als kenniswerker heb je vaak van alles te doen. Je zou waarschijnlijk je hele dag kunnen vullen met e-mail, meetings en telefoontjes. Maar wanneer doe je dan nog je “echte” werk?

Het is een vraag die we bij Strategisch Lui veel horen: hoe maak ik tijd voor mijn (belangrijke) werk, in plaats van alle randzaken?

Eén methode om dat aan te pakken is het werken met themadagen, waarbij je bepaalde dagen van de week koppelt aan bepaald werk. Het is weer een typisch voorbeeld van je leven saaier maken, om het leuker te maken.

Een voorbeeld: ik doe alle administratie zaken op vrijdag. Vrijdag is voor mij een kortere werkdag, dus perfect voor al die kleine klusjes als wekelijks onderhoud, vragen van mijn boekhouder beantwoorden, en meer van dat soort administratie die al snel te veel tijd kost.

Door het allemaal op die dag te gooien weet ik dat die dag toch een beetje “verloren” is, maar dat het mijn werk niet in de weg zit op de andere dagen.

Nog een voorbeeldje (gewoon ter inspiratie 😉): ik werk vanuit huis, en donderdag is de vaste oppasdag van mijn schoonmoeder. Dat betekent dat het hier op donderdag altijd vrij rustig is, en ik dan dus werk plan wat meer focus nodig heeft.

Ook als ik (Apple) video’s moet maken doe ik dat voor een groot deel op donderdag.

Gebruik themadagen voor batching

We schreven hier op Strategisch Lui al eens over batching. In het kort komt het er op neer dat je probeert om taken te “groeperen”.

Heb je vijf telefoontjes vandaag? Doe ze dan niet verspreid over de dag, maar neem een uur waarin je gewoon in bel-modus gaat.

Verwerk in één keer je hele inbox, één of twee keer per dag, in plaats van continu te reageren op ieder nieuw mailtje.

Themadagen lenen zich hier natuurlijk ook perfect voor. Doordat ik alle administratie naar vrijdag schuif heb ik dus ook veel van hetzelfde werk op die dag, wat ik goed kan batchen.

En op donderdag heb ik juist een lijst met video’s die we willen opnemen. Dus zet ik alle licht en geluid klaar, en beginnen we. Je bespaart jezelf zo de overhead van steeds een nieuwe taak beginnen; je hebt enorme focus; en je zit veel meer in een flow.

(Ook handig te combineren met pomodoro en flowtime, overigens.)

Plan dagen (en dagdelen) op basis van energie

Waarschijnlijk weet je zelf heel goed wanneer jij je beter, of juist minder, voelt op een dag.

Heb je altijd last van after-lunch-dipjes? Ben jij helemaal kapot aan het einde van de werkweek, of heb je die eerste vier dagen juist nodig om op gang te komen? Begin je maandag fris aan een nieuwe week, of feest je in het weekend zo hard dat je op woensdag pas weer leeft?

Gewoon even vijf minuutjes nemen om dit voor jezelf uit te plannen kan je enorm helpen. Ik deed lang mijn administratie juist op maandag in plaats van vrijdag, tot ik er achter kwam dat ik er altijd een beetje moe van word en het mijn week een slechte start gaf.

Op maandag heb ik veel energie, en wil ik dus werken aan dingen waar veel focus bij nodig is. Op vrijdag ben ik soms gewoon wat moe van de week, en komt het beter uit om te werken aan de administratie.

Dat kan voor jou totaal omgedraaid zijn, dus houd daar rekening mee als je je themadagen plant.

Hetzelfde geldt overigens voor ochtend- en avondmensen. Hoewel er per dag 124,5 Medium-posts verschijnen die je vertellen waarom “vroeg opstaan” het geheim is tot ultieme rijkdom, vrijheid en je het antwoord op alles zal geven…

… is dat eigenlijk bullshit.

Als jij piekt in de avond kun je beter wat later opblijven. (Het argument dat er ’s morgens niemand is, en het dus rustig is, werkt ’s nachts ook. 😉)

Als jouw energieniveau piekt rond 9 uur ’s avonds is het natuurlijk geen goed idee om elke dag om 4.30AM op te staan. Om dan aan ±8 uur slaap te komen zou je namelijk rond 20.00 naar bed moeten gaan.

Dat betekent dat je slaapt tijdens je energie-piek (of waarschijnlijker: probeert te slapen). Dus ofwel gebruik je je piek niet (zonde), ofwel ga je gewoon minder slapen (ook geen goed idee).

Meer hier over? Leer hoe je je productiviteit-curve slim inzet.

Wees flexibel

Als je de dagen, en dagdelen, eenmaal gepland hebt komt de volgende stap: houd je aan je planning, maar durf het ook los te laten.

Je wilt natuurlijk niet die hele planning die je maakt negeren, maar accepteer nu vast dat het niet altijd 100% uit zal komen.

Soms is hier ineens niemand in huis vrijdag, en gebruik ik die rust om te werken aan wat andere dingen en schuif ik de admin naar vrijdag. Een andere keer heb ik wat focus-dingen gepland voor een donderdag, en blijk ik die dag gewoon heel moe te zijn en beter te werken aan iets anders.

Dat gebeurt, en moet je gewoon accepteren. Wees niet te streng voor jezelf.

Dit is meer een richtlijn, iets waar je je best wilt doen om je er aan te houden, dan dat het heel hard is.

Meetingloze dag

Maar daar is één uitzondering op. Eén die je wel keihard mag vasthouden. Zeker als je in een (groter) bedrijf werkt is dit belangrijk.

Voer een meeting-loze dag in.

(Beter nog: draai het om, en voer een meeting-dag in. Maak de andere dagen meeting-loze dagen.)

Dit kun je op twee manieren doen, afhankelijk van je werksituatie:

1. Spreek met je collega’s af dat niemand meetings plant op (bijvoorbeeld) woensdag, zodat jullie dan allemaal gewoon kunnen werken aan écht werk.

   Of als je alleen bent: plan al je afspraken standaard op één dag, zodat je die dag gewoon “kwijt” bent aan afspraken en andere dagen over hebt voor “echt werk”;

2. Blok de dag in je agenda met “all-day” afspraken. Gebruik gewoon afkortingen als “GMV”, “EWAD”, “GZIM” en “SMN”.

   Zeker als het bedrijf groot genoeg is zullen mensen denken dat jij gewoon bij klanten bent, en hoeven ze niet te weten dat het “Geen Meetings Vandaag”, “Echt Werk Aan het Doen”, “Geen Zin In Meetings”, en “Stoor Me Niet” betekent. 😉

Als je deze route kiest is het belangrijk dat jij zelf deze afspraken ook echt behandelt als echte afspraken. Als je daadwerkelijk bij een klant zou zitten kun je ook niet naar de vergadering over de kleur van het fietsschuurtje komen, dus nu ook niet.

Jouw beurt

Dus, de bal ligt nu weer bij jou.

Pak een stuk papier, of een leeg documentje in je favoriete tekstverwerker, en schrijf je verschillende werkzaamheden op. Zet er ook gelijk bij wat voor energieniveau er aan gekoppeld is.

En probeer dan eens een kleine “planning” te maken van jouw themadagen, gebaseerd op je energie per dagdeel en de energie per type taak.

Lite-variant, voor als je weinig tijd (of zin) hebt

Je hoeft niet eens alle dag(del)en vol te plannen. Besluit in eerste instantie bijvoorbeeld gewoon eens op welke dag je je administratie-klusjes plant, en probeer er de rest van de week niet mee bezig te zijn.

Komt er een vraag over een factuur voorbij? Schrijf deze dan op een lijstje, en werk dat hele lijstje af op je administratie-dagje.