Focus: al je aandacht op één ding om sneller je doelen te bereiken • Strategisch Lui

You only have to do a very few things right in your life so long as you don't do too many things wrong.
Warren Buffett

Focus.

Als je absolute focus kunt toepassen ga je veel sneller bij je doelen komen.

Dat is de korte samenvatting van alles wat je hier nu gaat lezen.

Dan weet je het vast.

Focus. Sneller bij je doelen.

Heb je het gevoel dat je te veel te doen hebt?

Bijna iedereen zal het wel herkennen: je hebt het gevoel dat je te veel te doen hebt.

Zeker voor kenniswerkers is dit vaak een probleem. Er is zoveel wat je zou kunnen doen, en ook zoveel wat je wilt doen, dat je ineens het gevoel hebt dat er zoveel is wat je moet doen.

Nu heb ik het al vaker gezegd: als je het gevoel hebt dat je te veel te doen hebt, dan is dat waarschijnlijk ook zo.

Of je doet wel heel veel, maar er gebeurt eigenlijk weinig. Alsof je heel hard op een loopband rent, en je doelen net 100m verderop liggen.

Dan kun je het misschien wel de snelheid hebben om het in 10 seconden te lopen, maar nog steeds kom je er niet.

Wat je mist in deze gevallen is focus. Je werkt een beetje aan van alles, er is waarschijnlijk ook van alles een beetje af, maar je zit nooit echt voor dat ene grote ding.

Focus voorkomt 90%-projecten

Dit zorgt er vaak ook voor dat je allerlei projecten hebt die bijna af zijn.

Omdat je dan eens bezig bent met dit, en dan eens met dat, zijn ze altijd … bijna af. Maar niets komt écht af.

Als je je in die situatie bevindt kan het een goed idee zijn om eens een 90%-dag te plannen, en je volledig te focus-en op al die dingen die bijna af zijn.

Je zou je verbazen hoeveel je kunt afronden in een dag als je aan de slag gaat met alles wat toch al bijna af is.

Maar eigenlijk wil je voorkomen dat je hier terecht komt, met zo’n lijst met 90%-projecten.

Vijf dingen tegelijk? Dat werkt niet.

Het goede nieuws eerst: je huidige aanpak werkt toch al niet, want je kunt helemaal niet multitasken, ook al denk je misschien van wel.

Wat je doet als je probeert te multitasken is dat je (heel snel) wisselt tussen verschillende taken.

Wanneer je dat op project-niveau doet krijg je dus de typische situatie waar je steeds een project een stukje verder duwt. Maar nooit echt af.

Stel dat je drie projecten hebt die moeten gebeuren, die jou allemaal ongeveer een maand per stuk kosten.

Als je ze probeert te "multitasken", ben je dus met alles klaar na ongeveer drie maanden.

Als je er één tegelijk zou doen… Nou ja, ook.

Maar het verschil is natuurlijk maand 1, en maand 2. Als je namelijk één project tegelijk doet, heb je in de eerste maand al gelijk iets voltooid.

Dat geeft je sowieso drie voordelen:

Je hebt na de eerste maand iets wat je kunt opleveren, of wat mensen kunnen gebruiken. Dat is veel fijner dan iets wat deels af is;
Je hoeft in maand 2 je aandacht nog maar te verdelen over twee projecten, want die eerste is afgerond. Dat geeft je gewoon meer "mentale vrijheid" om te werken aan je tweed project.

In een ideale wereld focus je je in maand 2 natuurlijk ook maar weer op één project. Maar realistisch gezien zal het andere project je misschien toch (mentaal) soms afleiden, zeker als je nog geen goed systeem hebt om dit soort dingen te organiseren.
En misschien wel het beste voordeel: het kost je geen drie maanden.

Wacht, wat? Dat klopt niet toch? Het was een maand per project, dus of je dat nu parallel doet of serieel… Het is altijd drie maanden toch?

Nou, nee…

Krijg meer gedaan in dezelfde tijd

Door je te focus-en op één ding tegelijk kun je jezelf ook helemaal verdiepen in dat ene ding.

Net als je sneller door je telefoontjes gaat als je ze in één keer doet, en je je e-mail gewoon in één keer moet verwerken, ga je ook harder als je focust op één project.

Je hoeft niet steeds opnieuw te bedenken waar je ook alweer was met dit project, weer opnieuw "bekend raken", et cetera.

Het klinkt misschien gek, want als je je aandacht maar verdeelt over een paar projecten kun je het vast wel scherp houden toch?

En toch zul je echt een verschil merken wanneer je je helemaal focust op één ding.

Ineens kost dat project je niet een maand, maar drie weken. Of zelfs twee.

Focus op alle niveaus

We hebben het nu vooral gehad over focus op één project tegelijk.

Als ondernemer heb je nog een ander type focus. Het grotere plaatje.

Je missie, je BHAG… Wat is hét ding waar jij voor gaat, waar jij voor staat?

Als dit heel helder is, weten klanten precies wanneer ze bij jou moeten zijn.

Dit maakt je marketing simpeler. Het maakt je veel sneller een expert.

Mensen weten iets als "Oh ja, Noor, dat is echt dé specialist op het gebied van veganistisch eten voor mensen met diabetes", in plaats van "Eh, Noor? Die doet iets met eten geloof ik."

Nu is er ook wel iets als té ver focus-en waarschijnlijk, er komt een punt dat er nog maar één potentiële klant bestaat.

Zoals met alles: vind je balans.

En wanneer je die gevonden hebt voor je BHAG, kun je terugplannen vanaf daar, zodat je uiteindelijk ook focus hebt op je today-lijst.

Hoe kies je je focus?

Het mooiste is het natuurlijk als je een focus kunt kiezen die past bij je grotere visie.

Maar misschien ben je nog niet zover.

Ook dan kan het je al wel helpen om echt een heldere focus te kiezen.

Een aantal tips:

Heb je een jaarthema gesteld? Welke projecten die je nu doet, of zou kunnen doen, passen bij dat thema?

Kies er één van en maak dat je focus.
Heb je het Pareto-principe al toegepast op je projecten?

Zo niet, is dat sowieso een goed idee. 😉

Maar zo ja, ga je natuurlijk je focus op je belangrijkste 20% leggen.
Gebruik je kernwaarden om te bepalen waar jij aan gaat werken.

Kies zoveel mogelijk dingen die uitlijnen met je kernwaarden, en je werk zal ook gelijk een stuk leuker zijn.

En met leuker werk, ben je productiever.
Weet je het nog steeds niet? Lees deze tips voor het bepalen van je belangrijkste werk.

Beginnen met gefocust werk

En dan?

Je hebt een focus gekozen. Wat nu?

Als je gewend bent om heel erg te multitasken, kan het gewoon even wennen zijn aan gefocust werk.

Ik merkte dat zelf bijvoorbeeld heel erg toen wij klaar waren met een verhuizing/grote verbouwing.

Een paar maanden lang had ik eigenlijk maar kleine blokjes hier-en-daar, om "even snel" iets te doen.

Toen ik later eindelijk weer die goede gefocuste blokken had waar ik zo naar verlangde…

Werkte ik nog steeds alsof het kleine blokjes waren, voor snel-snel.

Het is echt een andere mindset die je nodig hebt om gefocust te werken.

Wat hier enorm kan helpen is het zetten van een wekker. Ga bijvoorbeeld 10 minuten lang echt aan één ding werken.

Later kun je dit verhogen naar bijvoorbeeld 25 minuten. Misschien neem je daarna 5 minuutjes pauze, om iets leuks te doen.

En dan weer 25 minuten…

Klinkt bekend? Dat komt omdat we het hier vaak hebben gehad over de pomodoro-techniek gebruiken voor gefocust werk.

Kom je in een goede flow terecht, en wil je gewoon langer kunnen doorwerken? Overweeg dan Flowtime als alternatief voor pomodoro.

Wat als het niet lukt om te focus-en?

Je hebt nu misschien een paar van die sessies gehad. Of misschien nog niet, omdat het nog niet lukt.

Wat doe je dan?

Ten eerste, je zult dus moeten wennen aan iets wat misschien wel een nieuwe manier van werken is.

Veel van ons zijn zo gewend aan het steeds wisselen van taak, en de constante inputs, dat we gewoon niet meer weten hoe het is om gefocust te werken.

Een aantal tips:

Plan tijd in. Maak een afspraak met jezelf, en gebruik die tijd om echt gefocust te werken aan één ding.

Als je in een afspraak met iemand anders zit ga je ook niet je e-mail checken (hoop ik…), dus doe dat ook niet in deze afspraak met jezelf.

Maak het eventueel nog wat groter door niet gewoon een uurtje met jezelf te plannen, maar echt hele themadagen te gebruiken.
Als we dan toch bezig zijn met je agenda… Check ook eens of je die wel logisch indeelt.

Als jij een kenniswerker bent, en vooral dingen maakt, is het niet handig als je steeds maar kleine blokjes hebt.

Dan heb je gewoon grote blokken nodig, om echt gefocust je werk te doen.

Dit is het verschil tussen een manager- en een maker-agenda.
Zet een deadline, als je die nodig hebt. Ook hier geldt dat het iets moet zijn waar je je echt aan houdt, anders heeft het geen zin.

Zorg dus voor een echte deadline, met een consequentie.
Voorkom dat je jezelf gaat afleiden met alles wat je nog moet doen voor de andere projecten.

Een goede manier om dit te doen is een regelmatige braindump, minstens één keer per week.

Schrijf je andere projecten op je triggerlist zodat je er dan wel even bewust aan denkt, maar ze er na ook weer los kunt laten omdat je weet dat je alles opgeschre/ven hebt.
En zelfs dan is er natuurlijk nog genoeg om jezelf mee af te leiden.

Het begint al met je telefoon, voor velen de grootste afleiding. Probeer daarom zo snel mogelijk afleiding door je telefoon te stoppen, het ding in focus modus te zetten (op de iPhone heette dit eerst "niet storen", maar focus omschrijft het hier gelukkig mooi voor ons) en apps die je niet nodig hebt te blokkeren.
Is jouw afleiding vooral in de vorm van Twitter, Facebook, Reddit, of het nieuws? Stop social media afleiding voor jezelf door het alleen toe te staan op specifieke momenten.
En moet je toch andere dingen doen op je computer? Bijna elk systeem heeft wel een vorm van virtuele bureaubladen, waarmee je dat werk in ieder geval enigszins kan isoleren. Zo zal het je minder snel afleiden.

Wat doe je met de rest?

Eerlijk is eerlijk: misschien denk je inmiddels bij jezelf "Ja, hartstikke leuk Martijn. Focus. Maar in de echte wereld moet ik ook gewoon nog steeds andere dingen doen hoor. Doei!"

En, weet je, dat begrijp ik. Je kunt zelden 100% focus op dat ene ding, en al het andere negeren.

In ieder geval niet voor langere periode.

Toch zijn er verschillende dingen die je kunt doen om te zorgen dat ze je zo min mogelijk afleiden van je focus.

Maak je leven bijvoorbeeld een beetje saaier. Dat klinkt niet leuk, maar is het eigenlijk wel. 😉
Kun je wellicht het andere werk optimaliseren, zodat het minder tijd kost? Veel mensen zijn bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan hun administratie, terwijl dat niet nodig is.
Maak jezelf niet gek. Meer werken betekent vaak minder gedaan krijgen.

Accepteer dat je niet alles kunt doen.
Of in ieder geval, niet alles zelf kunt doen. Kijk welke dingen andere mensen kunnen doen, en begin met delegeren.
Maar, voor je gaat delegeren, kijk je natuurlijk niet wat andere mensen kunnen doen. Eerst kijk je wat de computer kan doen.

En voordat je daar naar kijkt? Kijk je wat helemaal niet hoeft te doen. (Dit is bijvoorbeeld een enorm probleem met social media voor veel ondernemers.)
Moet je het toch doen? Kijk dan of het later kan gebeuren.

En kan het niet later? Plan het dan in ieder geval op een moment in je dag dat je toch al niet heel productief zou zijn. (Wat vaak later in de dag is, voor de meeste mensen.)
Besef dat het werk wat "ook moet" vaak een vorm van uitstellen is.

Je bent op een punt gekomen dat het project wat je focus heeft "te moeilijk wordt", of misschien te "echt" (je was groots aan het denken, en nu moet je klein durven denken), of je hebt gewoon geen zin meer.

Ik zeg het niet vaak met dit soort dingen, maar in zo’n geval is het waarschijnlijk toch een kwestie van er door heen pushen.

Gebruik de pomodoro-timer die we net genoemd hebben, zodat je weet dat er ook weer een pauze komt. En dan gewoon zitten (of staan natuurlijk, wat je moet afwisselen met zitten), en gaan.

Hopelijk wordt dit probleem ook kleiner met de tijd, naar mate je meer projecten afrondt.

De projecten die je focus krijgen zouden een vliegwiel moeten zijn, niet een hamsterwiel.

Evalueer je focus regelmatig

Je bedrijf verandert, je prioriteiten veranderen, jij verandert.

Het is heel normaal — en goed, een teken van groei — dat je als mens verandert.

Dat kan ook betekenen dat je een nieuwe focus wilt.

Dat is prima, en hoewel je wilt opletten dat je dat niet elke dag doet, is het wel belangrijk om regelmatig te evalueren of je huidige focus goed is.

Is dit waarmee je je nu bezig moet houden?

Door dat regelmatig te doen, én vervolgens absolute focus te houden op dat ene ding, zul je veel sneller je doelen bereiken.